Rapport annuel au Parlement 2018-2019 - Loi sur l'accès à l'information

I. Présentation

Le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information pour l'exercice financier allant du 1er avril 2018 au 31 mars 2019. L'article 72 de la Loi précise que le responsable de chaque institution fédérale doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l'administration de cette loi durant l'exercice.

La Loi sur l'accès à l'information vise à rendre plus accessible l'information contenue dans les dossiers contrôlés par des institutions fédérales. Ce droit d'accès est assujetti à certaines exceptions limitées et précises. La Loi a pour objet de compléter plutôt que de remplacer les procédures existantes d'accès à l'information dont dispose le gouvernement.

Ce trente-cinquième rapport annuel sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information au CNRC offre un aperçu de ses activités en vue de la mise en œuvre de la Loi.

Mandat du Conseil national de recherches du Canada

Le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) soutient l'innovation industrielle, l'enrichissement du savoir, le développement technologique et les mandats d'intérêt public. Il joue un rôle unique au Canada en poursuivant des programmes de recherche-développement de grande envergure et orientés vers des objectifs précis. Présent dans toutes les provinces, le CNRC allie une robuste fondation pancanadienne à ses relations internationales pour aider le Canada à rehausser sa productivité et à demeurer compétitif dans le monde. Le CNRC collabore avec l'industrie, les administrations publiques et le milieu universitaire pour faire fructifier au maximum les sommes que le Canada investit dans la recherche-développement.

II. Structure organisationnelle et délégation de pouvoir

Du 1er avril 2018 au 31 mars 2019, le président du CNRC a délégué les pleins pouvoirs pour l'application et l'administration de la Loi sur l'accès à l'information à la vice-présidente des Services professionnels et d'affaires, au dirigeant principal de l'information et directeur général des Services du savoir, de l'information et des technologies et à la directrice du groupe des services de gestion des données et de l'information. Une partie du pouvoir est déléguée à la coordonnatrice de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP).

Un exemplaire du décret actuel de délégation de pouvoir dûment signé se trouve à l'annexe A.

Pendant la période couverte par ce rapport, le bureau d'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) du CNRC faisait partie du groupe des services de gestion des données et de l'information, au sein de la Direction des services du savoir, de l'information et des technologies.

Aussi souligné par d'autres organismes fédéraux de l'AIPRP ainsi que par la Commissaire à l'information, le manque de personnel en AIPRP fait en sorte qu'il est très difficile d'attirer du personnel d'expérience dans le domaine. En 2018-2019, en raison de la rotation habituelle du personnel, le bureau de l'AIPRP du CNRC a opéré en sous-effectif une partie de l'année et était composé d'une coordonnatrice et une agente à temps plein; un autre agent à temps partiel est venu s'ajouter à l'équipe en fin d'année.

Le bureau de l'AIPRP du CNRC travaille étroitement avec l'équipe de la gestion de l'information, avec les conseillers exécutifs, avec la Direction des communications et les membres de la haute direction dans l'ensemble de l'organisation.

Le Conseil national de recherches du Canada a mis en place des procédures pour encadrer le traitement de toutes les demandes formelles d'accès à l'information conformément à la Loi sur l'accès à l'information.

Le bureau de l'AIPRP assume la responsabilité de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, les lignes directrices et les procédures afin de s'assurer que l'organisation respecte la Loi sur l'accès à l'information. Le groupe offre par ailleurs les services suivants à l'organisation :

• Il organise des activités de sensibilisation à la Loi sur l'accès à l'information au sein de l'organisation.
• Il assure le traitement et la gestion des demandes et des plaintes en matière d'accès à l'information.
• Il administre le système de gestion électronique de l'AIPRP.
• Il traite les consultations tenues avec les autres organismes.
• Il offre des services de conseils et d'orientation professionnels à la haute direction et à l'ensemble du personnel sur la Loi.
• Il prépare les deux rapports annuels suivants : le rapport au Parlement et le rapport statistique annuel.
• Il maintient le chapitre Info Source du CNRC.
• Il examine tous les documents de l'organisation, et notamment les rapports de vérification et d'évaluation, avant leur diffusion sur le site Web de l'organisation ainsi que les réponses aux questions parlementaires. Il examine également les rapports d'enquête sur les cas de harcèlement pour les questions relatives à l'accès.
• Il élabore des procédures internes.
• Il participe aux tribunes réunissant les membres de la collectivité de l'AIPRP, comme les réunions et les groupes de travail de la collectivité de l'AIPRP relevant du Secrétariat du Conseil du Trésor.

L'article 71 de la Loi sur l'accès à l'information exige que les institutions gouvernementales offrent des endroits où le public peut obtenir et prendre connaissance de l'information au sujet d'une institution incluant les manuels utilisés par les employés pour administrer les programmes ou les activités qui touchent le public. Au CNRC, l'immeuble M-55 du campus du chemin de Montréal à Ottawa, en Ontario a été désigné à cet effet. Si nécessaire, le CNRC pourra proposer une autre alternative.

III. Interprétation du rapport statistique

L'annexe B contient une version sommaire du rapport statistique sur les demandes d'accès à l'information reçues et traitées par le CNRC du 1er avril 2018 au 31 mars 2019. Dans cette section, nous procédons à l'interprétation de ce rapport statistique.

Au cours de l'exercice, le CNRC a reçu vingt-trois (23) nouvelles demandes d'accès à l'information. Sept (7) demandes avaient été reportées de l'exercice précédent pour un total de trente (30) demandes à traiter au cours l'exercice 2018-2019. Le CNRC a traité vingt-quatre (24) demandes au total au cours de la période visée. Le traitement de six (6) demandes, qui n'étaient pas traitées ou qui ont été reçues à la fin de l'exercice, a par ailleurs été reporté à la prochaine période visée.

Les données statistiques, comme l'indique le graphique suivant, indiquent le nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois dernières années. Ces chiffres ne tiennent cependant pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements (demandes transférées du centre d'appel du CNRC, d'autres directions, du Programme d'aide à la recherche industrielle, etc.) reçues au bureau de l'AIPRP.

Description détaillée du Graphique 1 : Volume de demandes d'accès à l'information

	Reçues	Traitées	Reportées
2016‑2017	45	41	8
2017‑2018	33	34	7
2018‑2019	23	24	6

Le traitement des demandes est beaucoup plus complexe, principalement en raison de :

• l'augmentation du volume moyen de pages nécessitant un examen;
• la portée plus large de nombreuses demandes nécessitant du bureau de l'AIPRP de récupérer des dossiers de multiples individus et groupes organisationnels.

Le bureau de l'AIPRP et l'équipe de gestion de l'information et des données continuent à offrir de la formation et des directives aux employés concernant la gestion efficace de l'information (ébauches, courriels, doubles et autres), afin de régler le problème du volume.

L'origine des demandes se répartit comme suit : huit (8) provenaient des médias, deux (2) du milieu universitaire, quatre (4) d'entreprises, trois (3) d'un organisme, quatre (4) du grand public et deux (2) de sources qui ont choisi de conserver l'anonymat.

Description détaillée du Graphique 2 : Demandes d'accès à l'information reçues selon leur source

	Demandes d'accès à l'information
Médias	8
Universitaire	2
Entreprises	4
Organismes	3
Grand public	4
Anonymes	2

En raison de l'affichage en ligne des sommaires des demandes d'accès à l'information traitées, le CNRC a reçu plusieurs demandes informelles qui avaient trait aux demandes publiées précédemment. Le bureau d'AIPRP a traité quarante-deux (42) demandes informelles (non assujetties à la Loi sur l'accès à l'information) pendant la période visée, une augmentation de 50%, comparativement à vingt-et-un (21) en 2017-2018, vingt-quatre (24) en 2016-2017, et quinze (15) en 2015-2016.

Description détaillée du Graphique 3 : Volume de demandes informelles d'accès à l'information

	Demandes informelles d'accès à l'information
2015‑2016	15
2016‑2017	24
2017‑2018	21
2018‑2019	42

En ce qui concerne les sujets des demandes, les vingt-trois (23) demandes reçues au cours de l'exercice touchaient des activités variées de l'organisation telles que:

• Subventions et contributions, y compris le Programme d'aide à la recherche industrielle du CNRC (PARI-CNRC) – 3
• Commandes subséquentes en vertu des offres à commandes permanentes – 3
• Programmes de recherche – 5
• Autre (y compris la correspondance de la gestion et d'autres demandes précises) – 12

En ce qui a trait aux échéanciers et aux prorogations, sur les vingt-quatre (24) demandes traitées durant l'année financière, dix (10) ont été traitées en 30 jours ou moins, trois (3) ont été traitées dans un délai entre 31 et 60 jours, sept (7) ont été traitées dans un délai entre 61 et 120 jours, trois (3) ont été traitées dans un délai entre 121 et 180 jours, zéro (0) ont été traitée dans un délai entre 181 et 364 jours, et une (1) a été traitée dans un délai de plus de 365 jours et comportait un grand nombre de pages de documents (plus de 20 000) qui ont été traitées et distribuées en plusieurs parties au demandeur. La demande a été reçue en février 2016 et le dossier a été fermé en octobre 2018. L'ensemble du CNRC travaille avec diligence pour s'assurer que les délais règlementaires soient respectés dans la plus grande mesure du possible.

Description détaillée du Graphique 4 : Échéanciers et prorogations – demandes complétées

	Échéanciers et prorogations – demandes complétées
entre 1 à 30 jours	10
entre 31 à 60 jours	3
entre 61 et 120 jours	7
entre 121 et 180 jours	3
entre 181 et 364 jours	0
365 jours et plus	1

Dans l'ensemble, le CNRC a été à deux reprises en retard dans les délais projetés, soit dans 8% des demandes.

L'article 9 de la Loi prévoit la prorogation des délais règlementaires si des consultations sont nécessaires ou si une demande vise un grand nombre de dossiers et que son traitement à l'intérieur des délais originaux nuirait de manière déraisonnable au fonctionnement de l'organisation. De plus, des prorogations sont demandées lorsque des consultations sont nécessaires pour se conformer à la demande ou au paragraphe 27(1) de la Loi. Le CNRC a demandé des prorogations dans quatorze (14) cas. Les prorogations concernaient des dossiers contenant des renseignements commerciaux confidentiels nécessitant des consultations avec d'autres ministères et/ou encore avec des tierces parties, ainsi que des cas où le respect de la limite de temps prescrit de trente jours n'aurait pu être respecté car il aurait nui, de façon déraisonnable, au fonctionnement de l'organisation à cause du volume de documents ou encore du nombre d'employés nommés dans les demandes.

Les articles 2.2 et 2.3 du rapport statistique portent sur l'application des exemptions et des exclusions de divulgation. Le CNRC a invoqué les exemptions et les exclusions en vertu des dispositions 14a), 16(2)c), 18a), b) et c), 19(1), 20(1)a), b), c) et d), 21(1)a), b), c) et d), 23 et 24(1) de la Loi, comme suit :

• L'article 14 (affaires fédéro-provinciales) a été invoqué dans un (1) cas.
• L'article 16 (méthodes de protection et enquêtes) a été invoqué dans deux (2) cas.
• L'article 18 (intérêts économiques du Canada) a été invoqué dans onze (11) cas.
• L'article 19 (renseignements personnels) a été invoqué dans douze (12) cas.
• L'article 20 (renseignements de tiers) a été invoqué dans vingt-trois (23) cas.
• L'article 21 (avis, etc.) a été invoqué dans dix (10) cas.
• L'article 23 (secret professionnel des avocats) a été invoqué dans deux (2) cas.
• L'article 24 (interdictions fondées sur d'autres lois) a été invoqué dans un (1) cas.

En tant qu'institution fédérale, le CNRC est sollicité par les autres ministères et organismes ainsi que par d'autres organisations (comme les universités et les gouvernements provinciaux) pour ses commentaires sur la divulgation d'information lui appartenant. Au cours de l'année visée par le rapport, soixante (60) demandes de consultation ont été reçues de d'autres ministères et organismes et cinq (5) demandes de consultations provenant de d'autres organisations. En comparaison à l'année précédente, soixante-seize (76) demandes de d'autres ministères et organismes; quatre (4) demandes de d'autres organisations pour 2017-2018; soixante-et-un (61) de d'autres ministères et organismes; deux (2) de d'autres organisations en 2016-2017. Les nombres indiquent une diminution du volume de demandes de consultation reçues de 14%, mais une augmentation du volume de travail en ce qui concerne les pages revues de 5% pour le bureau de l'AIPRP.

Description détaillée du Graphique 5 : Demandes de consultation reçues par source

	Consultations d'autres ministères	Consultations d'organisations
2018‑2019	60	5
2017‑2018	76	4
2016‑2017	61	2

Le bureau de l'AIPRP collabore étroitement avec les bureaux de première responsabilité concernés afin de répondre efficacement à ces demandes de consultation.

Dans le contexte de ses responsabilités et rôles généraux, le bureau de l'AIPRP du CNRC a examiné un total de cent-quarante-huit (148) questions parlementaires reçues pour la période du 1er avril 2018 au 31 mars 2019, comparativement à quatre-vingt-dix-huit (98) pour la période de 2017-2018 et cent-quarante-huit (148) en 2016-2017.

Description détaillée du Graphique 6 : Questions parlementaires

	Questions parlementaires
2016‑2017	148
2017‑2018	98
2018‑2019	148

Le rapport statistique annuel pour l'exercice 2018-2019 se trouve à l'annexe B, à la fin du présent chapitre.

IV. Rapport sur les frais d'accès à l'information aux fins de la Loi sur les frais de services

La Loi sur les frais de service exige qu'une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçu par l'institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante : Loi sur l'accès à l'information
• Montant du frais : 5 $ est le seul frais facturé pour une demande d'accès à l'information
• Total des revenus : 100 $
• Frais dispensés : aucun frais n'a été remboursé
• Coût de fonctionnement du programme : 153 513 $

V. Formation et apprentissage en matière d'accès à l'information

Pour que les employés du CNRC connaissent et comprennent mieux la Loi sur l'accès à l'information, des séances de sensibilisation et de formation sont offertes de façon continue. Ces séances offrent une information de base sur les buts et sur les dispositions de la Loi, sur les rôles et responsabilités et sur les pratiques exemplaires générales en matière de gestion de l'information. Toutes les séances de formation comprennent de l'information sur l'identification et la gestion des renseignements personnels et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de la période visée par le rapport, le bureau de l'AIPRP a offert cinq (5) séances de formation au total à soixante-quatorze (74) employés de la région de la capitale nationale et dans les bureaux régionaux.

Les outils et les directives de l'AIPRP sont mis à jour sur une base régulière et peuvent être consultés sur les sites Web internes et externes du CNRC.

L'équipe du bureau de l'AIPRP s'efforce de sensibiliser et de guider les employés, les tierces parties et les demandeurs à propos des exigences de la Loi sur l'accès à l'information, par le biais d'un dialogue continu et de discussions bilatérales. Au cours de l'exercice, la coordonnatrice et les agentes en AIPRP ont répondu à de nombreuses demandes et questions de collègues (Programme d'aide à la recherche industrielle, haute direction, etc.), et ont donné des avis et des conseils sur divers sujets reliés à l'accès à l'information.

Le bureau de l'AIPRP a fait la promotion de la Journée du droit à l'information (28 septembre) et de la Journée de la protection des données (28 janvier) au CNRC à l'aide de publications sur le site Web interne.

La coordonnatrice ainsi que les agentes en AIPRP au CNRC ont assisté à plusieurs réunions de la collectivité de l'AIPRP et aux séances de formation offertes par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

VI. Procédures, lignes directrices et directives

Bien que le CNRC n'ait pas mis en œuvre de politique, de lignes directrices ou de procédures nouvelles ou révisées relatives à l'accès à l'information durant la période visée par le rapport, le Conseil a participé activement au projet pilote du Conseil du Trésor (CT) de demandes en ligne et, depuis le 11 octobre 2018, le CNRC reçoit les demandes qui lui sont adressées en vertu des lois sur l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels en ligne via l'application du CT.

Le CNRC publie des résumés des demandes d'accès à l'information traitées ainsi que des rapports annuels de l'AIPRP sur son site Web conformément à la directive révisée du Secrétariat du Conseil du Trésor sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, qui a été publiée en février 2012.

VII. Plaintes, enquêtes et appels à la cour fédérale

Une (1) plainte a été déposée contre le CNRC en 2018-2019. La plainte est au sujet d'une prorogation de délai identifiée comme étant non valide en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Le bureau de l'AIPRP travaille actuellement avec le bureau de la Commissaire à l'information afin de résoudre cette plainte.

Une (1) plainte de l'exercice 2017-2018 a été abandonnée en 2018-2019.

Aucun cas n'a été déposé à la Cour fédérale en 2018-2019.

VIII. Contrôle des demandes d'accès à l'information

Conformément aux politiques et aux directives du SCT, le bureau de l'AIPRP a établi des procédures internes relatives à l'AIPRP et des pratiques organisationnelles pour assurer le traitement efficace et rapide des demandes de renseignements personnels, tout en faisant les efforts nécessaires pour aider les demandeurs, et ce, sans tenir compte de leur identité.

Le bureau de l'AIPRP utilise un système de traitement des données qui lui permet de consigner les demandes reçues et complétées au CNRC. Ce système est conçu pour suivre les délais imposés par les lois.

Les employés du bureau de l'AIPRP se rencontrent chaque semaine pour discuter des activités reliées aux demandes, pour établir des échéanciers et pour s'assurer que tous les employés du bureau de l'AIPRP sont informés de l'état des demandes. Des rencontres avec la directrice du groupe des services de gestion de l'information et des données sont également planifiées sur une base hebdomadaire.

Un rapport de demandes d'AIPRP actives (en conservant l'anonymat des demandeurs) est envoyé à la haute direction du CNRC sur une base hebdomadaire, et un rapport plus détaillé est fourni aux gestionnaires possédant des pouvoirs délégués pour l'AIPRP. Des rapports hebdomadaires sont fournis au bureau du Ministre responsable du CNRC à Innovation, Sciences et Développement économique du Canada (ISDE).

Annexe A : Décret de délégation

Décret de délégation en vertu des Lois sur l'accès à l'information et sur la Protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président du Conseil national de recherches Canada délègue aux personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe ci-après, ainsi qu'à la personnne occupant à titre intérimaire ledit poste, les attributions dont il est, en sa qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des Lois mentionnées en regard de chaque tel poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Daté en la ville d'Ottawa
Le 10 octobre 2017

Iain Stewart
Président du Conseil national de recherches du Canada

Annexe B: Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution: Conseil national de recherches Canada

Période d'établissement de rapport : 2018-04-01 au 2019-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

Partie 3 – Prorogations

Partie 4 – Frais

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Partie 6 – Délais de traitement des demandes de consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

Partie 7 – Plaintes et enquêtes

Partie 8 – Recours judiciare

Partie 9 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.