Lignes directrices sur la Politique sur l'intégrité en science et en recherche

Status: Active
Date d'entrée en vigueur : 2018-12-12

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Table des matières

Ces lignes directrices ont été élaborées pour appuyer la mise en œuvre de la Politique du CNRC sur l'intégrité de la recherche et l'intégrité scientifique, en décrivant le processus à suivre pour gérer les questions liées à l'inconduite en matière de recherche ou l'inconduite scientifique.

Au cours des prochains mois, des lignes directrices supplémentaires seront élaborées au sujet d'autres aspects de la Politique.

1. Date d'entrée en vigueur

Ces lignes directrices entrent en vigueur le 12 décembre, 2018 et devraient être lues en parallèle avec la Politique sur l'intégrité en science et en recherché du CNRC.

2. Soumission d'allégations d'inconduite en matière de recherche

2.1 Non-conformité

Le CNRC s'engage à offrir un processus ouvert et facile d'accès à toute personne qui fait état d'une situation de non-conformité aux principes d'intégrité de la recherche. Toute allégation d'inconduite grave doit être examinée en profondeur et, si elle est fondée, être traitée en temps opportun. Tout au long de ce processus, le CNRC s'efforce de protéger les droits et les besoins de toutes les personnes impliquées.

2.2 Portée des sources

Des allégations d'inconduite peuvent concerner la recherche menée au sein du CNRC. La source peut provenir de l'intérieur ou de l'extérieur de l'organisation. Elles peuvent concerner des employés en poste, d'anciens employés et des chercheurs invités.

2.3 Autres politiques et lois

Conformément aux autres politiques et lois pertinentes, le CNRC prendra des mesures pour protéger les renseignements personnels et mettra en place des mécanismes de protection pour que les employés du CNRC puissent soumettre, en toute confiance, des allégations d'inconduite en recherche auprès des autorités compétentes ou participer à une procédure d'enquête, et ce, sans subir de préjudice.

2.4 Niveau des centres de recherche

Toute suspicion d'inconduite devrait, dans la mesure du possible, être discutée d'abord avec le gestionnaire approprié, le directeur ou le directeur général concerné. Une allégation d'inconduite plaçant la personne visée, ainsi que la personne qui soulève les allégations, dans une position de vulnérabilité, la première mesure administrative doit être empreinte de sensibilité, de confidentialité, d'objectivité et d'équité.

Le centre de recherche (directeur ou directeur général) ne mène pas d'enquête, mais prépare, sans retard, des recommandations écrites pour le VP responsable de la division concernée selon l'information dont il dispose. Ces recommandations doivent préciser :

  • Si les suspicions semblent être vérifiables ou non de manière indépendante;
  • Si les suspicions sont de toute évidence non fondées et pourquoi;
  • Si les inquiétudes semblent avoir été soulevées de bonne foi ou de manière malveillante.
  • Si les activités de recherche doivent être interrompues ou non, dans l'éventualité où les allégations visent un projet ou un programme en cours.

La justification de la recommandation doit aussi être fournie. Le VP confirme s'il accepte la recommandation, demande de l'information additionnelle, ou décide d'agir différemment. Si le VP choisit de conclure le processus à ce stade-ci, il conserve la recommandation dans ses dossiers dans l'éventualité où des mesures subséquentes soient requises.

2.5 Allégation soumise au VP ou au secrétaire général

Les allégations peuvent être soumises directement au VP du centre de recherche concerné, incluant la justification pour l'absence de discussion au niveau du centre de recherche. Les personnes de l'extérieur du CNRC qui désirent soumettre des allégations doivent être dirigées vers le VP responsable ou le secrétaire général du CNRC.

2.6 Autres allégations

Les allégations qui doivent aussi être communiquées au VP comprennent :

  • les soupçons concernant les travaux effectués à l'extérieur du CNRC par des chercheurs du CNRC ou dans le cadre d'une collaboration de recherche ou des travaux effectués et financés par le CNRC; et
  • les allégations provenant de sources anonymes ou d'une tierce partie si les renseignements pertinents sont disponibles et que les faits sont vérifiables de façon indépendante.

2.7 Relations avec la source

La source responsable des allégations doit être informée qu'elle aura l'occasion de présenter des renseignements pertinents comme toute autre personne détenant de tels renseignements, mais qu'elle n'obtiendra aucun statut particulier au cours du processus et ne sera pas informée des détails de l'évolution du processus.

2.8 Présomption de bonne foi

Si les allégations ne s'avèrent pas fondées, il ne faut pas nécessairement conclure que la source a eu tort de les soulever. La présomption doit être que la source a fait une erreur de bonne foi. Cependant, s'il est évident que la source a agi avec malveillance et sans justification raisonnable, un rapport distinct doit être préparé à ce sujet et présenté au VP responsable. L'allégation non fondée peut être traitée comme un cas éventuel distinct d'inconduite en matière de recherche possible ou d'application d'une mesure disciplinaire.

3. Réponse aux allégations

3.1 Répondant

Le VP responsable de la division concernée par les allégations sera normalement le répondant. Si, pour quelque raison, le VP responsable n'est pas ou ne peut être perçu comme étant neutre, le président nommera un autre membre du Comité de la haute direction du CNRC pour assumer le rôle de répondant.

3.2 Étapes

La réponse aux allégations d'inconduite scientifique peut comporter jusqu'à trois (3) étapes. À chaque étape, le répondant peut décider de ne pas pousser le processus plus avant si des développements justifient son abandon. Par exemple, si la personne visée admet son inconduite, il est possible de mettre fin au processus sans passer par toutes les étapes. Dans un tel cas, des mesures correctives ou disciplinaires peuvent être prises immédiatement.

Dans certains cas, il pourrait être recommandé de communiquer avec les partenaires et les collaborateurs nationaux et internationaux du CNRC. La nécessité de ces mesures est déterminée par le répondant.

3.3 Étape de l'évaluation préliminaire

(Voir l'annexe A pour des détails sur ce processus) Cette étape ne doit pas nécessiter plus de vingt (20) jours civils à partir du moment où le VP responsable est avisé des allégations. L'objectif de cette étape est de déterminer si les allégations relèvent de la présente politique et si l'information disponible justifie des mesures supplémentaires. Le résultat de l'évaluation préliminaire peut être une décision de ne pas donner suite aux allégations ou de passer à l'étape de la recherche des faits.

3.4 Étape de la recherche des faits

(Voir l'annexe B pour des détails sur ce processus) La personne visée est formellement informée de l'allégation. Le répondant nomme un assesseur de recherche des faits qui recueille les données, documents, fichiers électroniques et autres éléments matériels pertinents. Ceci permet d'assurer la sécurité des éléments à examiner. L'assesseur rencontre les personnes pouvant détenir des renseignements pertinents. Un comité de recherche des faits composé d'une personne du CNRC et d'une personne externe est formé. Le comité prend connaissance de l'information recueillie et rencontre les personnes impliquées, y compris la source, la personne visée ainsi que toute personne pouvant détenir des renseignements pertinents. Le comité peut consulter des experts dans le domaine concerné. Le rôle du comité de recherche des faits n'est pas de statuer s'il y a eu inconduite ou non, mais d'indiquer si une enquête est nécessaire.

3.5 Étape de l'enquête

(Voir l'annexe C pour des détails sur ce processus) À cette étape, un effectif plus important est nécessaire afin de fournir une gamme plus large d'expériences et de connaissances pour mener une enquête complète sur l'allégation. Le rôle du comité d'examen est d'élaborer un dossier factuel en analysant les allégations en détail et en examinant la preuve en profondeur pour ensuite formuler une recommandation et une conclusion stipulant si une inconduite en matière de recherche a été commise, par qui et quelle en est la gravité. Ce comité doit également déterminer si d'autres situations d'inconduite en matière de recherche sont possibles et justifieraient l'élargissement de la portée au-delà des allégations initiales. Cette situation peut comprendre la vérification de travaux scientifiques antérieurs de la personne visée.

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4. Facteurs pertinents à chaque étape

4.1 Personnes-ressources

Le traitement des allégations d'inconduite doit être mené par des personnes possédant de vastes connaissances scientifiques dans les domaines de recherche pertinents. Cependant, ces personnes ont besoin de l'appui et de l'encadrement d'autres professionnels. À chaque étape, et pour réduire les risques de complications ultérieures, il est fortement recommandé de communiquer avec les bureaux du CNRC suivants sur des questions pertinentes :

  • Services juridiques
  • Accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP)
  • Direction des ressources humaines (Groupe des relations de travail)
  • Bureau du secrétaire général

4.2 Déclarations écrites

Toute déclaration doit être écrite et signée. La personne visée ou tout témoin éventuel n'est pas tenu de faire de déclaration. Cependant, tous doivent être avisés qu'un manque de coopération n'entravera pas la démarche. Aucune déclaration, y compris les allégations, n'est acceptée à l'étape d'examen « à titre confidentiel ». Le CNRC payera uniquement les honoraires d'avocat conformément aux politiques du Conseil du Trésor sur l'indemnisation et à l'appui des exigences relatives à ses processus.

4.3 Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP)

En vertu de ces deux lois, toute information personnelle ou écrite sur la conduite et les conclusions du processus ne peut être partagée que dans les limites de la loi ou si les personnes impliquées y consentent. Sur demande, des organismes de financement de la recherche peuvent être informés des résultats du processus par le bureau du secrétaire général ou par le VP responsable, sous réserve des exigences de ces lois.

4.4 Mesures disciplinaires

Les décisions concernant les mesures disciplinaires relèvent de la direction et sont régies par la politique du CNRC en matière de procédures disciplinaires (article 5.6 du manuel des ressources humaines). Le comité de recherche des faits et le comité d'examen ne prennent aucune décision concernant les mesures disciplinaires, mais pourraient formuler des recommandations dans le dossier à la demande du répondant.

4.5 Amélioration de la politique

Pour améliorer et mettre à jour la présente politique de manière continue, le répondant transmet au secrétaire général ses commentaires quant aux dispositions de la politique et de la procédure, à la fin du processus et, si nécessaire, pendant le processus.

5. Exonération

5.1 Procédure

À tout moment, lorsque le processus mène à la conclusion que la plainte d'inconduite en matière de recherche n'est pas fondée, le répondant doit s'assurer que :

  • Toutes les personnes susceptibles d'être au courant du processus (la source, les témoins rencontrés) sont informées par écrit qu'il n'y aura aucune suite au cas puisqu'il a été déterminé que celui-ci n'était pas fondé; et
  • La personne exonérée des soupçons reçoit une confirmation écrite qu'une allégation a été soulevée, qu'un processus d'examen a été établi, qu'aucune justification n'a été trouvée et qu'aucune autre mesure n'est envisagée.

5.2 Rétablissement de la réputation

Si les allégations ne sont pas fondées et que la personne exonérée demande de l'aide pour rétablir sa réputation, le répondant peut faire parvenir une lettre formelle identique de la part du CNRC à toutes les parties concernées.

6. Traitement des documents

6.1 Protection de la vie privée

Les personnes concernées par le traitement des cas d'allégations d'inconduite en matière de recherche doivent faire tout en leur pouvoir afin de protéger la vie privée et la réputation de toutes les parties concernées. Ainsi, tous les documents concernant un cas en cours doivent être traités et protégés dans un dossier à part sous le contrôle du répondant et du président, selon le cas. Suite au règlement d'un cas, les documents sont conservés dans une section spéciale aux archives centrales du CNRC dont l'accès est réservé au président et au personnel dûment autorisé, et sont conservés pendant la durée prévue par la politique du CNRC sur la conservation des dossiers, puis détruits.

6.2 Dossiers du personnel

Rien ne doit apparaître dans le dossier d'une personne si un cas est non fondé. Le rapport de constatation, dans lequel les allégations ont été justifiées, est placé dans le dossier personnel de la personne responsable de l'inconduite et est considéré comme un document portant sur des mesures disciplinaires.

7. Avis et rapports externes

7.1 Organismes de financement

Tous les organismes de financement de la recherche concernés seront informés des conclusions et recevront le rapport final de l'enquête portant sur une inconduite; ce qui comprend les résultats d'une enquête qui a été interrompue avant terme pour quelque raison que ce soit. Sauf avis contraire, il n'est pas nécessaire d'informer les organismes de financement au cours des étapes de l'évaluation préliminaire et de la recherche des faits.

7.2 Contenus

Le rapport adressé aux organismes externes doit être fourni par le Bureau du secrétaire général et doit comprendre une synthèse globale de la preuve, de la procédure, des conclusions et, le cas échéant, des mesures correctives proposées.

7.3 Exemplaires

Un exemplaire de tous les rapports adressés aux organismes externes, sauf ceux adressés aux organismes d'enquête du gouvernement fédéral, doit être soumis à la personne visée afin qu'elle puisse y ajouter ses commentaires personnels.

7.4 Ententes officielles

Si une entente officielle entre le CNRC et un autre établissement stipule que toute inconduite doit être signalée à un organisme externe, cela se fera par le secrétaire général du CNRC. Une inconduite dans le présent contexte se définit comme étant toute forme de fabrication, falsification ou plagiat lié à la proposition, à la conduite, à l'examen de la recherche, ou lors de la diffusion de résultats de recherche.

8. Calendrier

Le temps nécessaire pour mener à terme le processus complet dépend en grande partie de la complexité des enjeux à examiner et du nombre de personnes impliquées dans le processus. Le calendrier normal d'un processus complet, en supposant qu'il n'est pas suspendu pour un motif quelconque, débute quand le répondant est avisé des allégations et se présente comme suit :

  Durée en jours civils
Évaluation préliminaire (comprenant le dépôt du rapport du répondant) 20
Nomination d'un assesseur d'examen 5 135
Mise sur pied du comité d'examen 10
Période d'objection de la personne visée 10
Première rencontre du comité d'examen 10
Rapport préliminaire du comité d'examen 60
Commentaires de la personne visée 10
Rapport final du comité d'examen 10
Réponse de la haute direction 20
Mise sur pied du comité d'enquête 10 210
Période d'objection de la personne visée 10
Rapport préliminaire du comité d'enquête 120
Commentaires de la personne visée 30
Rapport final du comité d'enquête 10
Décisions de la haute direction 30
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Annexe A - Évaluation préliminaire

A.1 Objectif

L'objectif de l'évaluation préliminaire est de déterminer :

  • si les allégations relèvent de la Politique sur l'intégrité de la recherche;
  • si les renseignements disponibles justifient d'autres mesures; et
  • si un comité de recherche des faits doit être mis sur pied.

A.2 Calendrier

L'évaluation préliminaire ne doit pas prendre plus de vingt (20) jours civils (à partir du moment où le VP responsable est avisé des allégations jusqu'à ce que le rapport d'évaluation préliminaire soit présenté au secrétaire général du CNRC).

A.3 Répondant

Le VP responsable du secteur concerné par les allégations agit normalement à titre de répondant et il est responsable de mener chaque cas à terme. Dès les premières étapes, le VP informe et consulte le secrétaire général. Si, pour quelque raison, le VP responsable n'est pas ou pouvait ne pas être perçu comme étant en mesure d'agir de manière impartiale, le président nomme un membre du comité de la haute direction du CNRC pour assumer ce rôle.

A.4 Entrevue avec la source des allégations

Le répondant rencontre, si possible, la personne à l'origine de l'allégation (la « source »), dès qu'il est avisé de l'allégation. Le directeur général concerné (ou un autre gestionnaire s'il n'est pas approprié que le directeur général intervienne) assiste à la rencontre. Cette entrevue donne à la « source » l'occasion de présenter les renseignements pertinents et d'être informée de la procédure, incluant la manière dont elle sera tenue au courant des développements futurs. La « source » est invitée à fournir le nom des personnes qui pourraient être au courant des allégations ou qui pourraient détenir des renseignements pertinents. Ces renseignements visent à protéger l'identité de la « source » et facilitent la protection des renseignements personnels. La « source » doit indiquer l'impact qu'aurait le dévoilement de son identité.

A.5 Portée de la Politique sur l'intégrité en science et en recherche du CNRC

À cette étape, le répondant doit déterminer si les allégations relèvent de la Politique sur l'intégrité en science et en recherche du CNRC et ces lignes directrices. Si tel n'est pas le cas, le répondant doit en informer la « source » par écrit et, si possible, diriger celle-ci vers l'instance qui pourrait l'aider (p. ex. la Direction des ressources humaines pour les cas de harcèlement ou de discrimination). Il incombe alors à la « source » de communiquer avec l'instance appropriée.

A.6 Nature de l'information

Si les allégations relèvent de la Politique sur l'intégrité en science et en recherche du CNRC, l'étape suivante consiste à déterminer si l'information présentée justifie effectivement d'autres mesures.

Il se peut qu'il soit impossible d'approfondir une allégation sans renseignements supplémentaires, parce que la « source » est anonyme et que les faits ne sont pas publiquement accessibles ou autrement vérifiables de manière indépendante, ou encore parce que la « source » refuse ou ne peut fournir plus de renseignements. Le CNRC n'approfondira pas une allégation anonyme sans renseignements justificatifs distincts à l'appui de l'allégation.

Dans ce cas, le processus peut être arrêté en remettant un rapport écrit au VP responsable (si le VP n'est pas le répondant), au directeur général du centre de recherche concerné et au secrétaire général. Le répondant avise aussi la « source » par écrit que l'allégation ne sera pas approfondie. La personne visée par les allégations en sera également informée seulement si elle est déjà au courant de l'allégation.

Une simple faiblesse au niveau de l'information ne constitue pas une raison pour arrêter le processus, puisque l'étape suivante est axée sur la collecte de renseignements pertinents.

A.7 Avis au CHD

Lorsque le répondant décide de passer à l'étape de la recherche des faits, celui-ci avertit le Comité de la haute direction (CHD) du CNRC de la décision.

Il faut souligner, lors de ces communications, qu'une décision de passer à l'étape de la recherche des faits ne signifie pas qu'une faute ou une inconduite a été établie.

A.8 Autres centres de recherche du CNRC ou autres organismes

Avant de passer à l'étape suivante, l'évaluation préliminaire devrait déterminer si d'autres centres de recherche du CNRC ou d'autres organismes sont concernés, et comment ils devraient contribuer au processus.

Le répondant et son homologue au sein de ces autres organismes concernés par le dossier devraient examiner leurs politiques respectives pour repérer toute différence importante et, dans la mesure du possible, ils devraient s'efforcer de se conformer aux normes les plus élevées des politiques des parties concernées.

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Annexe B - Étape de la recherche des faits

B.1 Objectif

L'objectif de cette étape est de recueillir des renseignements au sujet des activités de recherche afin de protéger tous les documents pertinents et de les soumettre à un comité restreint à des fins d'examen. Le rôle du comité de recherche des faits est d'évaluer la preuve lui étant présentée ainsi que les témoignages obtenus. Le comité doit déterminer si une enquête complète est justifiée; le comité n'a pas à décider si une inconduite s'est officiellement produite ni préciser qui est impliqué.

B.2 Calendrier

L'étape de la recherche des faits commence après que le Comité de la haute direction a été avisé. Cette étape peut prendre jusqu'à 135 jours civils.

B.3 Répondant

Le répondant est responsable :

  • de la nomination d'un assesseur de recherche des faits;
  • d'aviser la personne visée;
  • de mettre sur pied du comité de recherche des faits;
  • de faciliter le rôle de l'assesseur et du comité, lorsque nécessaire; et
  • d'encourager les personnes concernées à coopérer avec l'assesseur ou le comité de recherche des faits.

Tout au long du processus, l'assesseur de recherche des faits et le président du comité de recherche des faits informent le répondant des développements du processus.

Si des mesures administratives sont envisagées (concernant la source, la personne visée ou d'autres personnes impliquées), elles sont prises par le directeur général responsable en collaboration avec le VP responsable ou le répondant et, si nécessaire, avec le directeur général de la Direction des ressources humaines et le directeur des Services juridiques.

Le répondant doit communiquer avec le directeur des Services juridiques du CNRC au tout début de l'étape de la recherche des faits pour les informer du processus et pour désigner une personne-ressource attitrée si une intervention ou un avis juridique est nécessaire.

Le répondant doit également communiquer avec le Bureau de l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) afin de prendre les mesures appropriées pour protéger les renseignements personnels tout au long du processus.

B.4 Nomination d'un assesseur de recherche des faits

Le répondant nomme un assesseur de recherche des faits pour aider à l'étape de la recherche des faits au plus tard cinq (5) jours après que le CHD a été avisé. L'assesseur peut être un employé du CNRC ou une personne de l'extérieur qui possède de l'expérience en matière d'allégations de non-conformité avec les politiques organisationnelles. Aucun conflit d'intérêts ne doit exister ou en avoir l'apparence chez l'assesseur. L'assesseur doit posséder des antécédents scientifiques ou suffisamment de connaissances dans le domaine concerné pour établir correctement des rapports sur les constatations. L'assesseur est responsable de prendre des mesures immédiates et fermes pour obtenir et conserver des preuves matérielles, incluant, si nécessaire, des éléments appartenant au CNRC qui auraient pu être retirés des bureaux du CNRC.

L'assesseur mène une première série de rencontres avec les personnes impliquées. Pendant les rencontres avec la personne visée et les témoins, l'assesseur devrait être accompagné d'une autre personne, habituellement un agent des relations du travail du CNRC, afin de réduire les risques d'interprétations conflictuelles des conversations.

L'assesseur de recherche des faits recueille les renseignements suivants :

  • des éléments de preuve comme des carnets de laboratoire et des spécimens ainsi que des fichiers informatiques relatifs aux travaux de laboratoire (et obtenus à cet égard selon les politiques du CNRC);
  • des renseignements complets au sujet de tout financement externe pour les activités de recherche liées à l'allégation; des déclarations de personnes pouvant connaître des faits pertinents. La personne visée ou tout témoin éventuel doit être informé qu'il n'est pas tenu de faire de déclaration. Cependant, toute personne doit être avisée qu'un manque de coopération n'entravera pas l'instance. Aucune déclaration n'est acceptée « à titre confidentiel ».
  • L'Assesseur transmet au répondant le dossier complet ainsi que ses notes personnelles. De préférence, il agit en tant que secrétaire du comité de recherche des faits.

B.5 Avis à la personne visée

Le répondant informe par écrit la personne visée qu'une recherche de faits sera lancée; une copie de l'avis est envoyée au directeur général concerné. Un exemplaire de la présente politique est joint à l'avis. L'avis ne mentionne pas habituellement l'identité de la « source » à ce stade-ci. L'avis comprend le nom de l'assesseur de recherche des faits et explique son rôle. Ceci doit être effectué au plus tard dix (10) jours après avoir avisé le CHD.

B.6 Mise sur pied du comité de recherche des faits

Le répondant met sur pied un comité de recherche des faits. Le répondant doit être en mesure de proposer la composition du comité de recherche des faits au plus tard dix (10) jours après avoir informé le CHD de la décision de passer à l'étape de recherche des faits.

Le répondant est responsable d'aviser la personne visée de la composition du comité afin de lui donner l'occasion de s'opposer au choix d'un membre proposé en raison d'un conflit d'intérêts d'ordre personnel, professionnel ou financier. Le délai pour soulever une objection ne doit pas excéder dix (10) jours civils. C'est le répondant qui détermine s'il y a effectivement un conflit d'intérêts.

Le comité est composé d'au moins deux personnes expérimentées, mais ne peut inclure l'assesseur. Un des membres provient d'un organisme externe et a préférablement de l'expérience avec les cas d'allégations d'inconduite en matière de recherche. Le comité peut consulter des experts sur des questions particulières et demander l'aide de spécialistes quant à la qualité et l'originalité de la recherche et des méthodes utilisées, l'authenticité et l'originalité des résultats prétendus ou la véritable contribution des auteurs nommés. Le répondant peut être observateur auprès du comité, mais ne devrait pas en faire partie.

B.7 Processus du comité de recherche des faits

Au cours de la première rencontre, le comité est informé du cas et des enjeux connexes par le répondant, examine son mandat, confirme la nécessité d'une recherche de faits et prépare un plan de travail.

Le répondant transmet le dossier complet, incluant les notes de l'assesseur, aux membres du comité, après consultation avec le bureau de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels du CNRC (AIPRP), afin d'assurer le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette vérification doit aussi avoir lieu lorsque d'autres documents sont distribués.

Le répondant convoque la personne visée à rencontrer le comité de recherche des faits. Si plus d'une personne est soupçonnée d'inconduite en matière de recherche, les personnes doivent être rencontrées individuellement. Habituellement, le comité rencontre également la source des allégations et les principaux témoins et il examine aussi les documents de recherche pertinents.

Tout au long de l'étape de recherche de faits, le répondant examine la situation et détermine si des mesures administratives intérimaires devraient être prises afin d'éviter tout préjudice au CNRC, à ses clients ou à ses collaborateurs et au milieu de la recherche en général. Ces mesures peuvent comprendre la suspension du projet de recherche, le signalement aux parties extérieures et le retrait temporaire des documents en attente de publication. Avant toute action concernant les parties extérieures, le répondant consulte le directeur des Services juridiques du CNRC.

B.8 Résultat du comité de recherche des faits

À la fin de la recherche de faits, le comité remet au répondant un rapport écrit qui présente le contexte pertinent au cas, une description de l'allégation, les éléments de la preuve, un résumé des témoignages et une justification de la décision d'entreprendre ou non une enquête complète. Toutes les déclarations écrites sont jointes au rapport. Le comité dispose d'un délai de 60 jours pour effectuer les rencontres et rédiger le rapport préliminaire.

Un aveu de responsabilité partielle ou complète de la part de la personne visée, à la satisfaction du comité, peut justifier une recommandation de ne pas entreprendre une enquête complète. Dans un tel cas, le rapport du comité peut comprendre des suggestions de mesures correctives. Le rôle de l'assesseur de recherche des faits et du comité de recherche des faits est alors terminé et le répondant complète le dossier. Il peut être souhaitable de transmettre un rapport aux clients et aux collaborateurs nationaux et internationaux du CNRC, y compris l'« U.S. Office of Research Integrity ». La nécessité de cette mesure est déterminée par le vice-président responsable.

Si le comité conclut qu'une enquête complète est justifiée, le répondant consulte le chef des Services juridiques du CNRC pour s'assurer que le rapport préliminaire du comité établit des motifs raisonnables pour une enquête. Si des doutes persistent, le comité rencontre le directeur des Services juridiques pour réexaminer le dossier avant que le rapport préliminaire ne soit communiqué aux autres parties concernées.

Le répondant envoie un exemplaire du rapport préliminaire à la personne visée pour obtenir ses commentaires, et ce, dans un délai de dix (10) jours. Ces commentaires sont acheminés au comité et le rapport est achevé. Les exemplaires du rapport final sont alors distribués, à titre confidentiel, à la personne visée, au président du CNRC, au secrétaire général, au directeur général du centre de recherche concerné et au VP de la Direction des ressources humaines.

B.9 Conclusion

Si le cas est clos à ce stade, le VP de la direction des ressources humaines, en collaboration avec le directeur général du centre de recherche, surveillera la situation pendant une période pouvant aller jusqu'à un (1) an. Une personne-ressource peut être requise pour les parties impliquées afin d'assurer que tout enjeu nouveau ou résiduel concernant les ressources humaines survenant après la fermeture du cas puisse être abordé dans les plus brefs délais et de façon adéquate.

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Annexe C - Étape de l'enquête

C.1 Objectif

Le rôle du comité d'examen est d'élaborer un dossier factuel en analysant les allégations en détail et en examinant la preuve en profondeur pour ensuite recommander une conclusion stipulant si une inconduite en matière de recherche a été commise, par qui et quelle en est la gravité. Le comité d'examen doit également déterminer s'il est justifié d'élargir la portée de l'enquête au-delà des allégations initiales. Dans l'affirmative, la vérification des travaux scientifiques antérieurs de la personne visée peut être envisagée.

C.2 Calendrier

L'étape de l'enquête commence au moment du dépôt du rapport final du comité de recherche des faits. Cette étape peut s'étendre sur 210 jours civils.

C.3 Répondant

Le répondant est responsable :

  • d'avertir les organismes concernés;
  • de nommer les membres du comité d'examen;
  • de permettre à la personne visée de soumettre ses commentaires sur les membres du comité;
  • de convoquer la première rencontre du comité;
  • de remettre à la personne visée un exemplaire confidentiel du rapport préliminaire du comité;
  • d'aider le comité à terminer son rapport en tenant compte des commentaires de la personne visée;
  • de préparer une ébauche de réponse aux recommandations du comité;
  • d'acheminer le rapport et la réponse proposée au président et au secrétaire général;
  • de transmettre au comité les questions, les demandes ou les décisions du CNRC;
  • d'informer la personne visée des décisions en lui remettant un exemplaire du rapport final.

C.4 Avis externes

Lorsque l'allégation d'inconduite débouche sur la décision d'aller de l'avant avec l'étape de l'enquête, et si la recherche que l'on soupçonne d'être entachée d'une inconduite a déjà été financée par un organisme qui demande des rapports concernant les inconduites, le répondant doit, avant l'enquête, en avertir l'organisme. L'avis indique que le CNRC mène une enquête concernant une allégation d'inconduite et que les résultats de cette enquête seront transmis lorsqu'ils seront disponibles.

C.5 Comité d'examen

Si le répondant décide de mener une enquête complète, il nomme les membres du comité d'examen aussitôt que possible après que le comité de recherche des faits a déposé son rapport final. Les membres de recherche des faits ne devraient pas servir aussi au sein du comité d'examen, car un effectif plus important est probablement nécessaire afin de disposer d'une gamme suffisante de connaissances spécialisées et d'expériences, et la personne visée devrait être informée des membres du comité d'examen. Au moins deux membres doivent provenir de l'extérieur du CNRC. Le secrétaire général fait normalement partie du comité d'examen. De plus, les Services juridiques du CNRC pourraient fournir une aide aux membres du comité d'examen sur les questions relatives à la preuve et à la procédure. Il pourrait s'avérer judicieux d'être accompagné de membres des services juridiques du CNRC lorsque la personne visée ou les témoins choisissaient d'être accompagnés d'avocats durant les entrevues.

Le CNRC prendra toutes les mesures appropriées pour protéger la « source » d'une allégation d'inconduite en recherche contre d'éventuelles représailles et les renseignements personnels de nature confidentielle. Toutefois, la « source » doit s'attendre à son identité soit dévoilée à l'étape de l'enquête. La décision de dévoiler l'identité de la « source » et de le faire à l'étape de l'enquête est du ressort du répondant et, dans chaque cas, de concert avec le directeur des Services juridiques. En pareil cas, la « source » sera avisée au préalable.

Lorsque la situation s'y prête et que c'est réalisable, un des membres externes assure la présidence du comité d'examen.

C.6 Commentaires de la personne visée

Le répondant offre à la personne visée l'occasion de soumettre ses commentaires sur la composition du comité d'examen proposé, et ce, dans un délai de dix (10) jours. Une fois que le choix des membres est final, le répondant convoque la première rencontre du comité pour réviser le mandat, préparer un plan de travail et aborder toute question soulevée par les membres.

C.7 Attentes

On s'attend à ce que le comité d'examen :

  • fasse preuve de diligence pour garantir que le processus est approfondi et suffisamment documenté et qu'il comprenne l'analyse de tous les documents de recherche et de toutes les preuves pertinentes pour prendre une décision sur le bien-fondé de chaque allégation;
  • prenne des mesures raisonnables pour garantir dans toute la mesure du possible un processus impartial;
  • rencontre chaque personne visée, la source des allégations et toute autre personne détenant des renseignements pertinents, dont les témoins identifiés par la personne visée;
  • enregistre chaque rencontre, transmette l'enregistrement aux personnes rencontrées et annexe l'enregistrement au dossier de la procédure; et
  • aborde avec diligence toute question jugée pertinente pour l'enquête, incluant tout manquement supplémentaire, et poursuive le processus jusqu'à sa conclusion.

C.8 Rapport préliminaire

À la fin de l'étape de l'enquête, le comité remet au répondant un rapport écrit préliminaire décrivant les allégations, la nature de la recherche (incluant les collaborations ou les intérêts financiers externes pertinents) et la preuve examinée. Il dépose également un exposé des conclusions pour chaque allégation d'inconduite en matière de recherche déterminée au cours du processus.

C.9 Exposé des conclusions

Chaque exposé des conclusions doit :

  • identifier clairement les personnes visées;
  • déterminer si l'inconduite relève d'une falsification, une fabrication ou un plagiat et si elle a été commise intentionnellement, sciemment ou avec témérité;
  • résumer les faits et l'analyse en appui à la conclusion;
  • tenir compte du bien-fondé de toute explication raisonnable de la part de la personne visée pour déterminer par prépondérance de la preuve si l'inconduite prétendue découle d'erreurs de bonne foi ou de divergences d'opinions; et
  • déterminer si une publication doit être corrigée ou retirée.

En plus de l'exposé des conclusions, le comité d'examen formule normalement des recommandations sur les activités de recherche connexes en la matière, mais il doit s'abstenir de recommander des mesures disciplinaires, sauf si le répondant le demande explicitement.

C.10 Délai

Le rapport préliminaire d'enquête doit être terminé au plus tard cent vingt (120) jours civils suivant la mise sur pied finale du comité d'examen.

C.11 Commentaires de la personne visée

Le répondant remet à la personne visée des exemplaires confidentiels du rapport préliminaire, comprenant un exemplaire de la preuve à l'origine du dossier ou un accès surveillé à celui-ci. La personne visée a trente 30 jours civils pour soumettre ses commentaires par écrit.

C.12 Rapport final

Le répondant aide le comité d'examen à achever le rapport, s'assure que les commentaires de la personne visée sont inclus et pris en compte, et achemine le rapport au secrétaire général et au président du CNRC.

C.13 Décisions du CNRC

À la suite des consultations avec le président et, au besoin, d'autres personnes du CNRC, le répondant informe par écrit le comité d'examen des décisions du CNRC au sujet des conclusions et des recommandations du comité. Si ces dernières diffèrent des conclusions et des recommandations du comité, le répondant explique le fondement de ces décisions. De façon subsidiaire, le répondant peut retourner le rapport au comité d'examen en demandant une recherche des faits ou des analyses plus approfondies.

C.14 Avis à la personne visée

Lorsqu'une décision concernant le cas est prise, le répondant en avertit la personne visée par écrit et lui remet un exemplaire du rapport final.

C.15 Demande de révision

Une demande pour une révision formelle du rapport et des conclusions du comité d'examen peut être soumise par la personne visée ou par d'autres parties concernées au président du CNRC dans les vingt (20) jours civils après la réception du rapport et doit être basée sur le fait que les procédures appropriées n'ont pas été suivies ou sur toute nouvelle information importante. Le président ne substitue pas son jugement à celui du comité d'examen. Le seul recours du président, s'il décide que la demande de révision est justifiée, est de mettre sur pied un nouveau comité d'examen qui examinera toutes les preuves, y compris toute nouvelle information d'importance soumise par les parties concernées.

C.16 Organismes externes

Un rapport des résultats de l'enquête est envoyé à tous les organismes qui ont reçu ou qui auraient dû recevoir un avis préliminaire de l'enquête.

 

De : Conseil national de recherches Canada

 
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