Rapport annuel au Parlement 2015-2016 - Loi sur l'accès à l'information

I. Introduction

La Loi sur l'accès à l'information vise à rendre plus accessible l'information contenue dans les dossiers contrôlés par des institutions fédérales. Ce droit d'accès est assujetti à certaines exceptions limitées et précises. La Loi a pour objet de compléter plutôt que de remplacer les procédures existantes d'accès à l'information détenue par le gouvernement.

Conformément à l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information, le trente-deuxième rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information par le Conseil national de recherches Canada (CNRC) décrit comment le CNRC s'est acquitté de ses responsabilités en vertu de la Loi au cours de l'exercice 2015-2016. Le rapport annuel est également déposé au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information.

Mandat du Conseil national de recherches du Canada

Le Conseil national de recherches Canada (CNRC) est un organisme fédéral créé en 1916. Conformément à la Loi sur le CNRC, le Conseil assume la responsabilité

• D'entreprendre, d'aider ou de promouvoir des recherches scientifiques et industrielles dans différents domaines d'importance pour le Canada;
• De mettre sur pied une bibliothèque scientifique nationale et d'en assurer le fonctionnement;
• De publier, de vendre ou de diffuser par tout moyen l'information scientifique et technique que le Conseil juge, à sa discrétion, nécessaire de distribuer;
• De procéder à des études sur les unités et techniques de mesure;
• De travailler à la normalisation et à l'homologation des appareils et instruments scientifiques et techniques à l'usage de l'industrie canadienne;
• D'assurer le fonctionnement et l'administration des observatoires astronomiques mis sur pied ou exploités par le gouvernement canadien;
• D'administrer les activités de recherche et de développement du CNRC, y compris le versement de contributions à l'appui d'un certain nombre d'activités internationales;
• De fournir des services technologiques et scientifiques cruciaux pour les milieux de la recherche et pour l'industrie.

II. Structure organisationnelle

Le Président du CNRC a délégué les responsabilités en matière d'administration de la Loi sur l'accès à l'information à la Directrice générale, Gestion du Savoir et à la Directrice, Direction des services de gestion de l'information. Une partie du pouvoir est déléguée à la Coordonnatrice de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP).

Le décret de délégation de pouvoirs détaillé dûment signé peut être trouvé à l'annexe A.

Au cours de la période visée, le groupe de l'AIPRP du CNRC faisait partie de la Direction de la gestion du savoir (GS-CNRC).

En 2015-2016, le bureau de l'AIPRP du CNRC était composé d'une coordonnatrice à temps plein et d'une agente à temps plein.

Le bureau de l'AIPRP du CNRC travaille étroitement avec le groupe de gestion des documents, avec l'agent de liaison en matière d'AIPRP du PARI-CNRC, avec les conseillers exécutifs, avec la direction des communications et les membres de la haute direction dans l'ensemble de l'organisation.

Le Conseil national de recherches Canada a mis en place des procédures pour encadrer le traitement de toutes les demandes formelles d'accès à l'information conformément à la Loi sur l'accès à l'information.

Le bureau de l'AIPRP assume la responsabilité de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, les lignes directrices et les procédures afin de s'assurer que l'organisation respecte la Loi sur l'accès à l'information. Le groupe offre par ailleurs les services suivants à l'organisation :

• Il organise des activités de sensibilisation à la Loi sur l'accès à l'information au sein de l'organisation.
• Il traite et gère les demandes et les plaintes en matière d'accès à l'information.
• Il administre le système de gestion électronique de l'AIPRP.
• Il traite des questions en matière d'accès à l'information mentionnées dans le cadre de responsabilisation de gestion.
• Il traite les demandes de consultation reçues d'autres organismes fédéraux.
• Il conseille et guide les employés et les hauts dirigeants sur toutes les questions liées à l'accès à l'information.
• Il rédige le rapport annuel au Parlement.
• Il coordonne les mises à jour des publications d'Info Source.
• Il examine tous les documents de l'organisation, et notamment les rapports de vérification et d'évaluation, avant leur diffusion sur le site Web de l'organisation ainsi que les réponses aux questions parlementaires. Il examine également les rapports d'enquête sur les cas de harcèlement.
• Il élabore des procédures internes.
• Il participe aux activités de la collectivité de l'AIPRP, et notamment aux réunions de la collectivité de l'AIPRP organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi qu'aux travaux des différents groupes de travail créés au sein de cette collectivité.

Conformément à l'article 71 de la Loi sur l'accès à l'information, le public peut consulter les manuels utilisés par les employés pour administrer les programmes ou les activités qui touchent le public à La bibliothèque principale du CNRC qui est située à l'édifice M-55 du complexe du chemin de Montréal à Ottawa (Ontario).

III. Interprétation du rapport statistique

L'annexe B contient une version sommaire du rapport statistique sur les demandes d'accès à l'information reçues et traitées par le CNRC du 1er avril 2015 au 31 mars 2016. Dans cette section, nous procédons à l'interprétation de ce rapport statistique.

Au cours de l'exercice, le CNRC a reçu vingt-trois (23) nouvelles demandes d'accès à l'information. Une (1) demande avait été reportée de l'exercice précédent pour un total de vingt-quatre (24) demandes à traiter au cours de la période visée. Le CNRC a traité vingt (20) demandes au total au cours de la période visée. Le traitement de quatre (4) demandes, qui n'étaient pas complétées ou qui ont été reçues à la fin de l'année financière, a par ailleurs été reporté à la prochaine année financière.

Les statistiques, comme l'indique le graphique suivant, indiquent le nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois dernières années. Ces chiffres ne tiennent cependant pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements (demandes transférées du centre d'appel du CNRC, de d'autres directions, du Programme d'aide à la recherche industrielle, etc.) reçues au bureau de l'AIPRP.

Description détaillée du nombre de demandes reçues et traitées

	Reçues	Traitées	Reportées
2013‑2014	42	41	6
2014‑2015	36	41	1
2015‑2016	23	20	4

Les tendances indiquent une faible diminution du volume de demandes d'accès à l'information reçues. De plus, les demandes sont de plus en plus complexes, plus particulièrement pour les raisons suivantes :

• Le volume de pages qui nécessitent une revue par le bureau d'AIPRP a augmenté de façon remarquable;
• Plusieurs demandes sont maintenant de portée plus large ce qui veut dire que le bureau de l'AIPRP doit récupérer les documents à différents niveaux de l'organisation, incluant les employés et les unités opérationnelles. En conséquence, les analystes ont dû examiner une très grande quantité de documents, qui se sont souvent révélées être des copies et des chaînes de courriels. Le bureau de l'AIPRP et le groupe de gestion de l'information développent de la formation et des directives supplémentaires pour les employés sur les meilleures pratiques quant aux courriels afin de résoudre ce problème.

L'origine des demandes se répartit comme suit : sept (7) provenaient des médias, deux (2) du milieu universitaire, six (6) d'entreprises, deux (2) d'organismes et six (6) du public en général.

Description détaillée des demandes d'accès à l'information

	ATI Requests
Médias	7
Milieu universitaire	2
Entreprises	6
Organismes	2
Public	6

Les vingt-trois (23) demandes relevaient de différents secteurs de l'organisation tels que :

L'article 9 de la Loi prévoit la prorogation des délais réglementaires si des consultations sont nécessaires ou si une demande vise un grand nombre de dossiers et que le traitement de la demande à l'intérieur des délais originaux prévus nuisait de manière déraisonnable au fonctionnement de l'organisation. De plus, des prorogations sont demandées lorsque des consultations sont nécessaires pour se conformer à la demande ou à l'article 27(1) de la Loi. Le CNRC a demandé des prorogations dans huit (8) cas. Les prorogations impliquaient principalement des dossiers contenant des renseignements commerciaux confidentiels qui nécessitaient des consultations avec une tierce partie.

En bref, sur vingt (20) demandes traitées, onze (11) ont été complétées dans 30 jours ou moins, quatre (4) ont été complétées entre 31 à 60 jours et cinq (5) ont été complétées entre 61 et 120 jours. Les employés du CNRC, à tous les paliers, ont travaillé avec diligence pour respecter dans la mesure du possible les délais réglementaires.

D'autres organismes fédéraux demandent au CNRC son point de vue sur la communication de renseignements lui appartenant et sur la possibilité de divulguer ses renseignements. Au cours de la période de référence, soixante-trois (63) demandes de consultation de ce genre ont été reçues de d'autres ministères fédéraux et aucune (0) demande de consultation a été reçue de d'autres organisations, comparativement à cinquante-quatre (54) de d'autres ministères et deux (2) de d'autres organisations en 2014-2015, et à quarante (40) de d'autres ministères et aucune (0) de d'autres organisations en 2013-2014. La tendance au niveau des consultations démontre une hausse constante du volume de consultations reçues ce qui rapporte à la charge de travail concernant l'accès à l'information dans d'autres départements et à l'implication du CNRC dans les dossiers interdépartementaux.

Description détaillée des demandes de consultation

	Consultation d'autre organisations	Consultation d'autre ministères
2015‑2016	63	0
2014‑2015	54	2
2013‑2014	40	0

Le bureau de l'AIPRP collabore étroitement avec le bureau de première responsabilité concerné afin de répondre efficacement à ces demandes de consultation.

Les parties 2.2 et 2.3 du rapport statistique sur les exceptions et les exclusions répertorient le nombre de demandes où des exceptions et des exclusions particulières ont été invoquées. Le CNRC a notamment invoqué les alinéas 15(1) - Déf, 16(2)(c), 18(a),(b), 19(1), 20(1)(a)(b)(c)(d) et 21(1)(a)(b)(d) de la Loi.

• L'alinéa 15 (affaires internationales et défense) a été invoqué dans deux (2) cas.
• L'alinéa 16 (méthodes de protection et enquêtes) a été invoqué dans deux (2) cas.
• L'alinéa 18 (intérêts économiques du Canada) a été invoqué dans quatre (4) cas.
• L'article 19 (renseignements personnels) a été invoqué six (6) fois parce que les renseignements demandés ont été jugés de nature personnelle et que le consentement de la personne en cause n'avait pas été obtenu.
• L'article 20 (renseignements de tiers) a été invoqué dans seize (16) cas. L'exception utilisée en vertu de l'article 20 avait trait à des renseignements commerciaux confidentiels appartenant à un tiers. Les tiers ont été consultés conformément à l'article 27 de la Loi et ont donné des motifs valables justifiant que l'on protège les renseignements les concernant.
• L'article 21 (avis, etc.) a été invoqué dans six (6) cas. Les renseignements demandés portaient sur des activités de gestion interne du CNRC, incluant des avis internes, des recommandations et des délibérations entre hauts dirigeants du CNRC, des positions développées pour de futures négociations de même que des plans relatifs à la gestion du personnel. La communication de ces renseignements aurait compromis l'intégrité du processus décisionnel.

En raison de l'affichage en ligne des sommaires des demandes d'accès à l'information complétées, le CNRC a reçu plusieurs demandes informelles qui avaient trait aux demandes publiées précédemment. Le bureau d'AIPRP a traité quinze (15) demandes informelles (non assujetties à la Loi sur l'accès à l'information) pendant la période visée, comparativement à dix-huit (18) en 2014-2015, quatorze (14) en 2013-2014 et trois (3) en 2012-2013.

Description détaillée des demandes informelles d'accès à l'information

	Demandes informelles d'accès à l'information
2015‑2016	15
2014‑2015	18
2013‑2014	14
2012‑2013	3

Dans le cadre de ses rôles et responsabilités générales, le bureau de l'AIPRP du CNRC a évalué un total de cent (100) questions parlementaires reçues en 2015-2016, comparativement à cent soixante et une (161) en 2014-2015 et à soixante-seize (76) en 2013-2014.

Description détaillée pour les questions parlementaires

	Questions parliamentaries
2013‑2014	76
2014‑2015	161
2015‑2016	100

Le rapport statistique annuel en rapport avec la Loi sur l'accès à l'information de 2015‑2016 est joint à la fin du présent chapitre à l'annexe B^{Note de bas de page 1}.

IV. Formation et apprentissage en matière d'accès à l'information

Le bureau de l'AIPRP s'est engagé à fournir une formation et un perfectionnement continus aux employés du CNRC.

Des outils et des directives pour l'AIPRP sont disponibles sur les pages web internes et externes du CNRC.

Les membres du bureau de l'AIPRP travaillent continuellement à sensibiliser et guider les employés, les tierces parties et les demandeurs à propos des exigences de la Loi sur l'accès à l'information en offrant un dialogue continu et des discussions bilatérales. Au cours de l'exercice, la coordonnatrice et l'agente ont répondu à de nombreuses demandes et questions de collègues (Programme d'aide à la recherche industrielle, haute gestion, etc.), où avis et conseils ont été prodigués sur divers sujets reliés à la Loi sur l'accès à l'information.

Le bureau de l'AIPRP a fait la promotion de la Journée du droit à l'information du 28 septembre et de la Journée de la protection des données du 28 janvier au sein du CNRC en affichant sur la page web interne du CNRC.

La coordonnatrice ainsi que l'agente en AIPRP au CNRC ont assisté à plusieurs réunions de la collectivité de l'AIPRP et séances de formation offertes par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Annexe A : Décret de délégation

Décret de la délégation en vertu des Lois sur l'Accès à l'information et sur la Protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président du Conseil national de recherches Canada délègues aux personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe ci-après, ainsi qu'à la personnne occupant à titre intérimaire ledit poste, les attributions dont il est, en sa qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des Lois mentionnées en regard de chaque tel poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Annexe

Daté, en la ville d'Ottawa
ce 20 août 2014

John R. McDougall, ing.,
Président du Conseil national de recherches du Canada

Annexe B: Rapport statistique

Nom de l'institution: Conseil national de recherches Canada

Période d'établissement de rapport: 2015-04-01 au 2016-03-31

1.2 Sources des demandes

1.3 Demandes informelles

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

Partie 3 – Prorogations

Partie 4 – Frais

Partie 5 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations