Rapport annuel au Parlement 2023-2024 - Loi sur l’accès à l’information

Introduction

Le rapport annuel sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) du Conseil national de recherches du Canada (CNRC) est présenté au Parlement conformément à l'article 94 de la LAI et l'article 20 de la Loi sur les frais de service. Ce 40e rapport annuel donne un aperçu des activités entreprises par le Conseil au cours de la période de référence allant du 1er avril 2023 au 31 mars 2024.  Pendant cette période, le CNRC n'avait pas de filiales non opérationnelles.

La LAI a pour objet d'améliorer la responsabilité et la transparence des institutions de l'État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite de ces institutions. À cet égard, la partie 1 de la LAI élargit les lois actuelles du Canada afin de prévoir un droit d'accès aux informations contenues dans les documents relevant d'une institution fédérale. Le droit d'accès est accordé conformément aux principes selon lesquels les informations gouvernementales doivent être mises à la disposition du public, les exceptions nécessaires au droit d'accès doivent être limitées et spécifiques et les décisions relatives à la divulgation d'informations gouvernementales doivent faire l'objet d'un examen indépendant du gouvernement. La partie 2 de la LAI fixe des exigences visant la publication proactive d'information.

I. Structure organisationnelle et délégation de pouvoirs

Du 1er avril 2023 au 23 juillet 2023, le président du CNRC a délégué les pleins pouvoirs pour l'application et l'administration de la LAI à la vice-présidente des Services professionnels et d'affaires, au dirigeant principal de l'information et directeur général des Services du savoir, de l'information et des technologies et à la directrice du groupe des services de bibliothèque et de gestion de l'information. Une partie du pouvoir est déléguée à la coordonnatrice de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP). 

Du 24 juillet 2023 au 31 mars 2024, le président du CNRC a délégué les pleins pouvoirs pour l'application et l'administration de la LAI à la vice-présidente des Services corporatifs et bureau du Chef de la direction financière, au dirigeant principal de l'information et directeur général des Services du savoir, de l'information et des technologies, et à la directrice du groupe des services de bibliothèque et de gestion de l'information. Une partie du pouvoir est déléguée à la coordinatrice de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels  (AIPRP).

Des copies signées des arrêtés de délégation se trouvent à l'annexe A.

Pendant la période couverte par ce rapport, le bureau de l'AIPRP du CNRC faisait partie du groupe des services de bibliothèque et de gestion de l'information, au sein de la Direction des services du savoir, de l'information et des technologies. Le bureau  était composé de 6 employés à temps plein : 1 coordonnatrice de l'AIPRP, 3 agentes principales de l'AIPRP, 1 agente subalterne de l'AIPRP et 1 commis de l'AIPRP.

Le bureau de l'AIPRP travaille étroitement avec l'équipe de la gestion de l'information, ainsi qu'avec des agents de liaison en matière d'AIPRP du Programme d'aide à la recherche industrielle (PARI), des conseillers exécutifs, la Direction des communications et les membres de la haute direction dans l'ensemble du CNRC.

Le bureau de l'AIPRP assume la responsabilité de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, les lignes directrices et les procédures afin de s'assurer que l'organisation respecte la LAI. Dans ce but, le bureau offre par ailleurs les services suivants à l'organisation :

• Il organise des activités de sensibilisation à la LAI au sein de l'organisation ;
• Il assure le traitement et la gestion des demandes et des plaintes en matière d'accès à l'information;
• Il administre le système de gestion électronique de l'AIPRP ;
• Il traite les consultations tenues avec les autres organismes ;
• Il fournit des services de conseils et d'orientation professionnels à la haute direction et à l'ensemble du personnel sur la LAI ;
• Il prépare les 2 rapports annuels suivants : le rapport au Parlement et le rapport statistique annuel;
• Il met à jour le chapitre Info Source du CNRC ;
• Il examine tous les documents de l'organisation, et notamment les rapports de vérification et d'évaluation, avant leur publication proactive sur le site Web de l'organisation ainsi que les réponses aux questions parlementaires; Il examine également les rapports d'enquête sur les cas de harcèlement pour les questions relatives à l'accès ;
• Il travaille en collaboration avec les fonctionnaires du Conseil pour satisfaire aux exigences de la Partie 2 de la LAI en matière de publication proactive et veille au respect de ces exigences ;
• Il élabore des procédures internes ; et,
• Il participe aux tribunes réunissant les membres de la collectivité de l'AIPRP, comme les réunions et les groupes de travail de la collectivité de l'AIPRP relevant du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).

Le CNRC offre également des installations où les membres du public peuvent obtenir et lire des informations sur le Conseil, y compris l'inspection des manuels utilisés par les employés pour administrer ou exécuter des programmes ou des activités qui touchent le public. Ces installations sont situées dans le bâtiment M-55 du campus du chemin Montréal, Ottawa (Ontario). D'autres arrangements peuvent être proposés sur demande.

Pendant la période couverte par ce rapport, le CNRC n'a fait partie d'aucune entente de service en vertu de l'article 96 de la LAI.

II. Interprétation du rapport statistique et du rapport statistique suplémentaire

L'annexe B contient le rapport statistique sur l'application de la LAI par le CNRC du 1er avril 2023 au 31 mars 2024. Dans cette section, nous procédons à l'interprétation des statistiques présentées dans ce rapport. 

Au cours de la période couverte par ce rapport, le CNRC a reçu 46 nouvelles demandes d'accès à l'information. Il y avait 31 demandes reportées d'exercices précédents. Sur les 77 demandes à traiter au cours de cette période, 46 ont été complétées et 31 ont été reportées à la prochaine période de rapport.

Les données statistiques, comme l'indique le graphique 1, indiquent le nombre de demandes reçues et traitées au cours des 3 dernières années. Ces chiffres ne tiennent cependant pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements (par exemple, demandes transférées du centre d'appel du CNRC, d'autres directions, du PARI, etc.) qui ont également été abordées par le bureau de l'AIPRP.

Graphique 1 : Volume de demandes d'accès à l'information

Description détaillée du Graphique 1 : Volume de demandes d'accès à l'information

Graphique 1 : Volume de demandes d'accès à l'information

Statut	2021-2022	2022-2023	2023-2024
Reçues	79	63	46
Complétées	74	74	46
Reportées	42	31	31

Sur les 46 demandes traitées pendant la période de référence, 22 % des documents ont été entièrement divulgués, 46 % ont été divulgués en partie, 30% n'avaient pas de documents existants et 2% des demandes ont été abandonées.

L'origine des 46 demandes reçues se répartit comme suit : 10 provenaient des médias, 8 du secteur universitaire, 3 du secteur commercial (secteur privé), 4 d'organisations, 12 du grand public et 9 de sources qui ont choisi de conserver l'anonymat.

Graphique 2 : Demandes d'accès à l'information reçues selon leur source

Description détaillée du Graphique 2 : Demandes d'accès à l'information reçues selon leur source

Graphique 2 : Demandes d'accès à l'information reçues selon leur source

Source	Nombre
Médias	10
Secteur universitaire	8
Secteur commercial (secteur privé)	3
Organisations	4
Public	12
Choisi de conserver l'anonymat	9

En raison de l'affichage en ligne des sommaires des demandes d'accès à l'information traitées, le CNRC a reçu plusieurs demandes informelles qui avaient trait aux demandes publiées précédemment. Le bureau de l'AIPRP a traité 43 demandes informelles (non assujetties à la LAI) au cours de la période visée. Il s'agit d'une diminution de 69 % par rapport à 139 demandes informelles reçues au cours de la période 2022-2023.

Graphique 3 : Volume de demandes informelles d'accès à l'information

Description détaillée du Graphique 3 : Volume de demandes informelles d'accès à l'information

Graphique 3 : Volume de demandes informelles d'accès à l'information

Années	Demandes informelles d'accès à l'information
2019-2020	26
2020-2021	22
2021-2022	29
2022-2023	139
2023-2024	43

En ce qui concerne les sujets des demandes, les 46 demandes d'accès à l'information reçues au cours de l'exercice touchaient des activités variées de l'organisation telles que:

• Subventions et contributions, principalement reliées au PARI;
• Contrats, y compris les convocations et les commandes d'achat;
• Recherches de programmes;
• Autre (y compris la correspondance de la haute direction et d'autres demandes précises).

Par rapport aux délais de traitement, sur les 46 demandes complétées au cours de cette période, 26 ont été traitées en 30 jours ou moins, 5 ont été traitées en 31 à 60 jours, 7 ont été traitées entre 61 et 120 jours, 4 demandes ont été traitées entre 121 à 180 jours, 1 a été traitée entre 181 et 365 jours et 3 demandes ont été traitées au-delà de 365 jours. L'ensemble du CNRC a travaillé avec diligence pour s'assurer que les délais règlementaires soient respectés dans la plus grande mesure possible, respectant à 93 % les délais prescrits par la LAI.

Graphique 4 : Échéanciers et prorogations – demandes complétées

Description détaillée du Graphique 4 : Échéanciers et prorogations – demandes complétées

Graphique 4 : Échéanciers et prorogations – demandes complétées

Jours	Demandes complétées
Plus de 365 jours	3
181 à 365 jours	1
121 à 180 jours	4
61 à 120 jours	7
31 à 60 jours	5
1 à 30 jours	26

Au cours des périodes 2020-2021 et 2021-2022, le CNRC a joué un rôle de premier plan en ce qui concerne la pandémie du coronavirus en hébergeant le secrétariat du Groupe de travail sur les vaccins (GTV) contre la COVID-19. Par conséquent, le volume des dossiers et la complexité de l'information à examiner ont considérablement augmenté, ce qui a contribué au délai dans le traitement des demandes. Le Bureau de l'AIPRP a fait des efforts considérables en 2023-2024 pour fermer les demandes en arriéré et a réussi à fermer 3 demandes faisant partie de l'arriéré de 22 demandes au début de la période de référence.

L'article 9 de la LAI prévoit la prorogation des délais d'une période qui justifient les circonstances dans les cas où : a) l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande; b) les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l'observation du délai; ou, c) avis de la demande a été donné en vertu du paragraphe 27(1) de la LAI. Le CNRC a demandé des prorogations dans 37 cas. Les prorogations concernaient des dossiers contenant des renseignements commerciaux confidentiels nécessitant des consultations avec d'autres ministères et/ou encore avec des tierces parties, ainsi que des cas où le respect de la limite de temps prescrit de 30 jours n'aurait pu être respecté car il aurait nui, de façon déraisonnable, au fonctionnement du CNRC.

Les articles 4.2 et 4.3 du rapport statistique portent sur l'application des exemptions et des exclusions de divulgation dans le cadre de la LAI. Au cours de la période considérée, les exceptions les plus couramment invoquées par le CNRC étaient les suivantes :

• L'article 19 (renseignements personnels);
• L'article 20 (renseignements de tiers);
• L'article 21 (avis, etc.).

En tant qu'institution fédérale, le CNRC est sollicité par les autres institutions du gouvernement du Canada ainsi que par d'autres organisations (comme les universités et les gouvernements provinciaux) pour ses commentaires sur la divulgation d'information à propos du CNRC ou lui appartenant. Au cours de la période couverte par ce rapport, 56 demandes de consultation ont été reçues de la part d'autres institutions du gouvernement du Canada et 1 demande de consultation a été reçue de la part d'une autre organisation. Cela se compare à 52 demandes de la part d'autres institutions du gouvernement du Canada et 2 de la part d'autres organisations reçues en 2022-2023, et 71 de la part d'autres institutions du gouvernement du Canada et 1 de la part d'une autre organisation reçues en 2021-2022. Fournir des réponses rapides aux consultations représente une part importante de la charge de travail du bureau de l'AIPRP. 

Graphique 5 : Demandes de consultation reçues par source

Description détaillée du Graphique 5 : Demandes de consultation reçues par source

Graphique 5 : Demandes de consultation reçues par source

Années	Autres organisations	Autres institutions du gouvernement du Canada
2023-2024	1	56
2022-2023	2	52
2021-2022	1	71

Le bureau de l'AIPRP collabore étroitement avec les bureaux de premier intérêt concernés afin de répondre efficacement à ces demandes de consultation.

En ce qui concerne les dispositions de la LAI et dans le contexte de ses responsabilités et rôles généraux, le bureau de l'AIPRP du CNRC a examiné un total de 121 questions parlementaires reçues au cours de cette période de rapport, comparativement à 114 examinées en 2022-2023 et 110 revues en 2021-2022.

Graphique 6 : Questions parlementaires

Description détaillée du Graphique 6 : Questions parlementaires

Graphique 6 : Questions parlementaires

Années	Questions parlementaires
2021-2022	110
2022-2023	114
2023-2024	121

Pour la période visée par le présent rapport, le CNRC a été invité à rédiger un rapport supplémentaire, qui figure à l'annexe C.

III. Rapport sur les frais d'accès à l'information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu'une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l'institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante : Loi sur l'accès à l'information;
• Montant du frais : droits de service de 5 $;
• Total des revenus : 185 $;
• Conformément à la Directive provisoire concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information publiée le 5 mai 2016, et les modifications législatives entrée en vigueur en 21 Juin 2019, le CNRC dispense de tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l'exception des frais de présentation de 5 $ prévus à l'alinéa 7(1)(a) du Règlement;
• Frais dispensés : les droits de présentation pour 9 demandes ont été supprimés au cours de la période visée;
• Coût de fonctionnement du programme : 354 693 $.

IV. Formation et apprentissage en matière d'accès à l'information

Pour que les employés du CNRC connaissent et comprennent mieux la LAI, des séances de sensibilisation et de formation sont offertes. Ces séances offrent une formation de base sur les buts et sur les dispositions de la LAI, sur les rôles et responsabilités et sur les bonnes pratiques générales en matière de gestion de l'information. Toutes les séances de formation comprennent de l'information sur l'identification et la gestion des renseignements personnels et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de la période visée par le rapport, le bureau de l'AIPRP a offert 8 séances de formation au total à 192 employés de la région de la capitale nationale et dans les bureaux régionaux. Cette augmentation du nombre de formations en comparaison avec les années précédentes a aidé le CNRC à atteindre un taux de conformité de 100 %.

À l'appui du programme d'AIPRP dans l'ensemble du Conseil, les outils et les directives de l'AIPRP sont mis à jour sur une base régulière et peuvent être consultés sur les sites Web internes et externes du CNRC.

L'équipe du bureau de l'AIPRP s'efforce de sensibiliser et de guider les employés, les tierces parties et les demandeurs à propos des exigences de la LAI, par le biais d'un dialogue continu et de discussions bilatérales. Au cours de l'exercice, la coordonnatrice et les agents en AIPRP ont répondu à de nombreuses demandes et questions de collègues (par exemple : PARI, haute direction, entre autres), et ont donné des avis et des conseils sur divers sujets reliés à l'accès à l'information.

La coordonnatrice ainsi que les agents en AIPRP au CNRC ont assisté à plusieurs réunions de la collectivité de l'AIPRP et aux séances de formation offertes par le STC.

V. Procédures, lignes directrices et directives

Le CNRC n'a pas révisé ni mis en œuvre de nouvelles politiques, de nouvelles lignes directrices ou de nouvelles procédures au cours de la période visée.

VI. Plaintes, enquêtes et appels à la cour fédérale

Trois plaintes contre le CNRC ont été déposées auprès du Commissariat à l'information (Le Commissariat) pendant la période visée par le présent rapport. Ces plaintes étaient liées aux prorogations requises et/ou aux exceptions invoquées par le CNRC. Pour appuyer le processus d'enquête du Commissariat, le bureau de l'AIPRP leur a transféré tous les dossiers nécessaires. À la fin de cette période, 3 plaintes n'avaient toujours pas été résolues.

Pendant la période couverte par ce rapport, aucune vérification n'a été effectuée au titre de la LAI et aucun cas n'a été déposé à la Cour fédérale.

VII. Suivi des demandes d'accès à l'information

Conformément aux politiques et aux directives du SCT, le bureau de l'AIPRP a établi des procédures internes et des pratiques organisationnelles pour assurer le traitement efficace et rapide des demandes d'accès à l'information, tout en faisant les efforts nécessaires pour aider les demandeurs, et ce, sans tenir compte de leur identité. Le bureau continue de collaborer avec les responsables de programme afin de rationaliser les besoins de consultation, aussi bien au sein du CNRC comme avec d'autres départements gouvernementaux.

Le bureau de l'AIPRP utilise un système de gestion des dossiers qui lui permet de faire le suivi aussi bien des demandes reçues comme des demandes complétées au CNRC. Ce système est conçu pour suivre les délais imposés par les lois.

Les employés du bureau de l'AIPRP se rencontrent chaque semaine pour discuter des activités reliées aux demandes, pour établir des échéanciers et pour s'assurer que tous les employés du bureau de l'AIPRP soient informés de l'état des demandes. Des rencontres avec la directrice du groupe des services de bibliothèque et de gestion de l'information sont également tenues sur une base hebdomadaire.

Un rapport de demandes d'AIPRP actives (en conservant l'anonymat des demandeurs) est envoyé à la haute direction du CNRC sur une base hebdomadaire, et un rapport plus détaillé est fourni aux gestionnaires possédant des pouvoirs délégués pour l'AIPRP. Des rapports hebdomadaires sont fournis au bureau du Ministre responsable du CNRC à Innovation, Sciences et Développement économique du Canada.

VIII. Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI

Le CNRC est une entité gouvernementale figurant à l'annexe II de la Loi sur la gestion des finances publiques. À ce titre, le CNRC est soumis aux articles 82 à 84 et 86 à 88 de la partie 2 de la LAI, qui stipule que les entités gouvernementales sont tenues de publier de manière proactive les frais de voyage, les frais d'accueil, les rapports déposés au Parlement, les contrats, les subventions et les contributions et les documents d'information.

Le Bureau de l'AIPRP travaille en collaboration avec les équipes responsables de chaque exigence de publication proactive pour satisfaire à ces exigences législatives. Ces équipes ont mis en place des processus pour assurer une publication précise, complète et ponctuelle.

Au cours de l'exercice 2023-2024, le CNRC a satisfait aux exigences de publication proactive à un taux de conformité de 100 %.

Le tableau suivant énumère les articles de la partie 2 de la LAI auxquels le CNRC est assujeti :

Annexe A : Décret de délégation

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 95 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président du Conseil national de recherches du Canada (CNRC) délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits poste, les attributions dont il est, en qualité de responsable du CNRC, investi par les articles des Lois ou leurs règlements mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Daté en la ville d'Ottawa
Le 4 mai 2021

Iain Stewart 
Président du Conseil national de recherches du Canada

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 95 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président du Conseil national de recherches du Canada (CNRC) délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits poste, les attributions dont il est, en qualité de responsable du CNRC, investi par les articles des Lois ou leurs règlements mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Daté en la ville d'Ottawa
Le 24 juillet 2023

Iain Stewart
Président du Conseil national de recherches du Canada

Annexe B : Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution : Conseil national de recherches Canada 

Période d'établissement de rapport : 2023-04-01 au 2024-03-31

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire 2023-2024

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution: Conseil national de recherches du Canada 

Période d'établissement de rapport: Du 1er avril 2023 au 31 mars 2024