Rapport annuel au Parlement 2019‑2020 – Loi sur la protection des renseignements personnels

I . Introduction

Le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) pour l'exercice 2019‑2020. L'article 72 de la Loi précise que chaque année, le responsable de chaque institution fédérale établit un rapport sur l'application de la présente loi, en ce qui concerne son institution, au cours de la période commençant le 1er avril de l'année précédente et se terminant le 31 mars de l'année en cours.

La présente Loi a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. Elle régit la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels détenus par les institutions fédérales incluant le CNRC.

Ce trente‑sixième rapport annuel sur l'administration de la Loi au CNRC donne un aperçu des activités du Conseil dans l'application de la Loi au cours de l'exercice 2019‑2020.

Mandat du Conseil national de recherches du Canada

II . Structure organisationnelle et délégation de pouvoir

Du 1er avril 2019 au 31 mars 2020, le président du CNRC a délégué les pleins pouvoirs pour l'application et l'administration de la Loià la vice‑présidente des Services professionnels et d'affaires, au dirigeant principal de l'information et directeur général des Services du savoir, de l'information et des technologies et à la directrice du groupe des services de bibliothèque et de gestion de l'information. Une partie du pouvoir est déléguée à la coordonnatrice de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP). 

Une copie signée de l'arrêté de délégation se trouve à l'annexe A.

Pendant la période couverte par ce rapport, le bureau de l'AIPRP du CNRC faisait partie du groupe des services de bibliothèque et de gestion de l'information, au sein de la Direction des services du savoir, de l'information et des technologies. 

Le bureau de l'AIPRP du CNRC est composé de trois employés à temps plein : une coordonnatrice de l'AIPRP, une agente principale de l'AIPRP et une agente subalterne de l'AIPRP. Au cours de la période visée par le rapport, le CNRC a éprouvé des difficultés à doter ses postes d'agents de l'AIPRP. Comme l'ont souligné d'autres institutions assujetties à la Loi, ainsi que par la Commissaire à l'information du Canada, la pénurie de personnel expérimenté en AIPRP représente un défi pour la dotation à court et à long terme.

Le bureau de l'AIPRP du CNRC travaille étroitement avec la Direction des ressources humaines, l'équipe de la gestion de l'information, les conseillers exécutifs, la Direction des communications du CNRC et les membres de la haute direction dans l'ensemble de l'organisation.

Le groupe offre par ailleurs les services suivants à l'organisation :

• Il organise des activités de sensibilisation à la Loi au sein de l'organisation ;
• Il traite et gère les demandes et les plaintes en matière de demandes de renseignements personnels ;
• Il gère le système électronique de gestion des dossiers d'AIPRP ;
• Il traite les demandes de consultation tenues avec les autres organismes ;
• Il offre des services de conseils et d'orientation professionnels à la haute direction et à l'ensemble du personnel sur la Loi ;
• Il prépare les deux rapports annuels suivants : le rapport au Parlement et le rapport statistique annuel ;
• Il met à jour le chapitre Info Source du CNRC ;
• Il participe au processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en créant ou en modifiant les fichiers de renseignements personnels ;
• Il examine tous les documents de l'organisation (notamment les rapports de vérification et d'évaluation, avant leur diffusion proactive sur le site Web de l'organisation) ainsi que les réponses aux questions parlementaires. Il examine également les rapports d'enquête sur les cas de harcèlement en ce qui concerne des questions liées à la protection des renseignements personnels ;
• Il élabore des procédures internes ; et,
• Il participe aux tribunes réunissant les membres de la collectivité de l'AIPRP, comme les réunions et les groupes de travail de la collectivité de l'AIPRP relevant du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).

Pendant la période couverte par ce rapport, le CNRC n'a fait partie d'aucune entente de service en vertu de l'article 73.1 de la Loi.

III . Interprétation du rapport statistique

L'annexe B contient le rapport statistique sur l'application de la Loi par le CNRC du 1er avril 2019 au 31 mars 2020. Dans cette section, nous procédons à l'interprétation de ce rapport statistique. 

Au cours de l'exercice 2019‑2020, le CNRC a reçu 13 nouvelles demandes de renseignements personnels et aucune demande n'était en suspens depuis la période précédente.

Les données statistiques, comme l'indique le graphique suivant, indiquent le nombre de demandes reçues et traitées au cours des 3 dernières années. Les données statistiques ne reflètent pas les demandes informelles pour l'accès aux renseignements personnels reçues au bureau de l'AIPRP.

Description détaillée du Graphique 1 : Volume de demandes relatives à la protection des renseignements personnels

Graphique 1 : Volume de demandes relatives à la protection des renseignements personnels

Statut	2017‑2018	2018‑2019	2019‑2020
Reçues	10	16	13
Traitées	10	17	13
Reportées	1	0	0

En ce qui concerne les délais de traitement, sur les 13 demandes traitées au cours de la période visée, 10 ont été traitées en 30 jours ou moins et 3 ont été traitées entre 31 et 60 jours. Aucune demande n'a été terminée au‑delà du délai statutaire, respectant à 100% les délais légaux.

Description détaillée du Graphique 2 : Nombre de jours pris pour traiter les demandes

Graphique 2 : Nombre de jours pris pour traiter les demandes

Nombre de jours	Nombre de demandes
entre 1 et 30 jours	10
entre 31 et 60 jours	3
plus de 61 jours	0

L'article 15 de la Loi permet aux institutions de prolonger le délai de traitement des demandes d'une période maximale de trente jours dans les cas où : (i) l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution ; ou, (ii) les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l'observation du délai. Si les documents doivent être traduits ou de transfert sur support de substitution, un délai d'une période qui peut se justifier peut également être pris.

Le CNRC a invoqué une prorogation dans 3 cas où le respect du délai initial de 30 jours entraverait de façon sérieuse le fonctionnement du Conseil en raison du volume important de pages et où des consultations externes devaient être menées.

Les sections 2.2 et 2.3 du rapport statistique se concentrent sur l'application des exceptions et exclusions en vertu de la Loi. Au cours de la période considérée, les exceptions les plus couramment invoquées par le CNRC étaient les suivantes :

• L'article 21 (Affaires internationales et défense)
• L'article 26 (Renseignements concernant un autre individu)
• L'article 27 (Renseignements protégés : avocats et notaires)

Comme l'indique le graphique suivant, le nombre de pages traitées pour répondre aux demandes relatives à la protection des renseignements personnels a diminué par rapport aux exercices précédents.

Description détaillée du Graphique 3 : Tendances relatives aux pages divulguées

Description détaillée du Graphique 3 : Tendances relatives aux pages divulguées

Années	Pages examinées
2017‑2018	3 596
2018‑2019	6 542
2019‑2020	1 939

Le bureau de l'AIPRP a reçu et traité une consultation en vertu de la Loi.

En ce qui concerne les dispositions de la Loi et dans le contexte de ses responsabilités et rôles généraux, le bureau de l'AIPRP du CNRC a examiné un total de 105 questions parlementaires reçues au cours de cette période de rapport, comparativement à 148 examinées en 2018‑2019 et 98 revus en 2017‑2018.

Description détaillée du Graphique 4 : Questions parlementaires

Description détaillée du Graphique 4 : Questions parlementaires.

Années	Questions parlementaires
2017‑2018	98
2018‑2019	148
2019‑2020	105

À la fin de la période de rapport 2019‑2020, les bureaux de l'AIPRP dans la plupart des institutions du gouvernement du Canada fonctionnaient à des capacités opérationnelles réduites en raison de mesures exceptionnelles visant à combattre la propagation du nouveau coronavirus (COVID‑19). Par conséquent, le traitement des demandes et des consultations, ainsi que d'autres activités qui soutiennent l'administration du programme d'AIPRP, ont été retardés ou temporairement suspendus.

À partir du 13 mars 2020, suite aux mesures anti‑COVID‑19, la grande majorité des activités du CNRC se sont déroulées hors site, en télétravail. Cela a eu une incidence sur les activités de l'AIPRP, le personnel de l'AIPRP a dû s'adapter à ce nouvel environnement de travail et trouver la meilleure façon de s'acquitter de ses obligations dans cette nouvelle  conjoncture. Depuis cette période de mars, le bureau de l'AIPRP a néanmoins déployé tous les efforts raisonnables pour maintenir la prestation des services d'AIPRP conformément à ses réalités opérationnelles.

Pour la période 2019‑2020 visée par le présent rapport, le CNRC a été invité à rédiger un rapport supplémentaire sur l'impact des mesures à combattre la propagation du nouveau coronavirus sur la présentation des services. Ce rapport statistique supplémentaire figure à l'annexe C.

IV . Formation et sensibilisation à l'égard de la protection des renseignements personnels

Pour que les employés du CNRC connaissent et comprennent mieux la Loi, des séances de sensibilisation et de formation sont offertes de façon continue. Ces séances offrent une formation de base sur les buts et sur les dispositions de la Loi, sur les rôles et responsabilités et sur les pratiques exemplaires générales (notamment la gestion des courriels). Toutes les séances de formation comprennent de l'information sur la détermination et la gestion des renseignements personnels ainsi que sur la Loi sur l'accès à l'information. Au cours de la période visée par le rapport, le bureau de l'AIPRP a offert 3 séances de formation au total à 48 employés de la région de la capitale nationale et dans les bureaux régionaux. Le bureau de l'AIPRP a également offert une formation à de petits groupes sur les demandes tout au long de la période visée par le rapport.

À l'appui du programme d'AIPRP dans l'ensemble du Conseil, les outils et les directives de l'AIPRP sont mis à jour sur une base régulière et peuvent être consultés sur les sites Web internes et externes du CNRC.

Les membres du bureau de l'AIPRP travaillent continuellement à sensibiliser et à guider les employés, les tierces parties et les demandeurs à propos des exigences de la Loi en engageant un dialogue continu et des discussions bilatérales. Au cours de l'exercice, la coordonnatrice et les agents de l'AIPRP ont répondu à de nombreuses demandes de et questions de collègues (Direction des ressources humaines, haute direction, etc.), et ont donné des avis et des conseils sur divers sujets reliés à la protection des renseignements personnels.

Le bureau de l'AIPRP a fait la promotion de la Journée de la protection des données au CNRC à l'aide de publications sur le site Web interne. La coordonnatrice ainsi que les agents en AIPRP au CNRC ont assisté à plusieurs réunions de la collectivité de l'AIPRP et aux séances de formation offertes par le SCT.

V . Procédures, lignes directrices et directives

Le CNRC n'a pas mis en œuvre de nouvelles politiques, directives ou procédures en matière de protection des renseignements personnels ni n'a modifié celles déjà en vigueur pendant la période de référence.

VI . Plaintes en matière de protection des renseignements personnels

Au cours de l'exercice, aucune plainte contre le CNRC n'a été enregistrée auprès du Commissariat à la protection de la vie privée.

Il n'y a aucune enquête ni vérification en cours du CNRC en vertu des dispositions de la Loi.

VII . Contrôle des demandes de renseignements personnels

Conformément aux politiques et aux directives du SCT, le bureau de l'AIPRP a établi des procédures internes relatives à l'AIPRP et des pratiques organisationnelles pour assurer le traitement efficace et rapide des demandes de renseignements personnels, tout en faisant les efforts nécessaires pour aider les demandeurs, et ce, sans tenir compte de leur identité.

Le bureau de l'AIPRP utilise un système de traitement des données qui lui permet de consigner les demandes reçues et complétées au CNRC. Ce système est conçu pour suivre les délais imposés par les lois.

Les employés du bureau de l'AIPRP se rencontrent chaque semaine pour discuter d'activités reliées aux demandes, pour établir des échéanciers et pour s'assurer que tous les employés du bureau de l'AIPRP sont informés de l'état des demandes. Des rencontres avec la directrice du groupe des services de bibliothèque et de gestion de l'information sont également planifiées sur une base hebdomadaire.

Un rapport de demandes d'AIPRP actives (en conservant l'anonymat des demandeurs) est envoyé à la haute direction du CNRC sur une base hebdomadaire, et un rapport plus détaillé est fourni aux gestionnaires possédant des pouvoirs délégués pour l'AIPRP.

Aucune demande de correction de renseignements personnels n'a été reçue par le bureau de l'AIPRP au cours de la période visée par le rapport.

VIII . Atteintes substantielles à la vie privée

Il n'y a eu aucune atteinte substantielle à la vie privée au cours de l'exercice 2019‑2020.

IX . Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le CNRC n'a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de l'exercice 2019‑2020.

X . Communication d'information en vertu de l'alinéa 8(2)(m)

L'alinéa 8(2)(m) permet la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d'intérêt public justifient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l'individu concerné en tirerait un avantage certain. Il n'y a eu aucune communication de renseignements aux termes de l'alinéa 8(2)m) au cours de l'exercice.

Annexe A : Décret de délégation

Décret de la délégation en vertu des Lois sur l'Accès à l'information et sur la Protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président du Conseil national de recherches du Canada délègue aux personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe ci‑après, ainsi qu'à la personne occupant à titre intérimaire ledit poste, les attributions dont il est, en sa qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des Lois mentionnées en regard de chaque tel poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Daté, en la ville d'Ottawa
Le 10 octobre 2017

Iain Stewart
Président du Conseil national de recherches du Canada

Décret de la délégation en vertu des Lois sur l'Accès à l'information et sur la Protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 95 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président du Conseil national de recherches du Canada (CNRC) délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable du CNRC, investi par les articles des Lois ou leurs règlements mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Daté, en la ville d'Ottawa
Le 4 août 2020

Iain Stewart
Président du Conseil national de recherches du Canada

Annexe B : Rapport statistique

Nom de l'institution : Conseil national de recherches Canada

Période d'établissement de rapport : 2019‑04‑01 au 2020‑03‑31

Section 1 ‑ Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Demandes fermées

2.7 Présomptions de refus

2.8 Demandes de traduction

Section 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 5 – Prorogations

Section 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 8 – Plaintes et enquêtes

Section 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Section 10 – Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire 2019‑2020 ‑ Demandes affectées par les mesures liées à la COVID‑19

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 2019‑04‑01 au 2020‑03‑13 et du 2020‑03‑14 au 2020‑03‑31.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées en présomption de refus au cours des deux périodes allant du 2019‑04‑01 au 2020‑03‑13 et du 2020‑03‑14 au 2020‑03‑31.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes reportées au cours de deux périodes : du 2019‑04‑01 au 2020‑03‑13 et du 2020‑03‑14 au 2020‑03‑31.