ARCHIVÉ - Mandat du Comité ministériel de vérification

1.0 Introduction

La Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor pour le gouvernement fédéral est entrée en vigueur le 1er avril 2017. L'objectif de la Politique sur la vérification interne (2017) du Conseil du Trésor est de veiller à ce que la surveillance des ressources publiques réparties dans l'ensemble de l'administration publique fédérale soit appuyée par une fonction de vérification interne professionnelle et objective, et indépendante de la direction du ministère. Cette fonction procure l'assurance de savoir si les activités du gouvernement sont régies d'une façon qui démontre aux Canadiens une gestion responsable des ressources. Dans ce contexte, le Comité ministériel de vérification du CNRC est une composante essentielle de la structure de gouvernance de l'organisation et un aspect déterminant pour l'établissement d'un cadre de vérification solide et crédible.

Le président du CNRC [ci‑après appelé le « Président »] est chargé, en consultation avec le contrôleur général du Canada, de mettre sur pied et de maintenir un comité ministériel de vérification indépendant comprenant une majorité de membres recrutés à l'extérieur de l'administration publique fédérale et qui sont nommés par le Conseil du Trésor. L'autorité à cet égard découle de la Politique sur la vérification interne (2017) du Conseil du Trésor.

La Directive sur la vérification interne (2017) définit les éléments obligatoires en ce qui a trait à la composition et au fonctionnement du Comité ministériel de vérification, tandis que la Politique sur la vérification interne (2017) définit les responsabilités du Comité.

2.0 Objectif

Le Comité ministériel de vérification du CNRC joue un rôle consultatif auprès du Président. Il fournit des recommandations et des conseils objectifs à l'intention du Président au sujet du caractère suffisant, de la qualité et des résultats des missions de vérification interne liées à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du CNRC.

En adoptant une approche axée sur le risque, le Comité examine tous les domaines de responsabilité des comités ministériels de vérification en matière de gestion, de contrôle et de responsabilité du ministère déterminés par le contrôleur général du Canada.

Le Comité fournit également des conseils et des recommandations sur des questions dont la responsabilité incombe au Président, en tant qu'administrateur des comptes, ainsi que sur d'autres questions suivant une demande ou selon les besoins du Président.

3.0 Composition du comité de vérification

3.1 Composition

Le Comité est formé d'un maximum de quatre membres et sa composition doit refléter la diversité du Canada par une juste représentation des deux sexes, des locuteurs des deux langues officielles, des Autochtones, des membres des minorités visibles et des régions.

• Au moins deux membres doivent être recrutés à l'extérieur de l'administration publique fédérale.
• Le Comité compte au plus un membre du Conseil du CNRC.
• Les membres externes (hors Conseil) sont sélectionnés conjointement par le Président et le contrôleur général et approuvés par le Conseil du Trésor.
• Tous les membres du Comité doivent posséder de bonnes connaissances sur les rapports financiers, ou se familiariser avec ce type de documents au cours de la première année suivant leur nomination.
• Au moins un membre externe doit être un expert financier titulaire d'un titre de comptable en règle.

Le Président est membre d'office du Comité, mais sans droit de vote.

3.2 Présidence

Un membre externe, nommé par le Président, préside le Comité.

La présidence doit être assurée par une personne qui ne fait pas partie de l'administration publique fédérale, sauf en cas d'exception accordée par le contrôleur général du Canada.

En résumé, le rôle du président du Comité est de préparer, en consultation avec les autres membres du Comité, un plan à l'intention du Président, et de garantir que le Comité assume entièrement ses responsabilités et établit des échéances à cette fin. En consultation avec le Président, le président du Comité convoque les réunions du Comité, établit l'ordre du jour des réunions et gère les réunions. Le président du Comité veille par ailleurs à établir des relations efficaces avec la direction du CNRC et, selon les activités du Comité, des intervenants externes.

3.3 Durée des fonctions et mandat

Un membre externe du Comité ne peut exercer plus de deux mandats, pour une durée d'affectation maximale de six ans. Un mandat ne doit pas dépasser quatre ans. Afin d'assurer la continuité de façon adéquate, les mandats des membres du Comité doivent être échelonnés.

Tous les documents et toute l'information que reçoivent les membres du Comité appartiennent au CNRC et, de ce fait, doivent être détruits ou renvoyés au CNRC à la fin du mandat d'un membre.

4.0 Réunions du Comité de vérification

4.1 Fréquence

La fréquence des réunions du Comité est établie chaque année, conformément au plan annuel approuvé et compte tenu du nombre minimal de quatre réunions par année (l'une d'entre elles se tiendra par vidéoconférence ou téléconférence), avec le pouvoir de convoquer des réunions supplémentaires si les circonstances l'exigent. Le calendrier des réunions en personne du Comité est normalement établi un an à l'avance, pour que la direction du CNRC et les vérificateurs internes puissent préparer l'information et les rapports nécessaires pour appuyer le travail du Comité. Les réunions du Comité sont déplacées uniquement dans des cas exceptionnels.

Le président du Comité doit convoquer une réunion si le Président ou un autre membre du Comité le demande.

4.2 Quorum

Le quorum pour une réunion est obtenu à la majorité simple des membres. Les remplaçants ne sont pas acceptés.

4.3 Préparation et présence des membres

Pour améliorer l'efficacité des réunions du Comité, chaque membre doit :

• consacrer le temps nécessaire à la préparation des réunions et de la participation à celles‑ci en lisant les rapports et les documents d'information fournis;
• faire preuve d'une excellente assiduité aux réunions^{Note de bas de page 1}.

Bien que les réunions en personne soient préférables, il est possible que certaines soient menées par vidéoconférence, par téléconférence ou par d'autres moyens électroniques.

4.4 Présence de non membres

La dirigeante principale de la vérification et le dirigeant principal des finances sont censés assister à toutes les réunions du Comité. Le président du Comité peut demander la présence d'autres représentants du CNRC. Selon ce qui convient, le président du Comité invite des représentants des fournisseurs externes de services d'assurance, notamment le Bureau du vérificateur général (BVG) du Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, à assister aux réunions du Comité, afin d'examiner les plans, constatations et autres questions d'intérêt mutuel.

4.5 Procès verbaux

Chaque réunion fait l'objet d'un procès‑verbal qui contient notamment la liste des personnes présentes. Le procès‑verbal fournit un compte rendu des décisions prises et un résumé de haut niveau des discussions, ce qui donne un aperçu des sujets et des sous‑sujets traités.

4.6 Réunions à huis clos

Lors de chaque réunion, le Comité doit normalement rencontrer individuellement, à huis clos, chacune des personnes suivantes :

• la dirigeante de la vérification;
• le dirigeant principal des finances;
• le représentant des fournisseurs externes de services d'assurance, lorsqu'il est présent;
• tout autre représentant que le Comité peut désigner.

5.0 Opérations

5.1 Informer le Conseil du CNRC

Le Conseil du CNRC est tenu informé des activités du Comité ministériel de vérification par les moyens suivants :

• rapports écrits préparés par le président du Comité ou en son nom résumant chaque réunion du Comité, y compris le rapport annuel du Comité sur ses activités;
• réponses du Président à des questions précises posées au Conseil.

5.2 Accès au/du Comité

Le Comité a accès sans entraves à la dirigeante de la vérification et au dirigeant principal des finances, ainsi qu'à d'autres employés et documents du CNRC (sous réserve des lois applicables), dans toute la mesure nécessaire pour s'acquitter de ses responsabilités.
La dirigeante de la vérification et le dirigeant principal des finances ont accès sans entraves au Comité et au président du Comité.

5.3 Plan annuel du Comité

Chaque année, le président du Comité prépare un plan pour faire en sorte que les responsabilités annuelles et continues du Comité soient prévues et entièrement respectées. Le plan est soumis à l'approbation du Comité au début de l'exercice.

5.4 Orientation, formation et apprentissage continu des membres du Comité

Le Comité ne peut jouer son rôle que si ses membres sont bien informés. Les membres devront recevoir de l'orientation et de la formation sur la raison d'être du Comité, ses responsabilités et ses objectifs, et sur les activités du CNRC. On s'attend à ce que les membres profitent des activités de formation du Comité de vérification offertes par le Bureau du contrôleur général du Canada.

5.5 Soutien au Comité

Le Comité reçoit des ressources suffisantes pour s'acquitter de son rôle, de ses responsabilités et de ses fonctions. Dans la mesure où il est indiqué de le faire pour respecter ses obligations, et dans l'esprit du mandat, le Comité a l'autorité de solliciter des conseils et de l'aide indépendants.
Le CNRC offre au Comité un soutien de secrétariat. Cela comprend :

• la préparation au moment opportun tous les avis et ordres du jour des réunions;
• la coordination de présentations et la distribution de rapports ou de documents connexes rédigés à titre informatif pour le Comité;
• la préparation et la distribution en temps opportun des comptes rendus de réunions;
• l'exécution d'autres tâches suivant les besoins.

6.0 Responsabilités et fonctions

Le contrôleur général du Canada a établi une liste des domaines de gestion à soumettre à l'examen du Comité et a défini les responsabilités détaillées associées à chacun. Ces domaines sont les suivants :

• les valeurs et l'éthique;
  • Le Comité examine les systèmes et les pratiques du CNRC mis en place par le Président pour surveiller la conformité aux lois, règlements, politiques et normes de conduite éthique, et donne des avis à ce sujet. Il repère et traite toutes les violations de la loi et de la conduite éthique. Cet examen peut également porter sur les procédures et les mécanismes de rétroaction mis en place pour surveiller la conformité au code de déontologie et aux politiques en matière d'éthique, ainsi que sur la manière dont les processus favorisent le maintien de normes élevées en matière d'éthique.
• la gestion des risques;
  • Le Comité examine les mesures de gestion du risque mises en place et maintenues par le CNRC, et donne des avis à ce sujet.
• le cadre de contrôle de gestion;
  • Le Comité examine les mesures de contrôle interne du CNRC, et donne des avis à ce sujet. Il doit aussi être informé de toute question d'importance découlant du travail réalisé par d'autres fournisseurs de services d'assurance pour la haute direction et le Président (p. ex., vérifications des bénéficiaires de paiements de transfert). (Voir aussi les sections 6.2, Vérification interne, 6.5, États financiers et 6.6, Reddition de comptes au ministère)
• la fonction de vérification interne;
• les prestataires externes de services d'assurance;
• le suivi relatif aux plans d'action de la direction;
• les états financiers et la présentation de rapports au Comité permanent des comptes publics du Canada;
• les rapports sur la reddition de comptes.

L'ordre de priorité des principaux secteurs de responsabilité décrits ci-après, ainsi que l'importance particulière devant être accordée à chacun, est déterminé par le Président de concert avec le Comité. On devrait porter attention au mandat, aux objectifs et aux priorités du CNRC, ainsi qu'aux risques connexes touchant l'organisation et l'ensemble du gouvernement.

7.0 Évaluation du rendement du comité

7.1 Auto‑évaluation du Comité

Au moins une fois tous les cinq ans, le Comité est tenu de participer à une inspection externe de la fonction de vérification interne du CNRC, y compris l'examen du rendement du Comité.

8.0 Reddition de comptes du Comité

Le Comité examine, périodiquement, la pertinence de son mandat, pour qu'il soit confirmé de nouveau par le Président.

9.0 Conclusion et approbations

Le Comité ministériel de vérification du CNRC se soumet aux modalités et aux conditions des présentes qui satisfont ou excèdent les exigences énoncées par le gouvernement du Canada dans sa Politique sur la vérification interne ainsi que sa Directive sur la vérification interne, y compris le Cadre international de référence des pratiques professionnelles de l'Institut des auditeurs internes (IAI).

Alexandra Dagger, dirigeante principale de la vérification et de l'évaluation
(Présente le mandat du Comité ministériel de vérification pour examen et approbation)

Richard Dicerni, président du Comité de vérification
(Recommande l'approbation du mandat du Comité ministériel de vérification au Président)

Iain Stewart, Président
(Approuve le mandat du Comité ministériel de vérification)