Directive concernant la politique sur l’intégrité en science et en recherche du CNRC - Manquements à l’intégrité en science et en recherche

Renseignements pour le Système de gestion de la qualité (SGQ)

Pouvoir

1. Orientation générale

La présente directive remplace les Lignes directrices provisoires sur les manquements à l’intégrité en science et en recherche de 2018.

Elle découle de la Politique sur l’intégrité en science et en recherche (PISR) de 2018 du Conseil national de recherches du Canada.

1.1 Contexte

Cette directive respecte les dispositions de la politique précitée, laquelle exige qu’on mette en place et maintienne un processus au moyen duquel on pourra donner suite efficacement, en toute justice et impartialité, ainsi que de manière confidentielle et respectueuse, aux entorses à la politique directrice et aux principes de l’intégrité scientifique énoncés plus bas.

L’agent principal de l’éthique du CNRC veillera à ce que les allégations de manquement à la PISR soient examinées conformément au processus décrit ci-dessous.

1.2. Objectifs et résultats attendus

La directive a pour but de faciliter l’application de la PISR et d’engendrer une culture de l’intégrité scientifique en décrivant comment les écarts de conduite présumés en recherche et en science, de même que les entorses à la politique seront traités en vue d’atteindre les résultats que voici :

• que les employés du CNRC sachent à quelles procédures ils peuvent recourir pour signaler un éventuel manquement à l’intégrité en recherche et en science;
• que les employés du CNRC puissent rapporter en toute bonne foi les informations concernant un éventuel manquement à l’intégrité en recherche et en science;
• que le CNRC protège les renseignements de nature personnelle ou adopte les mesures nécessaires afin que les employés puissent porter des allégations ou signaler les informations connexes sans craindre des représailles et sans subir de préjudices;
• que les employés du CNRC sachent comment les allégations sont examinées et évaluées, et assurent leur entière coopération dans le cadre de ce processus;
• que les allégations d’entorse à la PISR soient examinées efficacement, en toute justice et impartialité, ainsi que d’une manière confidentielle et respectueuse;
• qu’on prenne les mesures adéquates afin de restaurer le climat de confiance au travail, une fois l’allégation vérifiée.

1.3 Application

La présente directive s’applique à l’ensemble des employés du CNRC ainsi qu’aux personnes qui travaillent pour le CNRC^{Note de bas de page 1}, selon la définition qu’en donne la PISR.

1.4. Rôles et responsabilités

Premier dirigeant scientifique et conseiller scientifique ministériel
Il donne son avis sur les politiques, les procédures et les pratiques courantes du CNRC en matière d’enquête et les oriente.

Conseiller spécial
Membre du CNRC ou personne de l’extérieur possédant des connaissances particulières dans le domaine au cœur de l’allégation. Le conseiller spécial procure son aide sur le plan scientifique. Il sera choisi en fonction du dossier, en consultation avec les cadres supérieurs concernés du CNRC.

Groupe d’enquête
Composé du premier dirigeant scientifique, du conseiller spécial et du conseiller principal, le groupe d’enquête prête main-forte à l’enquêteur, au besoin, sur les questions qui se rapportent, notamment, aux politiques, aux pratiques et aux méthodes du CNRC, ou nécessitent une expertise technique ou scientifique quelconque, et ainsi de suite.

Enquêteur
Nommé par l’agent principal de l’éthique, il dirige l’enquête et en présente les conclusions.

Répondant
Personne qui a supposément enfreint la PISR du CNRC.

Conseiller principal (éthique en recherche et en science)
Il épaule l’agent principal de l’éthique et l’enquêteur durant l’évaluation et l’enquête.

Agent principal de l’éthique
Il examine les allégations d’entorse à la PISR et institue une enquête. Le président du CNRC lui a accordé le pouvoir de vérifier les allégations de manquement à l’intégrité. L’agent principal de l’éthique s’assure que les allégations sont rapidement évaluées et font l’objet d’une enquête méticuleuse.

Source
Personne qui porte l’allégation d’entorse à la PISR du CNRC.

2. Manquements à l’intégrité en science et en recherche

Manquement à l’intégrité en science et en recherche

On entend par là le comportement ou les agissements d’un employé ou d’un groupe d’employés du CNRC qu’on pourrait raisonnablement juger allant à l’encontre des principes d’intégrité en recherche ou en science énoncés à la partie 6 (Principes d’intégrité en science et en recherche) de la PISR ou comme une entorse à ces principes.

Le manquement peut être de deux sortes :

• écart de conduite en recherche ou en science : agissements ou comportement d’un chercheur, d’un scientifique ou d’un autre employé ou groupe d’employés qu’on pourrait raisonnablement estimer enfreindre les articles 7.3.3, 7.4.2 à 7.4.4, 7.4.9, 7.5.1 à 7.5.3, 7.5.6 ou 7.8 de la PISR ou ne pas être cohérents avec eux;
• violation par un cadre : agissements ou comportement des gestionnaires, des superviseurs ou d’autres membres du personnel qu’on pourrait raisonnablement considérer contrevenir aux articles 7.3.3, 7.3.4, 7.4.6, 7.4.7, 7.5.4 ou 7.5.7 de la PISR ou leur être contradictoires.

Le degré d’intentionnalité du manquement peut varier. En effet, la marge entre l’incompétence, l’insouciance et la négligence, d’une part, et un écart de conduite délibéré est parfois mince. Quoi qu’il en soit, il y a entorse, même si l’intensité de l’intention peut devenir un facteur atténuant quand on déterminera les sanctions à prendre.

3. Allégations

L’allégation de manquement à la PISR peut émaner de diverses sources, internes ou externes, au CNRC. Elle pourrait, par exemple, venir d’un employé du CNRC, d’un collaborateur de l’extérieur, d’un membre du grand public, d’un reportage ou d’une source anonyme. L’allégation pourrait être portée à l’endroit d’un employé du CNRC ou d’autres personnes travaillant pour le CNRC, sur lesquelles ce dernier a la responsabilité et l’autorité. L’allégation devrait être communiquée oralement ou par écrit à l’agent principal de l’éthique et inclure a) le nom du répondant, b) la date où les incidents sont survenus et c) une description détaillée de ces derniers.

Le CNRC pourrait éprouver plus de mal à évaluer l’allégation et à mener une enquête si elle émane d’une source anonyme ou si elle n’est pas formulée par écrit. Il peut arriver que le CNRC se trouve donc dans l’incapacité d’aller de l’avant. Néanmoins, l’allégation sera traitée comme le veulent l’esprit et l’intention de la présente directive. Si l’allégation vise une personne dont la responsabilité échappe au CNRC ou sur laquelle celui-ci n’exerce aucun pouvoir, le CNRC communiquera avec les institutions ou les organisations pertinentes afin qu’elles se penchent sur la situation.

Si l’allégation d’entorse à la PISR fait l’objet d’une plainte en vertu d’une autre loi, directive, politique, exigence réglementaire ou juridique du gouvernement canadien ou du CNRC, d’une convention collective ou de la PISR, mais tombe sous le coup d’un des instruments précités, c’est la procédure associée à ceux-ci qui aura préséance. Si on constate que la plainte n’a pas été déposée par la voie de recours appropriée, l’agent principal de l’éthique pourra, le cas échéant, la réévaluer selon les termes de la PISR du CNRC.

4. Soumission d’une allégation

L’annexe A indique les délais habituels associés à l’examen d’une entorse présumée à la PISR du CNRC. Dans des circonstances exceptionnelles, l’agent principal de l’éthique pourra allonger ces délais. Si le processus s’en trouve affecté de manière appréciable, les parties concernées en seront avisées.

4.1. Avant de porter une allégation

• Quand il croit qu’il y a eu manquement à la PISR, l’employé (la « source »), peu importe son niveau, est encouragé à en parler directement avec la personne que vise l’allégation (le « répondant »), avec son supérieur immédiat ou avec le supérieur immédiat du répondant en vue de résoudre le problème, dans la mesure où il croit pouvoir le faire en toute sécurité.
• Avant de soumettre une allégation oralement ou par écrit à l’agent principal de l’éthique, l’employé ou le gestionnaire pourra prendre contact avec son délégué syndical ou avec l’ombud et gestionnaire de l’éthique, de l’intégrité et du respect en milieu de travail pour discuter confidentiellement des services et des moyens informels qui permettraient de résoudre le conflit.
• Si ces mesures règlent le problème, on pourra considérer que le dossier est clos. Dans le cas contraire, l’allégation devrait être soumise à l’agent principal de l’éthique.

4.2. Réception de l’allégation

• Lorsqu’une allégation lui est soumise par voie orale ou écrite, l’agent principal de l’éthique en accuse réception par écrit à l’auteur (la « source »).
• Ensuite, l’agent principal de l’éthique détermine si l’entorse présumée touche d’autres politiques ou processus que la PISR du CNRC. Si c’est le cas, l’allégation est relayée au responsable du processus en question et on signale à la source que la responsabilité de l’allégation a été confiée à la personne appropriée. S’il estime que l’allégation n’a pas été soumise par la bonne voie de recours, l’agent principal de l’éthique pourra, s’il y a lieu, la réévaluer en fonction de la PISR du CNRC.
• L’agent principal de l’éthique établira si l’allégation tombe sous le coup de la PISR et si elle justifie une enquête, auquel cas, il désignera un enquêteur.
• Le cas échéant, l’agent principal de l’éthique consultera le groupe d’enquête pendant l’évaluation ou l’enquête proprement dite. Il pourra aussi solliciter l’aide du contentieux ou d’autres services du CNRC, au besoin.
• L’agent principal de l’éthique encouragera l’employé à communiquer avec son délégué syndical.
• Avant d’amorcer une enquête, l’agent principal de l’éthique en avisera le vice-président concerné qui, en consultation avec la direction du CDP responsable, déterminera si les activités de recherche doivent être interrompues ou pas, advenant le cas où l’allégation a trait à un projet ou à un programme en cours.
• Dans l’éventualité où l’entorse présumée se rapporte bien à la PISR et on décide de mener une enquête, si le travail pertinent a, à un moment quelconque, été facilité grâce à la subvention ou à la collaboration d’une autre organisation que le CNRC (à savoir, une agence, un client ou un collaborateur), laquelle exige d’être tenue au courant de tout écart de conduite en recherche ou en science, l’agent principal de l’éthique signalera la situation à l’organisation en question avant de lancer une enquête. L’avis indiquera que le CNRC étudie l’allégation d’écart de conduite et communiquera les résultats de son analyse à l’organisation dès qu’ils seront connus. Si l’organisation externe n’exige pas qu’on lui signale les écarts de conduite en science ou en recherche, l’agent principal de l’éthique déterminera s’il serait néanmoins préférable de l’aviser au début du processus. Dans un tel cas, l’agent principal de l’éthique indiquera que des mesures administratives provisoires ont été prises pour protéger les intérêts de l’organisation externe et s’assurer qu’on obtiendra son concours.

4.3. Principes d’enquête

Équité procédurale

L’enquête effectuée dans le cadre de la PISR est de nature administrative. Elle respectera les principes de l’équité procédurale. Les personnes chargées de l’enquête respecteront ces principes en se montrant impartiales et équitables envers les parties concernées, à toutes les étapes du processus. On n’insistera jamais trop sur l’importance de l’équité procédurale, qui inclut les éléments que voici.

• Droit de connaître la ou les allégation. Le répondant a le droit de savoir tout ce que la source lui reproche et aura la possibilité de répondre aux allégations portées contre lui. Il revient généralement à la personne qui administre le processus de signaler d’emblée les allégations au répondant en lui en remettant une copie et en lui donnant la chance de se justifier dans des délais raisonnables.
• Impartialité de l’enquêteur. Les parties ont droit à une enquête impartiale. Les enquêteurs seront des tiers impartiaux, sans parti pris, qui n’ont aucun intérêt en jeu dans le dossier ni dans l’issue de l’enquête. Les enquêteurs doivent impérativement exercer leurs compétences de façon objective, sans influence aucune. L’enquêteur nommé par l’agent principal de l’éthique fera toujours preuve d’impartialité.
• Droit d’être entendu et de soumettre des preuves. Chaque partie aura l’occasion de présenter sa version des choses, d’appeler des témoins et de soumettre des preuves (documents, données, fichiers électroniques, photographies, etc.). Les éléments qui confirment ou infirment l’incident à l’origine de l’allégation seront retenus comme indices. Il reviendra ensuite à l’enquêteur d’établir si les indices en question sont pertinents ou pas.
• Droit d’être accompagné. Une personne pourra accompagner les parties durant l’enquête. Il pourra s’agir du délégué syndical, du conjoint, d’un ami, etc. pourvu que la personne concernée n’interfère pas dans le processus et ne soit pas appelée à témoigner. Cette personne ne représente pas la partie en cause. Elle est là pour l’épauler et la soutenir.
• Droit de revoir les déclarations pour en confirmer l’exactitude. Tous ceux qui témoignent dans le cadre de l’enquête devraient pouvoir examiner leurs déclarations afin d’en vérifier l’exactitude. Dans cette optique, l’enquêteur priera le témoin de signer et de dater sa déclaration avant de rédiger un résumé des faits et de le transmettre aux parties concernées.
• Droit de voir les constatations et de les réfuter. Les parties pourront prendre connaissance des déclarations de la partie adverse et des témoins grâce au résumé préliminaire. Ce document se borne à relater les faits que l’enquêteur a réunis. Il est remis aux parties, qui disposent alors d’un temps raisonnable pour réfuter, commenter ou rectifier les informations que leur a relayées l’enquêteur avant que celui-ci termine son analyse et rédige un rapport final fondé sur ses constatations.
• Fardeau de la preuve. Les parties seront traitées avec dignité et respect lors de la résolution des manquements aux politiques par une enquête administrative. Les allégations ne sont que cela : des allégations. La source doit établir directement ou indirectement qu’il y a eu violation par prépondérance des probabilités (en droit civil, preuve qu’il est plus probable que l’incident se soit produit que l’inverse). Tant que cela n’aura pas été établi, on présumera qu’il n’y a pas eu infraction.

4.4. Méthode d’enquête

À chaque étape de l’enquête, l’agent principal de l’éthique pourra choisir d’y mettre un terme advenant le cas où de nouveaux développements justifient la prise d’une telle décision. Ainsi, il serait superflu de poursuivre l’enquête si le répondant admet avoir mal agi ou si on possède assez d’informations pour établir quelles mesures sont justifiées.

4.4.1. Lancement de l’enquête

L’agent principal de l’éthique désignera un enquêteur et avertira les deux parties (la source et le répondant) ainsi que le vice-président responsable que l’enquête démarre.

Le répondant recevra une copie des allégations avec l’avis (après que le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du CNRC les aura examinées). Il recevra aussi une description sommaire du déroulement de l’enquête. On l’invitera à répondre par écrit aux allégations en indiquant les informations qu’il faudrait prendre en compte, notamment le nom des personnes qu’il conviendrait d’interroger.

La source et le répondant auront la possibilité de mentionner leurs craintes au sujet de l’enquêteur et des conseillers spéciaux retenus, ainsi que les conflits d’intérêts éventuels.

L’enquêteur sera épaulé par le conseiller principal et pourra, au besoin, consulter l’agent principal de l’éthique, le premier dirigeant scientifique de même que les conseillers spéciaux durant l’enquête.

4.4.2. Enquête

Avec l’aide du groupe d’enquête, l’enquêteur examinera les preuves relatives aux allégations puis rédigera un rapport présentant ses constatations, à l’intention de l’agent principal de l’éthique (lire la partie 4.4 sur la méthode d’enquête).

L’enquêteur évaluera l’allégation, la réponse à celle-ci et les indices préliminaires fournis en vue d’établir l’ampleur de l’enquête nécessaire et de dresser un plan qui inclura ce qui suit : définition de l’objet de l’enquête ou de la nature du problème; éléments nécessaires pour déterminer s’il y a eu entorse à la PISR; principaux domaines d’enquête; données, documents et autres informations à examiner; et témoins à interroger.

Le plan de l’enquête sera soumis à l’agent principal de l’éthique qui, en consultation avec le groupe d’enquête, s’il y a lieu, indiquera les informations ou preuves supplémentaires à réunir, y compris les autres témoins éventuels à interroger.

L’enquêteur mènera son enquête de la manière décrite dans le plan. Les parties et les témoins concernés auront tous la possibilité d’être entendus. Les entretiens seront tenus d’une manière juste et impartiale, avec professionnalisme, et adhéreront aux principes de l’équité procédurale.

Les entrevues avec les deux parties (la source et le répondant) et les témoins pourront se dérouler avec l’assistance du groupe d’enquête, si besoin est.

Une fois que tous les indices auront été réunis, l’enquêteur rédigera un rapport préliminaire qui résumera la situation, tout en mettant en relief la nature du problème et les preuves s’y rapportant. Ce document ne présentera que les allégations, le problème et les faits. Son seul but consiste à exposer de façon objective et logique les informations pertinentes qui ont été recueillies.

Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du CNRC examinera le rapport préliminaire pour s’assurer qu’il se conforme aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels puis le transmettra aux deux parties (la source et le répondant) afin qu’elles en prennent connaissance et le commentent. Cela fait, l’enquêteur rédigera la version définitive du rapport.

L’enquêteur passera les allégations en revue et examinera attentivement les indices en vue de parvenir à une conclusion qui établira s’il y a eu ou pas entorse à la PISR, et dans quelle mesure.

L’enquêteur remettra son rapport final à l’agent principal de l’éthique. Advenant le cas où ses constatations et ses conclusions vont dans le sens d’une violation de la PISR, il indiquera dans son rapport si, selon la prépondérance des probabilités, le manquement était délibéré, était connu de l’auteur ou avait pour origine l’imprudence, ou si l’entorse résulte plutôt d’une erreur de bonne foi ou d’une divergence d’opinion.

Le rapport d’enquête pourra inclure des recommandations générales ayant pour but de résoudre le problème, à l’intention de la direction. Cependant, il ne formulera aucune recommandation spécifique sur les mesures correctrices à prendre au niveau des activités scientifiques ou des recherches, ni sur les sanctions qui pourraient s’imposer.

4.4.3. Prise d’une décision

L’agent principal de l’éthique recevra le rapport final de l’enquêteur et, après lecture, décidera a) s’il en retient les constatations et b) recommande des mesures éventuelles à la direction (en consultation avec cette dernière et les Ressources humaines, le cas échéant). Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du CNRC examinera le rapport pour s’assurer qu’il se conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

S’il estime que les allégations ne sont pas fondées, l’agent principal de l’éthique s’assurera a) que toutes les parties impliquées soient mises au courant de la conclusion de l’enquête et b) que le répondant obtienne une copie du rapport final accompagné d’une déclaration écrite officielle lui indiquant qu’une allégation a été portée contre lui, a été examinée, qu’on a établi qu’elle était sans fondement et qu’aucune mesure ne sera prise.

Si les allégations ne sont pas fondées et si la ou les personnes exonérées de tout blâme sollicitent de l’aide pour rétablir leur réputation, le conseiller principal enverra des lettres formelles du CNRC identiques aux parties internes et externes concernées lorsqu’on lui en fait la demande.

S’il découvre qu’une ou plusieurs allégations sont fondées, ne serait-ce qu’en partie, l’agent principal de l’éthique enverra au répondant une lettre qui mentionnera de façon explicite a) la ou les allégations qui sont fondées, même partiellement, b) la ou les raisons sur lesquelles s’appuie cette détermination et c) les mesures que compte prendre la direction. Cette lettre sera accompagnée d’une copie du rapport final d’enquête. Le vice-président responsable recevra lui aussi un exemplaire de la lettre et du rapport, qu’on portera à la connaissance de la direction du CDP concerné.

Quand les allégations ont été signalées à une organisation externe (comme le veut la partie 4.2), l’agent principal de l’éthique indiquera à cette dernière si les allégations sont totalement ou partiellement fondées, ou sont sans fondement. Le vice-président responsable recevra une copie du document.

L’agent principal de l’éthique enverra à la source une lettre indiquant clairement a) la ou les allégations qu’on juge fondées en totalité ou en partie et b) les raisons pour lesquelles on estime qu’elles le sont.

4.4.4. Gestion de l’information

Le secrétariat de la haute direction du CNRC gardera des dossiers conformément aux pratiques de gestion de l’information courantes au CNRC. Ces dossiers seront administrés selon le principe du « besoin de savoir ».

4.5. Appels

L’employé pourra contester les conclusions de l’enquête sur ses manquements à l’intégrité en science et en recherche, conformément à la procédure décrite à la partie 5.8 du Manuel des ressources humaines du CNRC. Les griefs relatifs à la Politique d’intégrité en science et en recherche du CNRC seront entendus au dernier stade de cette procédure.

5. Rétablissement du climat de travail

La tenue d’une enquête sur un présumé manquement à l’intégrité en science et en recherche peut s’avérer aussi difficile que pénible pour les parties en cause. Une telle enquête pourrait aussi avoir des répercussions sur les collègues. Quelle que soit l’issue de l’enquête, il se pourrait que la direction doive prendre des mesures pour restaurer confiance et respect dans l’unité de travail. Le gestionnaire concerné et l’agent principal de l’éthique détermineront s’il faut dresser un plan pour cela. On pourra y parvenir en sollicitant la participation des parties en cause avec, le cas échéant, l’assistance de l’ombud du CNRC, de l’équipe de résolution informelle des conflits (pour certains services comme la médiation et l’encadrement), mais aussi des délégués syndicaux, des Ressources humaines et de la direction, cela afin de restaurer le climat de confiance, d’améliorer la communication et de favoriser de saines relations de travail. Au besoin, on examinera les mesures requises pour rétablir la réputation du CNRC et de ses employés.

6. Politique connexe du CNRC

• Politique sur l’intégrité en science et en recherche du CNRC

7. Documentation

• Code de conduite du CNRC (2013), incluant le Code de valeurs et d’éthique du secteur public

Annexe A

Déroulement usuel du processus d’examen d’une entorse présumée à la PISR du CNRC. Dans des circonstances exceptionnelles, l’agent principal de l’éthique pourra allonger les délais; les parties concernées seront avisées si cela a un impact notable sur le processus.