ARCHIVÉ - Mandat Comité de la haute direction (CHD)

Archivé – Ce contenu a été produit pour le cahier de transition du président du CNRC en décembre 2020

Mandat

Le Comité de la haute direction (CHD) agit comme principal organe de décision interne pour toutes les questions relatives aux activités du Conseil national de recherches du Canada (CNRC). Le CHD veille au rendement et à la réalisation des objectifs et des résultats du CNRC, assure la conformité continue aux politiques et aux exigences réglementaires et maximise les retombées des investissements du CNRC conformément aux priorités et au mandat de l'organisation.

Le pouvoir du CHD relève de son président (ou de sa présidente), c'est‑à‑dire le président (ou la présidente) du CNRC.

Composition

Le CHD est composé du président (ou de la présidente) du CNRC et de tous les V.‑P. et titulaires de postes équivalents à celui de V.‑P. qui relèvent du président (ou de la présidente) du CNRC. Cela comprend :

  • le président (ou la présidente) du CNRC (qui préside le CHD);
  • les V.‑P. responsables des secteurs d'activité du CNRC (divisions de recherche, Programme d'aide à la recherche industrielle et dirigeant principal [ou dirigeante principale] de la recherche numérique);
  • les V.‑P. des secteurs organisationnels (Services professionnels et d'affaires, Services corporatifs et Bureau du chef de la direction financière, Ressources humaines et secrétaire général [ou secrétaire générale]);
  • les conseillers spéciaux et conseillères spéciales du président (ou de la présidente);
  • le premier dirigeant scientifique (ou la première dirigeante scientifique).

Le directeur général (ou la directrice générale) de la Direction des communications assiste aux réunions du CHD à titre d'observateur (ou d'observatrice).

En plus du (ou de la) secrétaire du CHD, le (ou la) chef de cabinet du président (ou de la présidente) assiste aux réunions du CHD.

Responsabilités et fonctions

Principales responsabilités du CHD

  • Déterminer l'orientation stratégique générale du CNRC, notamment en approuvant les plans stratégiques pluriannuels.
  • Approuver les stratégies, les plans et les cadres de travail généraux du CNRC concernant :
    • la mise en place et la prestation des programmes;
    • la mobilisation et les communications;
    • les biens immobiliers et la sûreté;
    • la santé et la sécurité;
    • la gestion de l'information et les technologies de l'information;
    • les ressources humaines.
  • Approuver les priorités annuelles du CNRC et le profil de risque organisationnel.
  • Approuver les rapports d'étape sur la mise en œuvre des priorités organisationnelles et des stratégies d'atténuation des risques.
  • Surveiller toutes les composantes de gestion (CG) du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG), par exemple la gestion financière, la gestion de l'information et de la technologie de l'information, la gestion des personnes, et approuver les réponses de la direction à tous les plans d'action relatifs au CRG.
  • Approuver les réponses de la direction aux rapports d'audit.
  • Approuver le plan opérationnel annuel du CNRC et les budgets de fonctionnement annuels des divisions, surveiller les progrès et déployer des mesures correctives au besoin, y compris apporter les ajustements financiers en cours d'exercice recommandés par le Comité de gestion financière.
  • Approuver le plan d'investissement du CNRC ainsi que les cadres pour la mesure du rendement des investissements et la préparation des rapports.
  • Approuver les investissements dans des actifs et les projets d'immobilisation importants.
  • Approuver les changements importants à la structure organisationnelle du CNRC.
  • Approuver les politiques internes relatives à l'administration, aux ressources humaines et aux finances.
  • Jouer le rôle de Comité d'évaluation et de mesure du rendement du CNRC.
  • Assurer une coordination générale des secteurs de responsabilité de ses membres.
  • Assurer le lien avec le Conseil du CNRC.

Principales responsabilités du président (de la présidente) du CHD

Les réunions du CHD sont présidées par le président (ou la présidente) du CNRC.
Les principales responsabilités du président (ou de la présidente) du CHD comprennent :

  • fixer l'ordre du jour des réunions du Comité;
  • établir le calendrier des réunions;
  • convoquer les réunions et présider les délibérations.

Si la personne occupant la présidence n'est pas disponible, elle doit nommer un remplaçant ou une remplaçante.

Soutien administratif du CHD

Le soutien en matière de secrétariat est fourni par le Secrétariat de la haute direction, qui relève du secrétaire général (ou de la secrétaire générale).

Réunions

Fréquence

Le CHD se réunit tous les mois et tient des réunions supplémentaires au besoin, selon ce que décide son président (ou sa présidente).

Quorum

Il y a quorum lorsque le président (ou la présidente) du CHD, quatre V.‑P. des secteurs liés à la recherche et deux V.‑P. des secteurs organisationnels sont présents.

Les membres peuvent se faire remplacer par une personne occupant un poste de direction générale ou exécutive à qui ils ont délégué leur pouvoir.

Préparation et assiduité des membres

Pour rehausser l'efficacité des réunions du Comité, il est attendu que chaque membre consacre le temps nécessaire pour s'y préparer et y participer en lisant les documents de référence et autres documents distribués préalablement par le secrétariat.

Afin d'assurer une bonne participation, les réunions du Comité se déroulent en personne. Dans certaines circonstances toutefois, la participation par conférence vidéo ou téléphonique est possible, sous réserve d'un préavis.

Présence de non‑membres

Les membres du CHD peuvent au besoin demander à d'autres représentants du CNRC d'assister aux réunions afin d'éclairer certaines délibérations.

Registre des décisions

Le procès‑verbal de chaque réunion est préparé par le secrétariat. Il contient une liste des personnes présentes et des décisions qui ont été prises ainsi qu'un résumé des grandes lignes de la discussion.

Chaque procès‑verbal doit être soumis à l'approbation du CHD au plus tard 30 jours après la date de la tenue de la réunion.

Les membres du CHD doivent informer le personnel de leur division respective des décisions prises par celui‑ci.

Prise de décisions

Les décisions du CHD sont prises en fonction d'un accord général des membres; le président (ou la présidente) du CHD a toutefois le pouvoir de trancher. Entre les réunions, des décisions peuvent être prises par consultation écrite sans réunion, pourvu que le nombre de personnes ayant répondu à la consultation respecte le quorum établi plus haut (section 4.2).

Fonctionnement

Comités relevant du CHD

Le CHD reçoit régulièrement (au moins une fois par année) des rapports et des recommandations des présidents des comités permanents suivants :

  • Comité de gestion financière
  • Comité de gestion des investissements
  • comités de promotion des ressources humaines (agents de recherche et agents du Conseil de recherches)
  • Comité d'examen des programmes
  • Comité des Prix pour réalisations exceptionnelles
  • Comité national de santé et de sécurité au travail
  • Comité de l'intendance environnementale
  • Comité de gouvernance internationale
  • Comité de surveillance de la propriété intellectuelle
  • Comité sur l'équité, la diversité et l'inclusion
  • Comité consultatif sur l'apprentissage
  • Comité du CNRC pour le recrutement et le maintien en poste des femmes en STIM