Audit de la gestion des redevances et des primes liées à la propriété intellectuelle

Sommaire

En sa qualité de mandataire du gouvernement du Canada, le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) crée de la propriété intellectuelle et la gère ensuite de manière à s'acquitter de son mandat et à soutenir l'avancement au Canada du savoir scientifique et technologique et de l'innovation. En 2017-2018, le CNRC détenait environ 1 700 brevets et a encaissé des redevances et des revenus de licence d'environ 12 M$.

En 1994, conformément à la Politique sur le programme de récompenses des inventeurs et des innovateurs du Conseil du Trésor, le CNRC créait le Programme de reconnaissance de l'invention et de l'innovation (PRII). En vertu de cette politique, les fonctionnaires auteurs d'inventions scientifiques et technologiques peuvent profiter d'une partie des avantages financiers découlant de la commercialisation de leurs inventions. Le PRII est demeuré en vigueur jusqu'en 2012, puis a été remplacé par le Programme de reconnaissance des brevets (PRB) en vertu duquel les inventeurs ont droit à une somme forfaitaire à certains moments clés de la reconnaissance des inventions brevetables. Pendant la transition entre le PRII et le PRB, le CNRC a déterminé que certaines inventions bénéficieraient de « droits acquis » et que les primes prévues dans le cadre du PRII continueraient d'être versées aux employés qui en sont les auteurs. En 2017, le CNRC a entrepris une réévaluation des moyens mis en œuvre pour récompenser la contribution des employés aux inventions et innovations, et il travaille actuellement à la mise au point d'un nouveau programme à cet effet. L'équipe des Services d'affaires du CNRC (ESA), qui relève actuellement de la vice-présidente, Services professionnels et d'affaires (SPA), assure la gestion du portefeuille de propriété intellectuelle (PI) de l'organisation et s'occupe de percevoir les redevances et de verser les primes connexes depuis 2012-2013.

À la demande de la haute direction, le Bureau de la vérification et de l'évaluation du CNRC a procédé à un audit de la gestion des redevances et primes liées à la PI. L'exercice visait à obtenir l'assurance que des mécanismes appropriés de gouvernance, de gestion du risque et de contrôle sont inclus au cadre de gestion des redevances et des primes liées à la propriété intellectuelle (PI) du CNRC, et que la gestion de ces redevances et primes est conforme aux politiques du gouvernement du Canada et du CNRC tout en permettant à l'organisation de s'acquitter de son mandat en matière d'innovation et de recherche. L'audit a porté sur les pratiques en place du 1er avril 2017 au 30 novembre 2018.

L'équipe de l'audit a noté qu'en 2018, le CNRC a procédé à un examen interne du PRII afin de s'assurer que des contrôles satisfaisants étaient en place et de mieux comprendre les obligations actuelles et à venir du CNRC en vertu de ce programme et de recommander des mécanismes plus rigoureux pour la gestion des primes découlant de droits acquis. Dans la foulée de cet examen, un certain nombre d'améliorations ont été apportées. On a notamment développé de nouveaux outils et modèles uniformisés pour le calcul et le suivi des redevances perçues et des primes versées, et mis en œuvre des mécanismes internes additionnels pour exercer un meilleur contrôle sur le processus de collecte des redevances et de paiement des primes. Des efforts ont aussi été entrepris pour obtenir des 14 centres de recherche du CNRC les pièces justificatives confirmant les contrats de licences actifs bénéficiant de droits acquis en vertu du PRII.

Outre celles déjà mentionnées, l'audit a défini certaines possibilités d'améliorations clés esquissées ci-dessous, puis décrites avec plus de détails dans le rapport d'audit.

Description détaillée de la Figure 1 : Principaux points à retenir

Il s'agit d'un diagramme qui résume les deux constatations principales de l'audit, se rapportant à 3 secteurs soit les politiques, la gouvernance et les contrôles.

1. Les directives sur la gestion des redevances et des primes liées à la PI sont vagues. Ce flou a été particulièrement évident pendant la transition du Programme de reconnaissance de l'invention et de l'innovation (PRII) au Programme de reconnaissance des brevets (PRB). (Constatations 2)

   Les décisions d'interprétation des politiques sont ponctuelles, ce qui entraîne une faiblesse de la gouvernance dans le cadre.

2. Le cadre de gouvernance et le processus décisionnel en ce qui concerne les redevances et les primes liées à la PI sont flous. Les décisions ne sont pas toujours formellement étayées par les documents nécessaires et ne sont pas diffusées, et la politique n'est pas à jour. (Constatation 1)

   Cela entraîne une faiblesse des politiques dans le cadre.

3. Faiblesses des processus de contrôle (absence de contrôles automatisés) et absence de surveillance de la conformité. (Constatation 2)

   Lorsque les exigences sont claires, elles ne sont pas toujours respectées à cause de la faiblesse des contrôles et de l'absence de surveillance.

Les effets des faiblesses de la gouvernance, des politiques et des contrôles encourent des risques dans sur quatre aspects:

• Facturation partielle des redevances
• Paiements erronés (en trop ou en moins) des primes
• Non-respect des politiques du CNRC et celles du gouvernement du Canada
• Répercussions légales et sur la réputation

Constatation 1 — Gouvernance et prise des décisions

Les décisions prises par le Comité de la haute direction (CHD), composé du président et des vice-présidents, n'ont pas nécessairement été prises en compte au moment de formuler les exigences du PRB qui a succédé au PRII en 2012. Des décisions ont été prises, mais les politiques et documents connexes destinés à les rendre opérationnelles n'ont pas été mis à jour et elles n'ont pas non plus à ce moment été communiquées concrètement ou officiellement aux parties intéressées du CNRC.

De plus, au moment d'accorder des droits acquis dans le cadre du PRII, les exigences de la politique ont été interprétées « à la pièce » par les employés du CNRC. Dans quelques cas, on a constaté des changements dans les personnes désignées dans l'accord de distribution de primes au titre du partage des recettes tirées de la PI. En l'absence de directives officielles, la direction et les employés du CNRC ont pris des mesures qui ont conduit, en ce qui concerne le versement des primes, à l'adoption de pratiques incohérentes contraires aux décisions du CHD et aux politiques établies, mais qui continuent néanmoins d'être appliquées. En ce moment où le CNRC envisage une mise à jour de son programme de primes, il importe de mettre en place des mécanismes efficaces de gouvernance et de communication des décisions pour éviter ce genre de problèmes.

Constatation 2 — Politique et conformité

Les exigences de la politique relatives aux redevances et aux primes liées à la PI sont vagues, ne sont appuyées par aucune directive opérationnelle détaillée et ne font l'objet d'aucune formation connexe. Les mécanismes de contrôle de la perception des redevances et du paiement des primes pourraient aussi être améliorés. Ces processus sont en effet surtout manuels, ce qui augmente les risques d'erreurs ou de mécompte. Aucun programme global de conformité n'a par ailleurs été mis en œuvre pour s'assurer que les personnes qui appliquent les processus de perception des redevances et de versement des primes adhèrent aux exigences et pour détecter les dossiers problématiques. Si elle persiste, cette situation risque de créer une gestion brouillonne ou inappropriée des redevances et des primes liées à la PI.

Aperçu des recommandations et priorités

Description détaillée d'Aperçu des recommandations et priorités

Ce tableau présente les recommandations à mettre en œuvre à court, moyen et long termes.

• 2 recommandations doivent être mises en œuvre à court terme, avant celles formulées dans les autres recommandations afin de s'assurer que les obligations de rendre compte des décisions prises sont bien comprises :
  • [Rec. 1] Définir les obligations de rendre compte et les responsabilités relatives aux processus de gestion des redevances et des primes, y compris en matière de surveillance et de supervision.
  • [Rec. 2] Mettre en œuvre les mécanismes de gouvernance requis pour établir par qui et à quel moment les décisions relatives aux redevances et aux primes peuvent être prises, y compris la manière de communiquer les décisions à l'organisation.
• 3 recommandations devraient être appliquées à moyen terme :
  • [Rec. 3] Mettre en place un ensemble complet de politiques sur les redevances et les primes applicables à tous les programmes actifs de primes.
  • [Rec. 3] Établir des directives documentées pour renforcer les rôles et les responsabilités de tous les groupes participant au versement des primes.
  • [Rec. 3] Développer des documents de formation et les diffuser. Même si toutes ces recommandations sont appliquées à moyen terme, leur mise en œuvre dépend de la formulation en premier lieu des politiques afin de disposer de l'information nécessaire à la création des outils et des modèles, puis au développement de la formation sur ces mêmes politiques.
• 1 recommandation pourrait être mise en œuvre à plus long terme :
  • [Rec. 4] Mettre en œuvre un processus de conformité aux politiques relatives aux redevances et aux primes liées à la PI, y compris des processus de surveillance de la perception des redevances et du versement des primes. Les possibilités d'automatisation accrue des flux de travail et des contrôles susceptibles de réduire la quantité de ressources consacrées à la surveillance.

Note : Certains « gains rapides » liés à l'automatisation pourraient se concrétiser beaucoup plus tôt

Opinion de l'auditrice et conclusion

À mon avis, à titre de dirigeante principale de la vérification, des améliorations doivent être apportées à la gouvernance des redevances et des primes liées à la propriété intellectuelle, à la gestion des risques connexes et aux contrôles exercés afin de s'assurer que ces redevances et primes sont gérées conformément aux politiques du gouvernement du Canada et du CNRC tout en permettant à l'organisation de s'acquitter de son mandat en matière d'innovation et de recherche. Le CNRC doit continuer de renforcer ses pratiques de gestion par des améliorations continues et une meilleure gestion des risques, de la manière décrite dans le présent rapport d'audit. D'ici la mise en œuvre des recommandations du présent rapport, il est recommandé à la direction du CNRC d'investir les ressources nécessaires à une meilleure analyse des données et un meilleur contrôle de la gestion des redevances et des primes liées à la propriété intellectuelle.

Déclaration de conformité

Selon moi, en ma qualité de dirigeante principale de la vérification, l'audit a été mené conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut des auditeurs internes et conformément au Code d'éthique, comme le confirment les résultats du Programme d'assurance de la qualité et d'amélioration.

Alexandra Dagger, CIA, dirigeante principale de la vérification

Équipe d'audit

L'audit a été effectué par Deloitte au nom du Bureau de la vérification et de l'évaluation du CNRC. 

Rapport d'audit

Introduction

Au cours de l'exercice financier (EF) 2017-2018, le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) a tiré des licences accordées sur la propriété intellectuelle (PI) appartenant à l'État canadien des revenus de 12 M$. Une partie de ces revenus, en l'occurrence 1,3 M$, a été versée à environ 250 personnes à titre de prime pour leur contribution au développement ou à la commercialisation de la PI visée par les licences d'utilisation. Un des grands objectifs stratégiques du CNRC consiste à stimuler l'innovation en développant notamment de la PI. L'audit de la gestion des redevances et des primes liées à la PI a été désigné comme un projet hautement prioritaire et a été approuvé par le président du CNRC qui donnait ainsi suite aux recommandations du Comité de la haute direction (CHD) et du Comité ministériel d'audit (CMA) formulées dans le plan d'audit axé sur les risques de 2019 à 2021.

Données de base et contexte

Le CNRC est un organisme public canadien relevant du Parlement par l'entremise du ministre de l'Innovation, des Sciences et du Développement économique (ISDE). Il est régi par un Conseil composé de représentants de la communauté d'où est issue sa clientèle. Le CNRC est dirigé par un administrateur général, son président, et par un certain nombre de vice-présidents (V.-P.).

Comme le décrivent ses priorités pour l'exercice 2018-2019, un des principaux objectifs du CNRC consiste à favoriser l'avancement du savoir scientifique et technologique grâce, entre autres, à la création de biens intellectuels par les experts du CNRC. Le CNRC exécute ou commandite un large éventail d'activités scientifiques dans le cadre desquelles il crée, acquiert ou fournit différentes formes de PI afin de s'acquitter de son mandat et de poursuivre les priorités du gouvernement fédéral.

Comme le prévoit la Politique de gestion de la propriété intellectuelle du CNRC, ce dernier s'efforce de tirer le maximum de valeur de la PI qu'il développe, seul ou en collaboration, et s'assure que les stratégies retenues pour la protéger et la commercialiser sont conformes aux besoins actuels et futurs du Canada et du CNRC. Cet objectif est en partie atteint par la conclusion de contrats de licence formels avec des parties extérieures en vertu desquels le CNRC touche des redevances versées par les titulaires de ces licences. Selon le programme de primes applicable, les employés actuels du CNRC ou d'anciens employés peuvent avoir droit à des primes à des étapes clés du processus d'octroi des brevets ou au moment de la perception de redevances auprès des titulaires.

En 1994, le CNRC a créé le Programme de reconnaissance de l'invention et l'innovation (PRII) en conformité avec la Politique sur le programme de récompenses des inventeurs et des innovateurs du Conseil du Trésor. Cette politique du Conseil du Trésor exigeait des ministères et organismes fédéraux qu'ils se dotent d'un programme de primes qui permettrait aux fonctionnaires auteurs d'inventions scientifiques ou technologiques d'obtenir une partie des avantages financiers découlant de la commercialisation de ces inventions.

Le PRII du CNRC est demeuré en vigueur jusqu'en 2012, puis a été remplacé par le Programme de reconnaissance des brevets (PRB) après l'abrogation de la Politique sur le programme de récompenses des inventeurs et des innovateurs du Conseil du Trésor. Lorsque cette politique a été rescindée, les ministères et organismes ont obtenu le pouvoir discrétionnaire de verser au nom de l'État des primes aux fonctionnaires qui créent de la propriété intellectuelle. Le PRII prévoyait le versement de primes aux inventeurs et aux innovateurs (et aux non-inventeurs ayant contribué au développement ou à la commercialisation de la PI) sous la forme d'un pourcentage des redevances perçues par le CNRC. Avec l'entrée en vigueur du PRB, la structure de versement des primes a été modifiée. Le PRB prévoit en effet le versement d'une somme forfaitaire aux inventeurs aux étapes clés du processus de brevetage des inventions et a aboli le paiement de primes aux innovateurs. Au moment de la transition du PRII au PRB, le CNRC a déterminé que certaines inventions bénéficieraient de droits acquis et que le versement de primes aux conditions établies dans le PRII serait maintenu pour certains employés du CNRC. Depuis 2017, le CNRC travaille à la réévaluation des moyens mis en œuvre pour rémunérer les employés auteurs d'inventions et d'innovations, et souhaite développer et mettre en œuvre un nouveau programme de récompenses en remplacement du PRB. On trouvera à l'annexe B des détails sur les paiements versés en vertu du PRII et du PRB au cours des 4 dernières années.

En 2018, le CNRC a procédé à un examen interne du PRII afin de s'assurer que des contrôles satisfaisants étaient en place, comprendre les obligations actuelles et futures du CNRC en vertu de ce programme et finalement, et recommander un processus plus rigoureux d'administration des primes versées en vertu de droits acquis. Cet examen a eu pour résultats la mise en œuvre d'un certain nombre d'améliorations. On a notamment développé des outils et des modèles uniformisés pour calculer la valeur des redevances et des primes et pour exercer un contrôle sur leur perception ou leur versement, et on a mis en œuvre des contrôles internes additionnels sur ces processus de perception des redevances et de versement des primes. Dans le cadre de l'examen, on a aussi constaté que le transfert des pièces à l'appui des contrats de licence actifs des centres de recherche à l'équipe des Services de gestion des affaires (maintenant appelée équipe des Services d'affaires [ESA]), à la suite de la centralisation, en 2012, des responsabilités relatives à la gestion de la perception des redevances et du versement des primes, était inachevé. Un effort a donc été entrepris en 2018 pour obtenir auprès des 14 centres de recherche toutes les pièces justificatives liées aux contrats de licence actifs, y compris ceux faisant l'objet de droits acquis en vertu du PRII. L'ESA a continué d'améliorer les processus et les contrôles après la période visée par le présent audit. L'équipe nous a informés des mesures prises pour passer en revue tous les dossiers actifs du PRII afin de répertorier les rôles et les responsabilités en la matière et à l'intention du Comité de surveillance du CNRC à qui, selon les plans établis, sera transférée la responsabilité des activités de contrôle.

Voici quelques-unes des principales parties intéressées aux activités de perception des redevances et de versement des primes liées à la PI du CNRC :

• l'équipe des Services d'affaires qui relève du directeur général (DG), Programmes nationaux et Services d'affaires, qui relève lui-même de la vice-présidente, Services professionnels et d'affaires;
• la Direction des services financiers et d'approvisionnement (Opérations comptables, Services consultatifs et Gestion des ressources, Comptes débiteurs, Comptes créditeurs) qui est placée sous la direction de la directrice générale, Services financiers et d'approvisionnement, qui relève de la vice présidente, Services corporatifs et Bureau du chef de la direction financière (CDF);
• les centres de recherche (direction, chercheurs) gérés par des directeurs généraux relevant d'un vice-président à la recherche.

Les obligations de rendre compte des principales parties intéressées aux processus de perception des redevances et de versement des primes sont décrites à la figure 2.

Description détaillée de la Figure 2 : Principales parties intéressées

Cette image représente 3 groupes de principales parties intéressées, chacun avec une courte description de ses responsabilités en matière de gestion de la propriété intellectuelle et des redevances et primes qui en découlent, à l'aide de 3 cercles intégrés :

1. 14 centres de recherche (CR) du CNRC qui relèvent chacun d'un vice-président à la recherche
   • L'obligation de rendre compte de la définition des inventions, du brevetage de la PI et de la signature de contrats de licence avec des partenaires incombe à chaque centre de recherche ayant à sa tête un directeur général relevant d'un vice-président à la recherche.
2. Équipe des Programmes nationaux et Services d'affaires (PNSA) qui relève de la vice-présidente, Services professionnels et d'affaires
   • L'obligation de rendre compte de la facturation des redevances dues par les partenaires avec qui le CNRC a conclu des contrats de licence et du versement des primes aux employés du CNRC incombe à l'équipe des Services d'affaires (ESA) qui relève du DG, Programmes nationaux et Services d'affaires relevant lui-même de la V.-P., Services professionnels et d'affaires.
3. Direction des services financiers et d'approvisionnement qui relève de la vice-présidente, Services corporatifs et Bureau du chef de la direction financière (CDF)
   • L'obligation de rendre compte de la gestion financière des redevances et des primes et des responsabilités particulières au traitement des redevances reçues des titulaires de licence et du paiement des primes dues aux employés du CNRC incombe à la Direction des services financiers et d'approvisionnement (SFA) qui relève de la DG, SFA relevant elle-même de la vice-présidente, Services corporatifs et Bureau du chef de la direction financière.

Le CNRC dispose de 2 principaux systèmes infotechnologiques pour assurer la gestion de la facturation et de la perception des redevances et le versement des primes :

• Le système de gestion de la PI (SGPI) fondé sur l'infonuagique et utilisé par l'équipe des Services d'affaires (ESA) pour enregistrer les modalités des contrats de licence au moment de leur signature. Pendant la durée de chaque contrat, le système sert aussi à assurer le suivi sur la perception des redevances et le paiement des primes.
• Le système ministériel de gestion financière (SMGF) dont le module SD (ventes et distribution) est utilisé par la Direction des services financiers du CNRC pour consigner et gérer tous les processus financiers, de la commande à la livraison, y compris la facturation et la perception des redevances. Le paiement des primes est traité par la fonction de gestion des comptes débiteurs du SMGF.

L'audit

Objectif

L'objectif de l'audit consistait à obtenir l'assurance que des mécanismes appropriés de gouvernance, de gestion du risque et de contrôle sont inclus dans le cadre régissant les activités de gestion des redevances et des récompenses du CNRC liées à la propriété intellectuelle (PI) que l'organisation génère. L'audit devait aussi permettre de s'assurer que ces activités sont gérées conformément aux politiques du gouvernement du Canada et à celles du CNRC tout en permettant à l'organisation de s'acquitter de son mandat en matière d'innovation et de recherche.

Périmètre

Fondé sur l'évaluation du risque de la phase de planification, l'audit s'est concentré sur les éléments fondamentaux suivants :

• le cadre de gouvernance et le cadre stratégique qui régissent la perception des redevances et le versement des primes liées à la PI;
• les processus administratifs de perception des redevances et de paiement des primes liées à la PI;
• les systèmes infotechnologiques et les processus de production des rapports.

Le processus de gestion des contrats de licence avec des parties extérieures susceptibles de donner lieu à la création de PI sera évalué dans le cadre d'un audit distinct ^{Footnote 1}. Les processus liés au recensement (c.-à-d. à la divulgation des inventions et aux décisions de brevetage) et à l'administration de la PI (c.-à-d. la protection de la PI et son application) ont été exclus du périmètre du présent audit. L'audit devait se concentrer plutôt sur la conception et la mise en œuvre des processus de contrôle de la perception des redevances et du versement des primes en vertu des contrats de licence et en évaluer l'efficacité opérationnelle actuelle, y compris les contrats découlant du PRB et ceux bénéficiant de droits acquis en vertu du PRII qui étaient actifs pendant la période d'audit (1er avril 2017 au 30 novembre 2018).

Approche

L'audit a été exécuté conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne et conformément à la Politique sur l'audit interne du Conseil du Trésor et aux instruments de politiques connexes. Pendant l'exécution de l'audit (se reporter à l'annexe A pour les critères d'audit), l'équipe s'est rendue sur le terrain afin notamment d'examiner la documentation et de s'entretenir avec des représentants des principales parties intéressées, notamment des dirigeants et des employés des groupes suivants du CNRC :

• l'équipe des Services d'affaires relevant de la vice-présidente, Services professionnels et d'affaires;
• la Direction des services financiers et d'approvisionnement (Opérations comptables, Services consultatifs et Gestion des ressources, Comptes créditeurs, Comptes débiteurs) relevant de la vice présidente, Services corporatifs et Bureau du chef de la direction financière (CDF);
• les centres de recherche (dirigeants, chercheurs) relevant d'un vice-président à la recherche.

Au total, 4 centres de recherche ont fait l'objet d'une inspection. Ils ont été sélectionnés de manière à assurer la couverture des multiples divisions de recherche et la représentation de toutes les régions.

Description détaillée de la Figure 3 : Centres de recherche ciblés

Carte géographique du Canada indiquant la situation générale de 4 centres de recherches visités dans le cadre de l'audit :

• Énergie, mines et environnement (EME) en Colombie-Britannique
• Automobile et transports de surface (ATS) en Ontario
• Thérapeutiques en santé humaine (TSH) au Québec
• Dispositifs médicaux (DM) au Québec

Un échantillon de 42 contrats de licence a été sélectionné afin d'évaluer l'efficacité des principaux contrôles de la perception des redevances et du versement des primes. Pour assurer une large couverture des contrats se situant à l'intérieur du périmètre de l'audit, un certain nombre d'attributs ont été pris en compte au moment de constituer l'échantillon, notamment le centre de recherche en question et le genre de client en cause. Comme ils représentent une forte proportion des contrats de licence du CNRC et vu la grande complexité du système de paiement des primes en vertu de ces contrats, l'accent a été mis sur les contrats assujettis au PRII.

Description détaillée de la Figure 4 : Contrats de licence par centre de recherche

Centre de recherche	Nombre total de contrats de licence	Sélectionné pour contrôle par sondage détaillé
Thérapeutiques en santé humaine	237	13
Automobile et transport de surface	17	3
Énergie, mines et environnement	19	4
Dispositifs médicaux	31	7
Électronique et photoniques avancées	13	1
Aérospatiale	12	2
Développement des cultures et des ressources aquatiques	25	3
Construction	2	0
Technologies numériques	51	4
Métrologie	30	2
Nanotechnologie	0	0
Génie océanique, côtier et fluvial	6	2
Technologies de sécurité et de rupture	15	1

Constatations de l'audit et recommandations

Comme nous l'avons mentionné précédemment, après l'examen interne du PRII effectué en 2018, un certain nombre d'améliorations au processus de gestion des redevances et des primes ont été mises en œuvre, notamment le développement d'outils et de modèles uniformisés ainsi que l'application de contrôles internes additionnels. Un nouveau mécanisme de contrôle a par exemple été mis en œuvre en vertu duquel le directeur de l'ESA examine et approuve désormais toutes les factures de redevances émises. Cette amélioration et d'autres visaient à régler les problèmes causés par les erreurs de facturation des redevances et de calcul des primes versées en vertu d'un contrat avec un client clé.

Le présent audit a détecté d'autres possibilités d'améliorations. La figure 2 donne un aperçu des principales constatations et de leurs effets sur les contrôles actuels et sur la conformité aux politiques. On trouvera dans les pages qui suivent tous les détails de ces constatations ainsi que les recommandations visant à améliorer les processus de perception des redevances et de versement des primes liées à la PI du CNRC.

Description détaillée de la Figure 1 : Principaux points à retenir

Il s'agit d'un diagramme qui résume les deux constatations principales de l'audit, se rapportant à 3 secteurs soit les politiques, la gouvernance et les contrôles.

1. Les directives sur la gestion des redevances et des primes liées à la PI sont vagues. Ce flou a été particulièrement évident pendant la transition du Programme de reconnaissance de l'invention et de l'innovation (PRII) au Programme de reconnaissance des brevets (PRB). (Constatations 2)

   Les décisions d'interprétation des politiques sont ponctuelles, ce qui entraîne une faiblesse de la gouvernance dans le cadre.

2. Le cadre de gouvernance et le processus décisionnel en ce qui concerne les redevances et les primes liées à la PI sont flous. Les décisions ne sont pas toujours formellement étayées par les documents nécessaires et ne sont pas diffusées, et la politique n'est pas à jour. (Constatation 1)

   Cela entraîne une faiblesse des politiques dans le cadre.

3. Faiblesses des processus de contrôle (absence de contrôles automatisés) et absence de surveillance de la conformité. (Constatation 2)

   Lorsque les exigences sont claires, elles ne sont pas toujours respectées à cause de la faiblesse des contrôles et de l'absence de surveillance.

Les effets des faiblesses de la gouvernance, des politiques et des contrôles encourent des risques dans sur quatre aspects:

• Facturation partielle des redevances
• Paiements erronés (en trop ou en moins) des primes
• Non-respect des politiques du CNRC et celles du gouvernement du Canada
• Répercussions légales et sur la réputation

Constatation 1 — Gouvernance et prise de décisions

Observations

Tant les politiques du PRII que celles du PRB stipulent qu'il appartient au président du CNRC de mettre en œuvre les programmes de primes et d'autoriser le paiement de toutes les primes. Même si les politiques particulières à chaque programme attribuent la responsabilité de la gestion de ce programme à un groupe précis, elles ne font état d'aucune obligation de rendre compte des décisions prises ni ne fixent de seuil précis pour encadrer la délégation du pouvoir décisionnel (c'est-à-dire, le niveau requis pour approuver les décisions ayant une incidence sur un programme dans son ensemble et celui nécessaire pour approuver une décision « ponctuelle » dont la portée et les retombées sont nécessairement moindres).

Les décisions prises en 2012-2013 par le Comité de la haute direction (CHD) constitué du président et des vice-présidents ne se sont pas toujours traduites par la formulation d'exigences concrètes à l'égard des programmes. Par exemple, en décembre 2012, le CHD a approuvé le paiement d'une somme forfaitaire de 400 $ par invention. Pourtant, dans le cadre du PRB, le montant prévu des primes est plutôt de 375 $. En outre, même si le CHD a demandé que seuls les contrats de licence signés dans le cadre du PRII avant septembre 2011 qui prévoyaient le versement de primes bénéficient de « droits acquis », un vice-président a pris et diffusé en 2014 la décision d'étendre les droits acquis aux contrats ne prévoyant le versement d'aucune prime, dans la mesure où des primes avaient déjà été versées en vertu de ces contrats avant septembre 2011. Nous n'avons été en mesure d'obtenir aucune preuve que cette décision a été officiellement documentée ou approuvée.

De plus, en l'absence de lignes directrices formelles régissant la transition du PRII au PRB, les exigences de la politique accordant des droits acquis à certaines parties dans le cadre du PRII ont été interprétées « à la pièce » par la direction et les employés du CNRC. Les décisions prises de 2012 à 2014 (soit en dehors de la période visée par l'audit) ne correspondent pas à la politique relative au PRII ni aux documents d'application de ces décisions, et ces décisions n'ont par ailleurs pas été communiquées efficacement ou officiellement aux parties intéressées du CNRC. Certaines mesures prises par des employés du CNRC en l'absence de directives formelles sur le PRII ont conduit à la création de précédents contraires aux décisions du CHD et aux politiques établies, mais ces précédents continuent pourtant d'être appliqués. Parmi les autres exemples, mentionnons que la direction du programme a permis que des changements soient apportés à la liste des personnes qui figurent dans un accord de distribution des primes sans obtenir d'approbation additionnelle et permis que des paiements fondés sur les revenus bruts plutôt que sur les revenus nets continuent d'être versés.

La matrice des pouvoirs de signer des documents financiers du CNRC (PSDF) stipule que le pouvoir d'engager des dépenses au titre du paiement de primes d'une valeur supérieure à 500 $ incombe au président du CNRC. En décembre 2018, le président a signé une note d'information indiquant que les politiques du PRII et du PRB tenaient lieu de pouvoir d'engager des dépenses pour toutes les primes répondant aux critères des politiques tant et aussi longtemps qu'elles restaient en vigueur. Pourtant, il n'existe aucun processus formel de vérification des soldes inutilisés par le CNRC ou de gestion continue des engagements conformément aux exigences du Conseil du Trésor.

Constatation 2 — Politique et conformité

Observations

Au moment de la transition du PRII au PRB en 2012, le CNRC a décidé que certaines inventions bénéficieraient de droits acquis et que des primes continueraient d'être versées à leur égard à des employés actuels ou anciens du CNRC, conformément au PRII. Aucun ensemble exhaustif de règles ou de directives n'a toutefois été établi pour encadrer cette mesure transitoire. De plus, aucun document établissant les politiques n'a été créé ni mis à jour pour faire état des décisions prises dans le cadre du PRII par des membres de la haute direction et par les employés du CNRC, et aucune directive opérationnelle n'a été formulée pour s'assurer que les exigences des politiques régissant le PRII sont interprétées correctement. En ce qui concerne les dossiers du PRII bénéficiant de droits acquis, l'absence d'une politique exhaustive clairement formulée pour régir le paiement des primes accroît le risque d'incohérences dans les décisions prises et le risque de non-conformité aux politiques, ou à tout le moins, le risque d'apparence de non-conformité.

Le PRII exigeait que des primes soient versées aux personnes dont le nom figurait dans l'accord de distribution des primes applicables, sauf en cas de changement qui est approuvé par la direction et qui est communiqué à tous les employés touchés. Aucun processus formel ni directive visant à s'assurer que ces mises à jour sont dûment effectuées et approuvées n'ont été établis dans le cas des dossiers bénéficiant de droits acquis. Un contrôle par sondage des dossiers visés par l'audit a permis de détecter parmi les 14 dossiers contrôlés 2 cas où des primes ont été versées à des personnes dont le nom ne figurait pas dans la version initialement approuvée de l'accord de distribution des primes. L'équipe d'audit n'a par ailleurs reçu aucune preuve que les changements avaient été approuvés par la direction et que les employés touchés ont été avisés de ces changements.

Le PRII exigeait que les paiements versés aux directeurs généraux soient approuvés par leur vice président afin d'éviter tout conflit d'intérêts ou toute apparence de conflit d'intérêts. Aucun processus ni directive opérationnalisant cette pratique n'a été mis en place dans le cas des dossiers du PRII bénéficiant de droits acquis. Le contrôle par sondage détaillé des dossiers d'audit n'a permis de trouver aucun exemple de paiement d'une prime à un directeur général sans l'approbation requise du vice-président responsable (V.-P.) pendant la période d'audit.

L'équipe d'audit a aussi trouvé des cas où il n'était pas clair si les exigences de la politique originale du PRII avaient été appliquées, et constaté que ces exigences ont été appliquées de manière inégale avant et après l'abrogation de la politique. Par exemple, mentionnons que dans certains cas de revenus inférieurs à 1 000 $, les dépenses engagées ont tout de même été déduites des revenus issus de la PI et les redevances intégralement payées à même les revenus générés par la PI. Des paiements ont été effectués en fonction des revenus bruts et calculés à un taux de 35 % des revenus générés par la PI inférieurs à 1 000 $.

Les méthodes de surveillance des processus de perception des redevances et de paiement des primes pourraient être améliorées. En effet, les processus actuels sont encore manuels dans une large mesure, ce qui augmente le risque d'erreurs ou de mécomptes. L'ESA comptabilise les redevances au moyen d'une feuille de calcul fondée sur les rapports de ventes fournis par les clients. Cette feuille de calcul est envoyée à la Direction des services financiers qui établit alors la facture et l'envoie à l'ESA pour qu'elle soit acheminée au client. Lorsque la Direction des services financiers reçoit le paiement, aucun avis automatisé n'est acheminé à l'ESA. Lorsque l'ESA est finalement informée du paiement, elle remplit la feuille de calcul des primes qui est envoyée à la Direction des services financiers pour paiement. Aucun indicateur automatisé n'est envoyé à l'ESA pour l'informer du moment auquel le paiement a été effectué. Les pièces justificatives ne sont pas stockées dans un dépôt centralisé auquel auraient accès les employés de la Direction des services financiers, des Services d'affaires et du centre de recherche.

Aucun programme de conformité qui permettrait de s'assurer que les personnes qui appliquent les processus de gestion des redevances et des primes adhèrent à la politique et aux exigences des processus administratifs n'a été établi. L'audit a permis de constater que rien n'est prévu dans les politiques du PRII et du PRB pour garantir leur respect ou pour exercer une surveillance sur les activités du programme.

Outre cette absence de fonction de conformité du programme de versement des primes, aucune formation officielle ni aucun plan ou stratégie d'apprentissage n'ont été échafaudés (pour définir la formation requise par les différentes parties intéressées). Il convient aussi de signaler qu'avant de songer au développement d'un programme de formation, il faudrait d'abord que les politiques et procédures opérationnelles à suivre soient claires. L'absence d'un plan formel de formation et de directives clairement établies augmente la probabilité que la politique ne soit pas respectée et la possibilité que les décisions prises ne soient pas conformes aux attentes de la haute direction.

Annexe A — Champs d'enquête

L'audit a été mené en s'appuyant sur les champs d'enquête ci-dessous à l'intérieur d'un périmètre englobant à la fois la gestion des contrats de recherche et de licence et la gestion des redevances et des primes liées à la PI (puisque certains contrats de licence ont pour résultat le paiement de redevances et de primes). Il a cependant été décidé de communiquer les résultats de l'audit dans 2 rapports distincts : un sur la perception des redevances et le paiement des primes liées à la PI (le présent rapport) et un autre sur l'audit des contrats de recherche et de licence.

Champs d'enquête

1. En matière de perception des redevances et de versement des primes liées à la PI, les obligations de rendre compte sont clairement définies et soutenues par un cadre efficace de gouvernance et de gestion des risques.
2. Le cadre stratégique mis en œuvre à l'égard des activités de perception des redevances et de versement des primes liées à la PI est exhaustif et clairement communiqué. Il s'appuie sur des processus, des lignes directrices et des modèles et est accompagné d'activités de formation et de sensibilisation des employés. Le respect du cadre stratégique fait l'objet d'une surveillance.
3. Un cadre de contrôle interne a été mis en place pour orienter le processus de perception des redevances et de versement des primes liées à la PI. La conception des principaux contrôles est appropriée et ceux-ci fonctionnent efficacement.
4. Des systèmes infotechnologiques soutiennent les activités de perception des redevances et de versement des primes liées à la PI et fournissent une piste d'audit.
5. Des modalités de communication de l'information relative aux activités de perception des redevances et de versement des primes liées à la PI sont établies et les rapports produits procurent aux employés et à la haute direction l'information nécessaire à la prise des décisions.

Annexe B — Valeur et bénéficiaires du programme de primes liées à la PI du CNRC

Valeur totale des primes facturées au Programme de reconnaissance de l'invention et de l'innovation (PRII) ^{Footnote 2} et au Programme de reconnaissance des brevets (PRB) de l'exercice 2016 à l'exercice 2019.

Description détaillée du Valeur totale des primes facturées

	PRII	PRB
Exercice 2016	1,344,573 $	46,125 $
Exercice 2017	1,809,759 $	33,375 $
Exercice 2018	1,251,177 $	60,750 $
Exercice 2019	1,882,144 $	76,875 $

Nombre total de bénéficiaires de primes liées à la PI dans le cadre du PRB et conformément aux droits acquis en vertu du PRII de l'exercice 2016 à l'exercice 2019.

Description détaillée de Nombre total de bénéficiaires

Nombre de bénéficiaires	PRII	PRB
Exercice 2016	175	94
Exercice 2017	152	66
Exercice 2018	147	109
Exercice 2019	159	111

Annexe C — Plan d'action de la direction