Rapport annuel au Parlement 2019-2020 - Loi sur l’accès à l’information

I. Introduction

Le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) pour l’exercice 2019-2020. L’article 94 de la Loi précise que chaque année, le responsable de chaque institution fédérale établit un rapport sur l’application de la présente loi, en ce qui concerne son institution, au cours de la période commençant le 1er avril de l’année précédente et se terminant le 31 mars de l’année en cours.

La présente Loi a pour objet d’accroître la responsabilité et la transparence des institutions de l’État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite de ces institutions. À cet égard la partie 1 de la Loi élargit l’accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif. La partie 2 de la Loi fixe des exigences visant la publication proactive de renseignements.

Ce trente-sixième rapport annuel sur l'administration de la Loi au CNRC donne un aperçu des activités du Conseil dans l'application de la Loi au cours de l’exercice 2019-2020.

Mandat du Conseil national de recherches du Canada

Le CNRC soutient l’innovation industrielle, l’enrichissement du savoir, le développement technologique et les mandats d’intérêt public. Il joue un rôle unique au Canada en poursuivant des programmes de recherche-développement de grande envergure et orientés vers des objectifs précis. Présent dans àutes les provinces, le CNRC allie une robuste fondation pancanadienne à ses relations internationales pour aider le Canada à rehausser sa productivité et à demeurer compétitif dans le monde. Le CNRC collabore avec l’industrie, les administrations publiques et le milieu universitaire pour faire fructifier au maximum les sommes que le Canada investit dans la recherche-développement.

II. Structure organisationnelle et délégation de pouvoirs

Du 1er avril 2019 au 31 mars 2020, le président du CNRC a délégué les pleins pouvoirs pour l’application et l’administration de la Loi à la vice-présidente des Services professionnels et d’affaires, au dirigeant principal de l’information et directeur général des Services du savoir, de l’information et des technologies et à la directrice des services de bibliothèque et de gestion de l’information. Une partie du pouvoir est déléguée à la coordonnatrice de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP).

Une copie signée de l’arrêté de délégation se trouve à l’annexe A.

Pendant la période couverte par ce rapport, le bureau de l’AIPRP du CNRC faisait partie du groupe des services de bibliothèque et de gestion de l’information, au sein de la Direction des services du savoir, de l’information et des technologies.

Le bureau de l'AIPRP du CNRC est composé de trois employés à temps plein : une coordonnatrice de l'AIPRP, une agente principale de l'AIPRP et une agente subalterne de l'AIPRP. Au cours de la période visée par le rapport, le CNRC a éprouvé des difficultés à doter ses postes d'agents de l'AIPRP. Comme l'ont souligné d'autres institutions assujetties à la Loi, ainsi que par la Commissaire à l'information du Canada, la pénurie de personnel expérimenté en AIPRP représente un défi pour la dotation à court et à long terme.

Le bureau de l’AIPRP du CNRC travaille étroitement avec l’équipe de la gestion de l’information, ainsi qu’avec un agent de liaison en matière d'AIPRP du Programme d'aide à la recherche industrielle, des conseillers exécutifs, la Direction des communications et les membres de la haute direction dans l’ensemble de l’organisation.

Le bureau de l’AIPRP assume la responsabilité de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, les lignes directrices et les procédures afin de s’assurer que l’organisation respecte la Loi. Le groupe offre par ailleurs les services suivants à l’organisation :

• Il organise des activités de sensibilisation à la Loi au sein de l’organisation;
• Il assure le traitement et la gestion des demandes et des plaintes en matière d’accès à l’information;
• Il administre le système de gestion électronique de l’AIPRP;
• Il traite les consultations tenues avec les autres organismes ; 
• Il offre des services de conseils et d’orientation professionnels à la haute direction et à l’ensemble du personnel sur la Loi;
• Il prépare les deux rapports annuels suivants : le rapport au Parlement et le rapport statistique annuel;
• Il met à jour le chapitre Info Source du CNRC;
• Il examine tous les documents de l’organisation, et notamment les rapports de vérification et d’évaluation, avant leur diffusion sur le site Web de l’organisation ainsi que les réponses aux questions parlementaires;
• Il examine également les rapports d’enquête sur les cas de harcèlement pour les questions relatives à l’accès;
• Il élabore des procédures internes et,
• Il participe aux tribunes réunissant les membres de la collectivité de l’AIPRP, comme les réunions et les groupes de travail de la collectivité de l’AIPRP relevant du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).

Le CNRC offre également des installations où les membres du public peuvent obtenir et lire des informations sur le Conseil, y compris l'inspection des manuels utilisés par les employés pour administrer ou exécuter des programmes ou des activités qui àuchent le public. Ces installations sont situées dans le bâtiment M-55 du campus du chemin Montréal, Ottawa (Ontario). D'autres arrangements peuvent être proposés sur demande.

Pendant la période couverte par ce rapport, le CNRC n’a fait partie d’aucune entente de service en vertu de l’article 96 de la Loi.

III. Interprétation et rapport statistique

L’annexe B contient le rapport statistique sur l’application de la Loi par le CNRC du 1er avril 2019 au 31 mars 2020. Dans cette section, nous procédons à l’interprétation de ce rapport statistique.

Au cours de l’exercice 2019-2020, le CNRC a reçu 58 nouvelles demandes d'accès à l'information. Six demandes avaient été reportées de l’exercice précédent. Sur les 64 demandes à traiter au cours de cette période, 54 ont été traitées et 10 ont été reportées à la prochaine période de rapport.

Les données statistiques, comme l’indique le graphique suivant, indiquent le nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois dernières années. Ces chiffres ne tiennent cependant pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements (demandes transférées du centre d’appel du CNRC, d’autres directions, du Programme d’aide à la recherche industrielle, etc.) reçues au bureau de l’AIPRP.

Le traitement des demandes est beaucoup plus complexe, principalement en raison de :

• l’augmentation du volume moyen de pages nécessitant un examen; et,
• la portée plus large de nombreuses demandes nécessitant du bureau de l’AIPRP de récupérer des dossiers de multiples individus et groupes organisationnels.

Le bureau de l’AIPRP et l’équipe de gestion de l’information et des données continuent à offrir de la formation et des directives aux employés concernant la gestion efficace de l’information (ébauches, courriels, doubles et autres), afin de régler le problème du volume.

L’origine des 58 demandes se répartit comme suit : 19 provenaient des médias, aucune du secteur universitaire, 14 du secteur commercial (secteur privé), 3 d’une organisation, 18 du grand public et 4 de sources qui ont choisies de conserver l’anonymat.

En raison de l’affichage en ligne des sommaires des demandes d’accès à l’information traitées, le CNRC a reçu plusieurs demandes informelles qui avaient trait aux demandes publiées précédemment. Le bureau de l'AIPRP a traité 26 demandes informelles (non assujetties à la Loi) au cours de la période visée. Il s'agit d'une diminution de 38 % par rapport à 42 demandes informelles reçues au cours de la période précédente.

En ce qui concerne les sujets des demandes, 58 demandes reçues au cours de l’exercice àuchaient des activités variées de l’organisation telles que :

• Subventions et contributions, y compris le Programme d’aide à la recherche industrielle du CNRC – 11
• Commandes subséquentes en vertu des offres à commandes permanentes – 9
• Programmes de recherche – 6
• Autre (y compris la correspondance de la gestion et d’autres demandes précises) – 32

En ce qui concerne les délais de traitement, sur les 54 demandes traitées au cours de la cette période, 29 ont été traitées en 30 jours ou moins, 6 ont été traitées en 31 à 60 jours, 12 ont été traitées entre 61 et 120 jours, 3 ont été traitées en 121 à 180 jours, 4 ont été traitées entre 181 et 365 jours et aucune demande n'a été traitée en plus de 365 jours. L’ensemble du CNRC travaille avec diligence pour s’assurer que les délais règlementaires soient respectés dans la plus grande mesure du possible. Par conséquent, 78 % des demandes ont été traitées dans les délais prescrits par la Loi.

Dans l’ensemble, le CNRC a été à 12 reprises en retard dans les délais projetés, soit dans 22 % des demandes.

L’article 9 de la Loi prévoit la prorogation des délais d’une période qui justifient les circonstances dans les cas où : a) l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande; b) les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l’observation du délai; ou, c) avis de la demande a été donné en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi. Le CNRC a demandé des prorogations dans 25 cas. Les prorogations concernaient des dossiers contenant des renseignements commerciaux confidentiels nécessitant des consultations avec d’autres ministères et/ou encore avec des tierces parties, ainsi que des cas où le respect de la limite de temps prescrit de 30 jours n’aurait pu être respecté car il aurait nui, de façon déraisonnable, au fonctionnement du CNRC.

Les articles 3.2 et 3.3 du rapport statistique portent sur l’application des exemptions et des exclusions de divulgation. Au cours de la période considérée, les exceptions les plus couramment invoquées par le CNRC étaient les suivantes :

• L’article 18 (intérêts économiques du Canada)
• L’article 19 (renseignements personnels)
• L’article 20 (renseignements de tiers)
• L’article 21 (avis, etc.)

En tant qu’institution fédérale, le CNRC est sollicité par les autres institutions du gouvernement du Canada ainsi que par d’autres organisations (comme les universités et les gouvernements provinciaux) pour ses commentaires sur la divulgation d’information lui appartenant. Soixante-et-une demandes de consultation ont été reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et 4 demandes de consultation ont été reçues de d'autres organisations. Cela se compare à 60 de d'autres institutions du gouvernement du Canada et 5 de d'autres organisations reçues en 2018-2019, et 76 de d'autres institutions du gouvernement du Canada et 4 de d'autres organisations reçues en 2017-2018. Fournir des réponses en temps opportun aux consultations représente une partie importante de la charge de travail du bureau de l'AIPRP.

Le bureau de l’AIPRP collabore étroitement avec les bureaux de première responsabilité concernés afin de répondre efficacement à ces demandes de consultation.

En ce qui concerne les dispositions de la Loi et dans le contexte de ses responsabilités et rôles généraux, le bureau de l’AIPRP du CNRC a examiné un Total de 105 questions parlementaires reçues au cours de cette période de rapport, comparativement à 148 examinées en 2018-2019 et 98 revues en 2017-2018.

À la fin de la période de rapport 2019-2020, les bureaux de l'AIPRP dans la plupart des institutions du gouvernement du Canada fonctionnaient à des capacités opérationnelles réduites en raison de mesures exceptionnelles visant à combattre la propagation du nouveau coronavirus (COVID-19). Par conséquent, le traitement des demandes et des consultations, ainsi que d'autres activités qui soutiennent l'administration du programme d'AIPRP, ont été retardés ou temporairement suspendus.

À partir du 13 mars 2020, suite aux mesures anti-COVID-19, la grande majorité des activités du CNRC se sont déroulées hors site, en télétravail. Cela a eu une incidence sur les activités de l'AIPRP, le personnel de l'AIPRP a dû s’adapter à ce nouvel environnement de travail et trouver la meilleure façon de s'acquitter de ses obligations dans cette nouvelle conjoncture. Depuis cette période de mars, le bureau de l'AIPRP a néanmoins déployé àus les efforts raisonnables pour maintenir la prestation des services d'AIPRP conformément à ses réalités opérationnelles.

Pour la période 2019-2020 visée par le présent rapport, le CNRC a été invité à rédiger un rapport supplémentaire sur l'impact des mesures à combattre la propagation du nouveau coronavirus sur la présentation des services. Ce rapport statistique supplémentaire figure à l'annexe C.

IV. Rapport sur les frais d'accès à l'information aux fins de la Loi sur les frais de services

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci‑dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante : Loi sur l'accès à l'information
• Montant du frais : droits de présentation de 5 $
• Total des revenus : 280 $
• Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016, et les modifications législatives entrée en vigueur en 21 Juin 2019, le CNRC dispense de àus les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l’exception des frais de présentation de 5 $ prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement.
• Frais dispensés : les droits de présentation pour 2 demandes ont été supprimés au cours de la période visée.
• Coût de fonctionnement du programme : 166 967 $

V. Formation et apprentissage en matière d'accès à l'information

Pour que les employés du CNRC connaissent et comprennent mieux la Loi, des séances de sensibilisation et de formation sont offertes de façon continue. Ces séances offrent une formation de base sur les buts et sur les dispositions de la Loi, sur les rôles et responsabilités et sur les pratiques exemplaires générales en matière de gestion de l’information. àutes les séances de formation comprennent de l’information sur l’identification et la gestion des renseignements personnels et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de la période visée par le rapport, le bureau de l’AIPRP a offert 3 séances de formation au Total à 48 employés de la région de la capitale nationale et dans les bureaux régionaux. Le bureau de l'AIPRP a également offert une formation à de petits groupes sur les demandes àut au long de la période visée par le rapport.

À l'appui du programme d'AIPRP dans l'ensemble du Conseil, les outils et les directives de l’AIPRP sont mis à jour sur une base régulière et peuvent être consultés sur les sites Web internes et externes du CNRC.

L’équipe du bureau de l’AIPRP s’efforce de sensibiliser et de guider les employés, les tierces parties et les demandeurs à propos des exigences de la Loi, par le biais d’un dialogue continu et de discussions bilatérales. Au cours de l’exercice, la coordonnatrice et les agents en AIPRP ont répondu à de nombreuses demandes et questions de collègues (Programme d’aide à la recherche industrielle, haute direction, etc.), et ont donné des avis et des conseils sur divers sujets reliés à l’accès à l’information.

Le bureau de l’AIPRP a fait la promotion de la Journée de la protection des données au CNRC à l’aide de publications sur le site Web interne. La coordonnatrice ainsi que les agents en AIPRP au CNRC ont assisté à plusieurs réunions de la collectivité de l’AIPRP et aux séances de formation offertes par le STC.

VI. Procédures, lignes directrices et directives

Au cours de la période visée, le CNRC a mis à jour ses processus pour se conformer aux nouvelles exigences de publication proactive à la suite de la sanction royale du projet de loi C-58, Loi modifiant la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d'autres lois en conséquence. À cette fin, le bureau de l'AIPRP a participé à la création de nouvelles procédures internes pour la partie 2 de la Loi qui légifère la publication proactive de certains dossiers produits par les institutions gouvernementales.

VII. Plaintes, enquêtes et appels à la cour fédérale

Une plainte contre le CNRC a été déposée auprès du Commissariat à l'information (Le Commissariat) pendant la période visée par le présent rapport. Pour appuyer le processus d'enquête du Commissariat, le bureau de l'AIPRP a transféré àus les dossiers nécessaires à son bureau. À la fin de cette période, la plainte était encore active.

Pendant la période de 2019-20, aucun audit n'a été effectué au titre de la Loi. Aucun cas n’a été déposé à la Cour fédérale.

VIII. Contrôle des demandes d'accès à l'information

Conformément aux politiques et aux directives du SCT, le bureau de l’AIPRP a établi des procédures internes relatives à l’AIPRP et des pratiques organisationnelles pour assurer le traitement efficace et rapide des demandes de renseignements personnels, àut en faisant les efforts nécessaires pour aider les demandeurs, et ce, sans tenir compte de leur identité.

Le bureau de l’AIPRP utilise un système de traitement des données qui lui permet de consigner les demandes reçues et complétées au CNRC. Ce système est conçu pour suivre les délais imposés par les lois.

Les employés du bureau de l’AIPRP se rencontrent chaque semaine pour discuter des activités reliées aux demandes, pour établir des échéanciers et pour s’assurer que àus les employés du bureau de l’AIPRP sont informés de l’état des demandes. Des rencontres avec la directrice du groupe des services de bibliothèque et de gestion de l’information sont également planifiées sur une base hebdomadaire.

Un rapport de demandes d’AIPRP actives (en conservant l’anonymat des demandeurs) est envoyé à la haute direction du CNRC sur une base hebdomadaire, et un rapport plus détaillé est fourni aux gestionnaires possédant des pouvoirs délégués pour l’AIPRP. Des rapports hebdomadaires sont fournis au bureau du Ministre responsable du CNRC à Innovation, Sciences et Développement économique du Canada.

Annexe A : Décret de délégation

Décret de délégation en vertu des Lois sur l'accès à l'information et sur la Protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président du Conseil national de recherches Canada délègue aux personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe ci-après, ainsi qu'à la personnne occupant à titre intérimaire ledit poste, les attributions dont il est, en sa qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des Lois mentionnées en regard de chaque tel poste. Le présent décret de délégation remplace et annule àut décret antérieur.

Daté en la ville d'Ottawa
Le 10 octobre 2017

Iain Stewart
Président du Conseil national de recherches du Canada

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 95 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président du Conseil national de recherches du Canada (CNRC) délègue aux titulaires des postes mentionnés dans l'annexe ci-après ainsi qu'aux personnnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable du CNRC, investi par les articles des Lois ou leurs règlements mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule àut arrêté antérieur.

Daté en la ville d'Ottawa
Le 4 août 2020

Iain Stewart
Président du Conseil national de recherches du Canada

Annexe B : Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution :Conseil national de recherches Canada

Période d'établissement de rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 – Motifs pour ne pas donner suite à une demande

Partie 3 – Demandes complétées pendant la période d'établissement de rapport

3.5 Complexité

3.6 Demandes complétées

3.7 Présomptions de refus

Partie 4 – Prorogations

Partie 5 – Frais

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Partie 7 – Délais de traitement des demandes de consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

Partie 8 – Plaintes et enquêtes

Partie 9 – Recours judiciaire

Partie 10 – Resources reliées à la Loi sur l'accès à l'information

Remarque: Entrer des valeurs à deux décimales.

Annexe C: Rapport statistique supplémentaire 2019-2020 - Demandes affectées par les mesures liées à la COVID-19

En plus de devoir remplir les formulaires pour les rapports statistiques sur la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) pour 2019-2020, les institutions sont priées de remplir ce rapport supplémentaire afin de déterminer l’incidence des mesures liées à la COVID-19 sur le rendement institutionnel pour l’exercice financier de 2019-2020 et au-delà. Les exigences en matière de données sont présentées dans les tableaux ci‑dessous.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées en présomption de refus au cours des deux périodes allant du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes reportées au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.