Rapport annuel au Parlement 2021-2022– Loi sur la protection des renseignements personnels
Table des matières
Introduction
Le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) pour l'exercice 2021-2022. L'article 72 de la Loi précise que chaque année, le responsable de chaque institution fédérale établit un rapport sur l'application de la présente loi, en ce qui concerne son institution, au cours de la période commençant le 1er avril de l'année précédente et se terminant le 31 mars de l'année en cours.
La présente Loi a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. Elle régit la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels détenus par les institutions fédérales incluant le CNRC.
Ce 38e rapport annuel sur l'administration de la Loi au CNRC donne un aperçu des activités du Conseil dans l'application de la Loi au cours de l'exercice 2021-2022.
Mandat du Conseil national de recherches du Canada
Le CNRC soutient l'innovation industrielle, l'enrichissement du savoir, le développement technologique et les mandats d'intérêt public. Il joue un rôle unique au Canada en poursuivant des programmes de recherche-développement de grande envergure et orientés vers des objectifs précis. Présent dans toutes les provinces, le CNRC allie une robuste fondation pancanadienne à ses relations internationales pour aider le Canada à rehausser sa productivité et à demeurer compétitif dans le monde. Le CNRC collabore avec l'industrie, les administrations publiques et le milieu universitaire pour faire fructifier au maximum les sommes que le Canada investit dans la recherche-développement.
I. Structure organisationnelle et délégation de pouvoirs
Du 1er avril 2021 au 31 mars 2022, le président du CNRC a délégué les pleins pouvoirs pour l'application et l'administration de la Loi au vice-président des Services professionnels et d'affaires, au dirigeant principal de l'information et directeur général des Services du savoir, de l'information et des technologies et à la directrice du groupe des services de bibliothèque et de gestion de l'information. Une partie du pouvoir est déléguée à la coordonnatrice de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP).
Une copie signée de l'arrêté de délégation se trouve à l'annexe A.
Pendant la période couverte par ce rapport, le bureau de l'AIPRP du CNRC faisait partie du groupe des services de bibliothèque et de gestion de l'information, au sein de la Direction des services du savoir, de l'information et des technologies.
Le bureau de l'AIPRP du CNRC est composé de 4 employés à temps plein : 1 coordonnatrice de l'AIPRP, 2 agentes principales de l'AIPRP et 1 agente subalterne de l'AIPRP. Au cours de la période visée par le rapport, le CNRC a éprouvé des difficultés à doter ses postes d'agents de l'AIPRP. Comme l'ont souligné d'autres institutions assujetties à la Loi, ainsi que par la Commissaire à l'information du Canada, la pénurie de personnel expérimenté en AIPRP représente un défi pour la dotation à court et à long terme.
Le bureau de l'AIPRP du CNRC travaille étroitement avec la Direction des ressources humaines, l'équipe de la gestion de l'information, les conseillers exécutifs, la Direction des communications du CNRC et les membres de la haute direction dans l'ensemble de l'organisation.
Le bureau de l'AIPRP assume la responsabilité de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, les lignes directrices et les procédures afin de s'assurer que l'organisation respecte la Loi. Le groupe offre par ailleurs les services suivants à l'organisation :
Il organise des activités de sensibilisation à la Loi au sein de l'organisation ;
Il traite et gère les demandes et les plaintes en matière de demandes de renseignements personnels ;
Il gère le système électronique de gestion des dossiers d'AIPRP ;
Il traite les demandes de consultation tenues avec les autres organismes ;
Il offre des services de conseils et d'orientation professionnels à la haute direction et à l'ensemble du personnel sur la Loi ;
Il prépare les deux rapports annuels suivants : le rapport au Parlement et le rapport statistique annuel ;
Il met à jour le chapitre Info Source du CNRC ;
Il participe au processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en créant ou en modifiant les fichiers de renseignements personnels ;
Il examine tous les documents de l'organisation (notamment les rapports de vérification et d'évaluation, avant leur diffusion proactive sur le site Web de l'organisation) ainsi que les réponses aux questions parlementaires. Il examine également les rapports d'enquête sur les cas de harcèlement en ce qui concerne des questions liées à la protection des renseignements personnels ;
Il élabore des procédures internes ; et,
Il participe aux tribunes réunissant les membres de la collectivité de l'AIPRP, comme les réunions et les groupes de travail de la collectivité de l'AIPRP relevant du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).
Pendant la période couverte par ce rapport, le CNRC n'a fait partie d'aucune entente de service en vertu de l'article 73.1 de la Loi.
L'annexe B contient le rapport statistique sur l'application de la Loi par le CNRC du 1er avril 2021 au 31 mars 2022. Dans cette section, nous procédons à l'interprétation de ce rapport statistique.
Au cours de l'exercice 2021-2022, le CNRC a reçu 13 nouvelles demandes de renseignements personnels et 3 demandes étaient en suspens depuis la période précédente.
Les données statistiques, présentées dans le graphique suivant, indiquent le nombre de demandes reçues et traitées au cours des 3 dernières années. Les données statistiques ne reflètent pas les demandes informelles pour l'accès aux renseignements personnels reçues au bureau de l'AIPRP.
Graphique 1 : Volume de demandes relatives à la protection des renseignements personnels
Description détaillée du Graphique 1 : Volume de demandes relatives à la protection des renseignements personnels
Graphique 1 : Volume de demandes relatives à la protection des renseignements personnels
Statut
2019-2020
2020-2021
2021-2022
Reçues
13
9
13
Traitées
13
6
15
Reportées
0
3
1
Sur les 15 demandes traitées pendant la période de référence, 20 % des documents ont été "entièrement divulgués" et 40 % des documents ont été "divulgués en partie".
En ce qui concerne les délais de traitement, sur les 15 demandes traitées au cours de la période visée, 9 ont été traitées en 30 jours ou moins. Quatre demandes ont été fermées au-delà du délai statutaire, respectant à 73 % les délais légaux.
Graphique 2 : Nombre de jours pris pour traiter les demandes
Description détaillée du Graphique 2 : Nombre de jours pris pour traiter les demandes
Graphique 2 : Nombre de jours pris pour traiter les demandes
Nombre de jours
Nombre de demandes
entre 1 et 30 jours
9
entre 31 et 60 jours
5
plus de 61 jours
1
L'article 15 de la Loi permet aux institutions de prolonger le délai de traitement des demandes d'une période maximale de 30 jours dans les cas où :
l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution ; ou,
les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l'observation du délai.
Si les documents doivent être traduits ou convertis dans un autre format, un délai d'une période qui peut se justifier peut également être pris.
Le CNRC a invoqué une prorogation dans 2 cas où le respect du délai initial de 30 jours entraverait de façon sérieuse le fonctionnement du Conseil en raison de la difficulté d'obtenir les documents.
Les sections 3.2 et 3.3 du rapport statistique se concentrent sur l'application des exceptions et exclusions en vertu de la Loi. Pendant la période visée, l'exception la plus couramment invoquée par le CNRC était l'article 26 (renseignements concernant un autre individu).
Comme le démontre le graphique suivant, le nombre de pages traitées en réponse aux demandes de renseignements personnels a diminué par rapport aux 2 années précédentes.
Graphique 3 : Tendances relatives aux pages divulguées
Description détaillée du Graphique 3 : Tendances relatives aux pages divulguées
Graphique 3 : Tendances relatives aux pages divulguées
Années
Pages examinées
2019-2020
1 939
2020-2021
38
2021-2022
2 610
Le bureau de l'AIPRP n'a reçu et traité aucune consultation en vertu de la Loi.
En ce qui concerne les dispositions de la Loi et dans le contexte de ses responsabilités et rôles généraux, le bureau de l'AIPRP du CNRC a examiné un total de 110 questions parlementaires reçues au cours de cette période de rapport, comparativement à 145 examinées en 2020-2021 et 105 revues en 2019-2020.
Graphique 4 : Questions parlementaires
Description détaillée du Graphique 4 : Questions parlementaires
Graphique 4 : Questions parlementaires
Années
Questions parlementaires
2019-2020
105
2020-2021
145
2021-2022
110
Pour la période visée par le présent rapport, le CNRC a été invité à rédiger un rapport supplémentaire. Ce rapport statistique supplémentaire figure à l'annexe C.
III. Formation et sensibilisation à l'égard de la protection des renseignements personnels
Pour que les employés du CNRC connaissent et comprennent mieux la Loi, des séances de sensibilisation et de formation sont offertes. Ces séances offrent une formation de base sur les buts et sur les dispositions de la Loi, sur les rôles et responsabilités et sur les pratiques exemplaires générales (notamment la gestion des courriels). Toutes les séances de formation comprennent de l'information sur la détermination et la gestion des renseignements personnels ainsi que sur la Loi sur l'accès à l'information. Au cours de la période visée par le rapport, le bureau de l'AIPRP a offert 1 séance de formation au total à 37 employés de la région de la capitale nationale et dans les bureaux régionaux. Le bureau de l'AIPRP a également offert une formation à de petits groupes sur les demandes tout au long de la période visée par le rapport.
À l'appui du programme d'AIPRP dans l'ensemble du Conseil, les outils et les directives de l'AIPRP sont mis à jour sur une base régulière et peuvent être consultés sur les sites Web internes et externes du CNRC.
Les membres du bureau de l'AIPRP travaillent continuellement à sensibiliser et à guider les employés, les tierces parties et les demandeurs à propos des exigences de la Loi en engageant un dialogue continu et des discussions bilatérales. Au cours de l'exercice, la coordonnatrice et les agents de l'AIPRP ont répondu à de nombreuses demandes et questions de collègues (Direction des ressources humaines, haute direction, etc.), et ont donné des avis et des conseils sur divers sujets reliés à la protection des renseignements personnels.
La coordonnatrice ainsi que les agents en AIPRP au CNRC ont assisté à plusieurs réunions de la collectivité de l'AIPRP et aux séances de formation offertes par le SCT.
Le CNRC n'a pas révisé ni mis en œuvre de nouvelles politiques, de nouvelles lignes directrices ou de nouvelles procédures au cours de la période visée.
VI. Contrôle des demandes de renseignements personnels
Conformément aux politiques et aux directives du SCT, le bureau de l'AIPRP a établi des procédures internes relatives à l'AIPRP et des pratiques organisationnelles pour assurer le traitement efficace et rapide des demandes de renseignements personnels, tout en faisant les efforts nécessaires pour aider les demandeurs, et ce, sans tenir compte de leur identité.
Le bureau de l'AIPRP utilise un système de traitement des données qui lui permet de consigner les demandes reçues et complétées au CNRC. Ce système est conçu pour suivre les délais imposés par les lois.
Les employés du bureau de l'AIPRP se rencontrent chaque semaine pour discuter d'activités reliées aux demandes, pour établir des échéanciers et pour s'assurer que tous les employés du bureau de l'AIPRP sont informés de l'état des demandes. Des rencontres avec la directrice du groupe des services de bibliothèque et de gestion de l'information sont également planifiées sur une base hebdomadaire.
Un rapport de demandes d'AIPRP actives (en conservant l'anonymat des demandeurs) est envoyé à la haute direction du CNRC sur une base hebdomadaire, et un rapport plus détaillé est fourni aux gestionnaires possédant des pouvoirs délégués pour l'AIPRP.
Aucune demande de correction de renseignements personnels n'a été reçue par le bureau de l'AIPRP au cours de la période visée par le rapport.
Il y a eu 1 atteinte substantielle à la vie privée au cours de l'exercice 2021‑2022. Celle-ci a été signalée au Commissariat à la protection de la vie privée ainsi qu'au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
IX. Communication d'information en vertu de l'alinéa 8(2)m)
L'alinéa 8(2)(m) permet la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d'intérêt public justifient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l'individu concerné en tirerait un avantage certain. Il n'y a eu aucune communication de renseignements aux termes de l'alinéa 8(2)(m) au cours de l'exercice 2021-2022.
Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels
En vertu de l'article 95 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, Le Président du Conseil national de recherches du Canada (CNRC) délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable du CNRC, investis par les articles des Lois ou leurs règlements mentionnés en regard de chaque postes. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.
Annexe
Poste
Loi sur l'accès à l'information et règlements
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements
Vice-président(e), Services professionnels et d'affaire
Autorité absolue
Autorité absolue
Dirigeant(e) principal(e) de l'information et directeur(rice) général(e), Services de technologies, de l'information et du savoir
Autorité absolue
Autorité absolue
Directeur(rice), Services de bibliothèque et de gestion de l'information
Autorité absolue
Autorité absolue
Coordonnateur(rice), Accès à l'information et protection des renseignements personnels
Articles:
7(a)
8(1)
9
11(2)
12(2) et (3)
26
27(1) et (4)
28(1), (2) et (4)
33
37(4)
43(2)
44(2)
Articles:
8(2)(j)
8(4) et (5)
9(1) et (4)
10
14
15
17(2)(b)
18(2)
31
35(1)
35(4)
36(3)
37(3)
51(2)(b)
Daté en la ville d'Ottawa ce
4 mai 2020
Iain Stewart
Président du Conseil national de recherches du Canada
Annexe C : Rapport statistique supplémentaire 2021-2022
Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nom de l'institution: Conseil national de recherches du Canada
Période d'établissement de rapport: Du 1er avril 2021 au 31 mars 2022
Section 1: Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
1.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.
Source
Nombre de semaines
Capacité de recevoir des demandes par la poste
52
Capacité de recevoir des demandes par courriel
52
Capacité de recevoir des demandes au moyen du service de demande numérique
52
Section 2: Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papiers à différents niveaux de classification.
Source
Ne peut pas traiter
Peut traiter en partie
Peut traiter en totalité
Total
Documents papiers non classifiés
0
0
52
52
Documents papiers Protégé B
0
0
52
52
Documents papiers Secret et Très secret
0
0
52
52
2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification.
Source
Ne peut pas traiter
Peut traiter en partie
Peut traiter en totalité
Total
Documents électroniques non classifiés
0
0
52
52
Documents électroniques Protégé B
0
0
52
52
Documents électroniques Secret et Très secret
52
0
0
52
Section 3: Demandes ouvertes et plaints en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.
Exercice financier au cours duquel les demandes ouvertes ont été reçues
Demandes ouvertes dans les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2022
Demandes ouvertes dépassant les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2022
Total
Reçues en 2021-2022
9
10
19
Reçues en 2020-2021
0
22
22
Reçues en 2019-2020
0
0
0
Reçues en 2018-2019
0
1
1
Reçues en 2017-2018
0
0
0
Reçues en 2016-2017
0
0
0
Reçues en 2015-2016 ou plus tôt
0
0
0
Total
9
33
42
3.2 Indiquez le nombre de plaints ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.
Exercice financier au cours duquel les plaints ouvertes ont été reçues par institution
Nombre de plaintes ouvertes
Reçues en 2021-2022
2
Reçues en 2020-2021
0
Reçues en 2019-2020
1
Reçues en 2018-2019
1
Reçues en 2017-2018
0
Reçues en 2016-2017
0
Reçues en 2015-2016 ou plus tôt
0
Total
4
Section 4: Demandes ouvertes et plaints en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
4.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.
Exercice financier au cours duquel les demandes ouvertes ont été reçues
Demandes ouvertes dans les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2022
Demandes ouvertes dépassant les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2022
Total
Reçues en 2021-2022
1
0
1
Reçues en 2020-2021
0
0
0
Reçues en 2019-2020
0
0
0
Reçues en 2018-2019
0
0
0
Reçues en 2017-2018
0
0
0
Reçues en 2016-2017
0
0
0
Reçues en 2015-2016 Reçues en 2015-2016 ou plus tôt
0
0
0
Total
1
0
1
4.2 Inscrire le nombre de plaintes ouvertes par le Commissaire à la vie privée toujours ouvertes après la période de rapport.
Exercice financier au cours duquel les plaintes ouvertes ont été reçues par institution
Nombre de plaintes ouvertes
Reçues en 2021-2022
0
Reçues en 2020-2021
0
Reçues en 2019-2020
0
Reçues en 2018-2019
0
Reçues en 2017-2018
0
Reçues en 2016-2017
0
Reçues en 2015-2016 ou plus tôt
0
Total
0
Section 5: Numéro d'assurance sociale (NAS)
Votre institution a-t-elle reçu l'autorisation de procéder à une nouvelle collecte ou à une nouvelle utilisation cohérente du NAS en 2021-2022? Non
