Audit de la gestion des conflits d’intérêts

Résumé et conclusion

Contexte

La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du Conseil du Trésor définit un conflit d'intérêts (CI) comme « une situation dans laquelle le fonctionnaire a des intérêts personnels qui pourraient influer indûment sur l'exécution de ses fonctions et de ses responsabilités officielles ou dans laquelle le fonctionnaire use de sa charge publique pour obtenir des gains personnels ». Un conflit d'intérêts peut empêcher une personne de s'acquitter de ses fonctions et de ses responsabilités en toute impartialité. Le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) exerce ses activités dans un environnement dynamique et complexe et entretient des liens avec de nombreuses tierces parties. Dans ce contexte, il est essentiel que le CNRC applique des mécanismes efficaces de prévention et de gestion des conflits d'intérêts et garantisse ainsi l'intégrité de ses recherches, de ses activités et de sa culture, et maintienne la confiance du public dans sa capacité de s'acquitter de sa mission et de demeurer fidèle à ses valeurs.

Le Bureau de la vérification et de l'évaluation du CNRC a entrepris un audit de la gestion des CI à la demande de la haute direction. L'objectif de cette mission d'audit était d'obtenir une assurance indépendante que la gestion des conflits d'intérêts au CNRC est à la hauteur du niveau de risque couru et est conforme à ses valeurs, à ses politiques et à son code de conduite et ainsi qu'à ceux du gouvernement du Canada. L'étendue de l'audit englobait le cadre régissant le programme de gestion des CI au CNRC et sa mise en œuvre par les centres de recherche, directions et le Programme d'aide à la recherche industrielle (CDP) au cours de la période du 1^er janvier 2016 au 1^er février 2019.

Opinion et conclusions

En qualité de dirigeante principale de la vérification, j'estime que la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat est conforme aux exigences de la politique équivalente du Conseil du Trésor (CT), mais il est néanmoins nécessaire de renforcer cette politique et d'autres éléments du cadre de gestion afin de mieux les adapter à l'environnement fonctionnel du CNRC et en venir à une gestion plus proactive des CI. Plus précisément, il est nécessaire de mieux aligner le programme sur la gestion de conflits d'intérêts avec le niveau de risque des divers secteurs d'activité et opérations du CNRC, d'accroître la sensibilisation et le suivi organisationnel des conflits d'intérêts, de mettre en place des mécanismes clés pour garantir que les conflits sont correctement déclarés et de mieux outiller les gestionnaires et les employés pour gérer de manière proactive les conflits d'intérêts.

Points clés à retenir

Le CNRC s'est doté de certains des éléments indispensables à un cadre efficace de gestion des CI. En plus d'intégrer des dispositions sur les conflits d'intérêts à son Code de conduite, le CNRC s'est aussi doté d'une politique distincte sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat qui facilite la sensibilisation de l'organisation à ces questions. La Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat est conforme à la politique correspondante du Conseil du Trésor et établit les attentes et les exigences les plus fondamentales en matière de CI incluant les principaux rôles et responsabilités en la matière, les exigences imposées aux employés et les conséquences en cas de non-conformité. Le CNRC a aussi créé plusieurs documents d'orientations sur des questions liées aux CI et a aussi conçu un processus et un formulaire de déclaration des situations de conflit d'intérêts. Un examen et une révision de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat ont été amorcés en 2018, mais n'ont pas été achevés. Dans le cadre de cet examen effectué en 2018 et du présent audit, on a constaté des possibilités de renforcement de la Politique, des directives et des outils qui atténueraient certains risques de CI dans l'environnement fonctionnel du CNRC.

La directrice du Secrétariat de la haute direction, qui relève directement du Secrétaire général, s'est officiellement vu déléguer la responsabilité et l'autorité du Bureau des valeurs et de l'éthique (V & E), qui soutient la mise en œuvre de la politique sur les conflits d'intérêts et l'éducation des personnes et fournit des avis et des conseils indépendants et assistance au personnel en matière de conflits d'intérêts. Aussi, vers la fin de 2018-2019 et au début de 2019-2020, nous avons observé le lancement de nouvelles initiatives pour appuyer les valeurs et l'éthique et améliorer la gestion des CI. Ces initiatives incluent notamment la conception préliminaire d'un nouveau système de gestion de dossiers et le flux de travail en matière de valeurs et d'éthique, la mise au point de la version préliminaire d'un nouveau cours sur les conflits d'intérêts à l'intention des employés, la création d'un poste d'ombudsman (à qui il incombe de gérer le programme de valeurs et d'éthique et d'offrir des services d'ombudsman), et certaines activités récentes de sensibilisation aux valeurs et à l'éthique de certaines unités fonctionnelles lancées par le Secrétariat de la haute direction du CNRC. Le Secrétariat de la haute direction travaille par ailleurs à un projet de séances d'information générale sur les valeurs et l'éthique en 2019-2020 (qui incluront un contenu limité sur les conflits d'intérêts) à l'intention de tous les centres de recherche, directions et du PARI. Bien que ces initiatives, si elles se poursuivent, renforceront la gestion des CI au CNRC, l'audit a recensé plusieurs autres possibilités d'améliorations.

L'audit a révélé qu'une évaluation des risques inhérents et résiduels liés aux divers types de conflits pouvant survenir au CNRC n'avait pas été réalisée. Plusieurs postes ont été désignés comme présentant un risque élevé de conflit en après-mandat et sont donc assujettis à des exigences particulières. Toutefois, nous avons constaté qu'aucune méthode satisfaisante n'a été adoptée pour gérer les risques de conflits d'intérêts auxquels sont exposés les nouveaux employés hormis ceux du Programme d'aide à la recherche industrielle (PARI) ou pour employés actuels. En revanche, le PARI a reconnu qu'il est exposé à des risques inhérents élevés liés aux conflits d'intérêts et a mis en place des contrôles supplémentaires pour atténuer ces risques, notamment l'obligation pour tous les nouveaux employés de soumettre un formulaire de déclaration de conflits d'intérêts, qu'ils soient en conflit ou non.. Si l'on fait abstraction du PARI, les autres employés du CNRC, sans égard au niveau hiérarchique de leur poste ou de leurs responsabilités, sont tenus de présenter un formulaire de déclaration de conflit d'intérêts uniquement s'ils se trouvent dans une situation de conflit d'intérêt potentiel, réel ou perçu. Les employés du CNRC n'ont aucune obligation de soumettre périodiquement (p. ex., tous les ans) une déclaration relative aux conflits d'intérêts.

La direction du PARI, avec le soutien du bureau du secrétariat général (CS), a été proactive en discutant des conflits d'intérêts avec ses employés, en les sensibilisant à la question et en fournissant de l'information sur ce sujet. En dehors du PARI, l'audit a constaté que le CNRC ne fournissait pas suffisamment d'information ou de formation pour aider les employés et la direction à mieux comprendre les conflits d'intérêts et leurs responsabilités respectives. De plus, les mécanismes permettant d'aider les employés à identifier et à déclarer les conflits d'intérêts sont insuffisants. Par exemple, il n'y a pas de rappels ou de communications périodiques concernant les conflits d'intérêts émis aux employés. Il n'existe pas non plus d'exigence de confirmer périodiquement qu'ils ont lu la Politique et discuté de leur situation avec leur superviseur, alors qu'ils devaient auparavant le faire tous les ans. En outre, nous avons identifié qu'il existe des possibilités de renforcer les processus de documentation, d'évaluation et de gestion des déclarations et consultations de conflit d'intérêts, ainsi que de définir et de communiquer clairement les responsabilités de la direction en matière de surveillance continue des activités d'atténuation des risques.

Les activités de surveillance et de supervision des conflits d'intérêts par l'équipe du Secrétariat de la haute direction du CNRC comprennent, entre autres choses, la communication d'information sur les CI au Comité ministériel de vérification du CNRC, des efforts réguliers de coordination avec le programme de gestion des CI du PARI et certaines discussions ponctuelles restreintes avec d'autres unités fonctionnelles. Nous avons constaté que l'équipe du Secrétariat de la haute direction du CNRC est visiblement sensibilisée aux nombreux enjeux et difficultés qui entourent le programme de gestion des CI. Toutefois, il est nécessaire que Le Secrétariat de la haute direction et les unités fonctionnelles exercent une surveillance et une supervision mieux structurées et plus fréquentes. L'efficacité du programme de gestion des CI n'est pas évaluée régulièrement et aucun rapport sur les conflits d'intérêts n'est actuellement produit à l'intention de la haute direction ou des unités fonctionnelles.

Compte tenu des possibilités d'améliorations mentionnées ci-dessus, il est nécessaire de veiller à ce que le CNRC dispose à l'interne de capacités suffisantes et appropriées pour appuyer la mise en œuvre des changements recommandés au programme de gestion des CI.

Recommandations

1. Le secrétaire général devrait recenser et évaluer les points vulnérables du CNRC en matière de CI, et notamment répertorier les catégories de conflits, les secteurs d'activité, les postes et les activités où le risque de conflit d'intérêts est le plus important, et renforcer le programme de gestion des CI en conséquence. Sur la base des résultats de l'évaluation des risques et des stratégies d'atténuation appropriées, le secrétaire général devrait aussi évaluer les capacités internes nécessaires pour mettre en œuvre les changements apportés au programme. [Priorité: élevée]
2. Le secrétaire général devrait mettre à jour la politique, les directives et les procédures de gestion des CI du CNRC afin qu'elles tiennent compte des résultats de l'évaluation des risques et de définir clairement les responsabilités et obligations de rendre compte des gestionnaires du CNRC. [Priorité: élevée]
3. Le secrétaire général devrait mettre sur pied un programme global de formation et de communications sur les CI qui reflètera le niveau de risque couru par les différents secteurs d'activité. Ce programme devrait comprendre de multiples mécanismes pour favoriser un dialogue ouvert et accroître la compréhension par les employés et la direction des risques de CI, des scénarios et actions requises tout au long du cycle d'emploi. Les éléments suivants devraient être inclus à ce programme:
   • obligation pour tous les employés de confirmer au moins une fois par année qu'ils ont passé en revue leur situation et qu'ils se conforment toujours à la Politique sur les conflits d'intérêts;
   • mécanisme de communication claire des exigences applicables aux employés en congé ou en après-mandat. [Priorité:  élevée]
4. Le secrétaire général devrait définir et renforcer la démarche axée sur le risque pour la gestion des déclarations et des consultations concernant les CI pour garantir une documentation, des évaluations, des décisions et des communications plus rapides et cohérentes. Il est également nécessaire de définir les pouvoirs d'approbation des décisions et des plans d'action. [Priorité: modérée]
5. De concert avec les gestionnaires, le secrétaire général devrait intensifier les activités de coordination et les informations sur les CI disponibles afin de favoriser une gestion et une surveillance plus actives des CI au sein du CNRC. Le secrétaire général devrait aussi surveiller régulièrement l'efficacité du programme de gestion des CI. [Priorité: modérée]

Remerciements

L'équipe de l'audit remercie toutes les personnes qui ont collaboré à ce projet qui a permis de mettre en valeur les forces du CNRC et les possibilités d'améliorations qui s'offrent à lui.

Déclaration de conformité

La mission d'audit a été exécutée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institute of Internal Auditors et à son code de déontologie, comme le confirment les résultats du Programme d'assurance et d'amélioration de la qualité du CNRC.

Alexandra Dagger, CIA, dirigeante principale de la Vérification

1.0 Introduction

On s'attend à ce que tous les fonctionnaires défendent les valeurs du gouvernement du Canada et de ses institutions. Les ministères et organismes fédéraux doivent veiller à ce que les fonctionnaires ne laissent pas leurs intérêts privés et leurs affiliations compromettre le processus décisionnel et la gestion de l'organisation.

La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du Conseil du Trésor (CT) définit ainsi un conflit d'intérêts: « une situation dans laquelle le fonctionnaire a des intérêts personnels qui pourraient influer indûment sur l'exécution de ses fonctions et de ses responsabilités officielles ou dans laquelle le fonctionnaire use de sa charge publique pour obtenir des gains personnels ». Les conflits d'intérêts portent souvent, sans toutefois s'y restreindre, sur les intérêts personnels, financiers et commerciaux d'une institution et d'une personne, des membres de sa famille, de ses amis ou de ses associés en affaires. Des situations de conflit d'intérêts (CI) peuvent se présenter pendant ou après la période d'emploi d'un fonctionnaire dans la fonction publique. Un conflit d'intérêts réel est un conflit qui existe actuellement. Un conflit d'intérêts apparent est une situation qui, sous le regard d'un observateur, pourrait être perçue raisonnablement comme un conflit d'intérêts, que ce soit ou non le cas. Un conflit d'intérêts potentiel est une situation dont on peut raisonnablement prévoir qu'elle donnera lieu à un conflit d'intérêts.^{Note de bas de page 1}

Un conflit d'intérêts peut empêcher une personne de s'acquitter de ses fonctions et de ses responsabilités d'une manière impartiale. Les conflits d'intérêts sont souvent à la base de cas de fraude ou d'inconduite. Un conflit d'intérêts peut exister même si aucun geste contraire à l'éthique ou inapproprié n'a été posé. Un conflit d'intérêts peut créer une apparence de favoritisme et miner la confiance des parties prenantes dans le personnel, dans leur travail et dans l'organisation.

1.1 Pertinence de cet audit

Le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) est la plus importante organisation de recherche du gouvernement du Canada. Il appuie l'innovation industrielle, l'avancement du savoir et le développement de technologies, et s'acquitte des mandats qui lui sont confiés par le gouvernement. Le CNRC compte sur un effectif de près de 4 000 scientifiques, ingénieurs, techniciens et autres spécialistes répartis un peu partout au Canada.

Dans l'accomplissement de son mandat, le CNRC entretient un nombre important de liens avec des parties extérieures et poursuit un vaste éventail d'activités. Celles-ci incluent, par exemple, l'achat de biens et de services, la conclusion d'accords contractuels, l'aide et les conseils financiers d'entreprises, la fourniture de services de recherche et de services techniques, la gestion de la propriété intellectuelle liée à la commercialisation des découvertes issues de la recherche et la prise de diverses décisions qui affectent les Canadiens. En 2017-2018, le CNRC s'est associé à 8 288 petites et moyennes entreprises afin de leur offrir du financement et des conseils, à 1 000 entreprises à qui il a versé des contributions de R-D, à 152 hôpitaux, à 72 universités et collèges, à 34 ministères fédéraux, à 39 administrations provinciales et municipales et à 36 pays^{Note de bas de page 2}. Vu la complexité et la dynamique de l'environnement dans lequel évolue le CNRC et le nombre appréciable de relations qu'il entretient avec des parties extérieures, il est particulièrement important que le CNRC mène des activités de prévention, de gestion et de résolution des situations de CI afin d'assurer l'intégrité de ses recherches, de ses activités et de sa culture, et afin de conserver la confiance du public dans sa capacité de s'acquitter de sa mission tout en respectant ses valeurs.

Dans une organisation avec une main-d'œuvre hautement connectée et spécialisée, Une identification, une évaluation et une gestion appropriées des conflits sont donc essentielles. Cela nécessite que les employés et la direction comprennent les conflits d'intérêts et les attentes de l'organisation, ainsi que la diligence des employés et leur volonté de discuter des CI. Seule une organisation qui mise sur une culture axée sur la confiance et un dialogue ouvert sur les valeurs, l'éthique et les CI peut y arriver.

1.2 Présentation de la politique du CNRC sur les CI et du processus de déclaration

Le CNRC a adopté sa propre Politique sur les conflits d'intérêts (CI) et l'après-mandat (AM) dont la mise en œuvre est gérée par le Secrétariat de la haute direction du CNRC. La gestion des CI s'applique aux 3 phases du mandat d'un employé au sein de l'organisation: à la sélection ou l'intégration du nouvel employé, tout au long de l'emploi comme telle et après l'emploi. La Politique s'applique également aux employés temporaires et occasionnels, aux étudiants, aux personnes détachées au sein du CNRC et aux bénévoles. Les personnes de l'extérieur (non-employés) qui sont membres de comités et de commissions, et notamment des commissions consultatives et des comités d'examen par les pairs, ainsi que les membres du Conseil du CNRC et du Comité ministériel de vérification sont tous assujettis aux exigences du CNRC ou du gouvernement du Canada, ou des 2, en matière de CI.

À l'exception des employés potentiels ou des nouveaux employés du Programme d'aide à la recherche industrielle du Canada (PARI), le CNRC n'impose à ses employés aucune exigence de « déclaration positive ». Les employés ne sont donc pas automatiquement tenus de présenter un formulaire de déclaration de CI à l'embauche ou annuellement par la suite. Les employés du CNRC sont tenus de soumettre un formulaire de déclaration de CI (ou l'équivalent) au Secrétariat du CNRC uniquement s'ils pensent se trouver dans une situation qui pourrait donner lieu à un CI réel, apparent ou potentiel avec leurs fonctions officielles

Les déclarations soumises au Secrétariat du CNRC (y compris celles des employés du PARI) sont évaluées par les employés du Secrétariat de la haute direction qui vérifient s'il y a vraiment un conflit réel, apparent ou potentiel entre les intérêts de la personne et ses fonctions ou responsabilités officielles au sein du CNRC. Dans l'affirmative, on règle la situation en conseillant l'employé ou en mettant en place des mesures d'atténuation.

La Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat prévoit également l'application de mesures particulières à certains postes afin de réduire les situations de CI liées à l'après-mandat (conflit réel, apparent ou potentiel entre les responsabilités qu'exerçait une personne au CNRC et celles qu'elle exerce dans son emploi subséquent à l'extérieur du CNRC). Les postes suivants sont assujettis à des mesures particulières d'après-mandat: conseillers en technologie industrielle du PARI, chefs des relations avec la clientèle et tous les gestionnaires appartenant à la catégorie de classification MGT.

2.0 À propos de l'audit

Le but de la fonction d'audit interne du CNRC consiste à aider l'organisation à s'assurer que des contrôles ainsi que des processus de gouvernance et de gestion du risque appropriés sont en place. En raison de sa nature, il s'agit d'une activité menée par une équipe indépendante capable de présenter des constatations objectives et recommander des mesures correctives.

Objectif

L'objectif de la mission d'audit consistait à donner une assurance indépendante que la gestion des conflits d'intérêts au CNRC est à la hauteur du niveau de risque couru et respecte les valeurs, les politiques et les codes de conduite du gouvernement du Canada et du CNRC.

Portée

L'audit a évalué le cadre de gestion des conflits d'intérêts du CNRC et sa mise en œuvre. Le périmètre de l'audit est illustré à la figure 1 ci-dessous.

Figure 1: Éléments clés du cadre et activités inclus au périmètre de l'audit

Description détaillé

6 boîtes de texte forment un cercle qui représente la Gestion des CI.

Cadre de gestion des CI

• Évaluation des risques et plans d'atténuation
• Rôles, responsabilités et obligations de rendre compte
• Politique, code de conduite et directives
• Formation, sensibilisation et rayonnement

Mise en œuvre du cadre de gestion des CI

• Processus de déclaration et de gestion des CI
• Supervision et surveillance

L'audit comprenait un examen des activités de gestion des CI suivants dans les centres de recherche, les directions et les bureaux du PARI (CDP) du 1^er janvier 2016 au 1^er février 2019:

• les conflits d'intérêts individuels susceptibles de survenir pendant le cycle d'emploi des employés, de leur sélection/embauche à l'après-mandat, ainsi que ceux touchant des non-employés du CNRC comme les travailleurs non-salariés et les membres de comités ou de commissions, etc.;
• les conflits entre fonctions (c.-à-d., les conflits qui découlent de l'acceptation par un employé de responsabilités concurrentes conflictuelles découlant de l'occupation par cet employé d'un poste dans une autre organisation).

Sauf dans les cas où ils étaient expressément liés à un conflit d'intérêts, les sous programmes suivants de valeurs et d'éthique du CNRC ont été exclus du périmètre de l'audit:

• divulgations d'actes répréhensibles en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles;
• discrimination, prévention du harcèlement ou résolution de conflits interpersonnels;
• intégrité de la recherche et intégrité scientifique;
• activité politique;
• recherche sur des sujets humains ou des animaux.

Approche et méthodologie

Les critères d'audit, exposés en détail à l'Annexe A, découlent de la prise en compte des principaux risques définis pendant la phase de planification de l'audit ainsi que des principaux objectifs de contrôle énoncés dans le document du Bureau du contrôleur général intitulé « Critères de vérification liés au cadre de responsabilisation de gestion: outil à l'intention des vérificateurs internes ». Ces critères ont aussi été élaborés en s'appuyant sur le code de conduite et la politique sur les conflits d'intérêts et l'après mandat du CNRC et du gouvernement du Canada et en tenant compte de cadres de gestion des CI de parties externes et de pratiques exemplaires.

Les critères d'audit sont à la base du programme d'audit détaillé qui nous a permis d'évaluer exhaustivement le cadre actuel de gestion des CI et de sa mise en œuvre.

Voici quelques éléments de la méthodologie suivie:

• examen de la documentation sur les cadres de gestion des CI;
• entretiens avec des employés des principales directions du CNRC, de certains centres de recherche et du PARI;
• examen de la documentation pertinente et des principaux systèmes d'information;
• comparaison du cadre de gestion des CI du CNRC avec ceux de 4 ministères et agences à vocation scientifique (MAVS) du gouvernement du Canada (les pratiques exemplaires recensées sont signalées dans le présent rapport);
• examen du registre des déclarations et des consultations relatives aux CI;
• examen d'un échantillon de 27 déclarations de CI et demandes de conseils^{Note de bas de page 3}.

Les services d'un expert de l'extérieur spécialisé dans les conflits d'intérêts ont été retenus pour offrir certains services ciblés pendant la planification et l'exécution de l'audit et la rédaction du rapport d'audit. Cet expert a aussi participé à l'évaluation du cadre du CNRC par rapport aux pratiques exemplaires d'organismes extérieurs et d'institutions comparables.

L'audit a été effectué conformément au Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l'audit interne de l'Institute of Internal Auditors et à la Politique sur l'audit interne du Conseil du Trésor.

3.0 Constatations et recommandations de l'audit

Chacune des sections ci-dessous contient un résumé de nos constatations et toutes les observations détaillées sur lesquelles elles sont fondées, une description des risques et de leurs retombées possibles, et des recommandations d'améliorations.

3.1 Évaluation des risques et plan d'atténuation

La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du Conseil du Trésor et celle du CNRC exigent toutes les 2 que les risques de conflits d'intérêts liés au mandat de l'organisation soient définis et gérés. Une évaluation des risques de conflits d'intérêts fournit des informations permettant à l'organisation d'adapter de manière effective et efficiente son programme de gestion des conflits d'intérêts dans les domaines les plus prioritaires.

Certains facteurs de risque et sources fréquentes de conflits ont été définis et sont mentionnés dans les politiques et les directives du CNRC, ainsi que dans le formulaire mis à la disposition des employés pour déclarer un conflit réel, potentiel ou apparent. Toutefois, aucune évaluation exhaustive des différents risques de CI n'a été effectuée par le CNRC pour établir, entre autres choses, à quelle catégorie appartiennent les conflits les plus susceptibles de survenir, les conflits susceptibles d'avoir les répercussions potentielles sur l'organisation, et les secteurs, les activités ou les postes qui posent les risques les plus importants. Le Secrétariat de la haute direction collecte et enregistre des données sur les déclarations de CI et sur les demandes de consultation, mais ces données n'ont jamais été analysées par le CNRC afin d'établir des tendances ou de définir les zones présentant un risque accru. L'audit a recensé plusieurs activités opérationnelles faisant l'objet de considérations particulières concernant les conflits d'intérêts et pour lesquelles les informations disponibles au personnel et / ou les autres contrôles en place étaient insuffisants pour atténuer les risques liés aux conflits d'intérêts, notamment les fonctions de professeur associé , des voyages financés par des parties extérieures, des nouveaux programmes de subventions et de contributions et des entreprises dérivées (activités du CNRC donnant lieu à un processus d'essaimage conduisant à la création d'entreprises privées).

Pendant l'audit, nous avons constaté que le Programme d'aide à la recherche industrielle (PARI) du CNRC a reconnu qu'en raison de la nature même de ses activités, le risque inhérent de conflits est plus élevé et qu'il a par conséquent mis en œuvre des processus et des mécanismes additionnels pour gérer ces risques. Par exemple, le PARI exige de tous les candidats à un poste de conseiller en technologie industrielle qu'ils signent, préalablement à leur embauche, une déclaration de CI et de tous les autres employés du PARI, qu'ils soumettent une telle déclaration au moment de leur embauche. Même si les pratiques de gestion des risques de CI du PARI pourraient être renforcées sur une base continue, l'équipe d'audit estime que le PARI est proactif dans la définition et la gestion des risques de CI auxquels il est exposé et dans le renforcement de son programme de gestion de conflits d'intérêts.

Le CNRC a aussi adopté une méthode axée sur le risque pour gérer les risques liés à l'après-mandat, en assujettissant les titulaires de certains postes désignés sur le point de quitter le CNRC à des mesures particulières. Cependant, aucune approche basée sur les risques n'a été adoptée pour gérer les risques de conflits d'intérêts pour les nouveaux employés en dehors du PARI ou pour les employés actuels de manière continue. Les employés n'appartenant pas au PARI, sans égard à leur niveau hiérarchique, sont simplement tenus de soumettre une déclaration lorsqu'une situation, la possession d'un bien ou des intérêts sont susceptibles de donner lieu à un CI réel, apparent ou potentiel avec leurs tâches officielles. De plus, aucun employé du CNRC n'est actuellement tenu de renouveler sa déclaration de CI à des intervalles précis (par exemple, annuellement). Nous en sommes donc venus à la constatation qu'il est nécessaire d'évaluer les secteurs d'activité et les postes du CNRC qui sont les plus exposés à des risques de conflit d'intérêts et de dresser une liste précise des postes dont les titulaires devraient être assujettis à des exigences de déclaration initiales et continues.

Un programme de gestion des CI fondé sur une approche axée sur les risques permettra au CNRC de concentrer ses efforts là où les risques de conflits entre les intérêts personnels des employés et leurs responsabilités officielles sont les plus élevés. Une compréhension approfondie des secteurs et des scénarios à risque contribuera également à l'élaboration de plans efficaces et efficients de formation, de communication et de sensibilisation aux conflits d'intérêts ainsi qu'à l'élaboration d'autres contrôles ou stratégies d'atténuation nécessaires. Par exemple, si les risques de CI sont peu élevés, des efforts de sensibilisation peuvent suffire pour les atténuer tandis que dans les situations où les risques sont élevés, l'adoption d'une politique, de directives ou de règles explicites, ou encore, l'exercice d'une surveillance active ou la mise en œuvre d'autres mesures de détection et d'atténuation peuvent être nécessaire.

Au fil de l'élaboration des stratégies d'atténuation, il faudra évaluer les efforts requis pour mettre en œuvre des changements au programme de gestion des CI et s'assurer que les capacités internes sont suffisantes et appropriées. Par exemple, au moment de décider de la pertinence d'imposer aux titulaires d'autres postes de soumettre une déclaration et de la fréquence à laquelle les employés devront renouveler leur déclaration, il faudra tenir compte du nombre de déclarations qui seront soumises et du délai approximatif qu'il faudra pour les traiter.

Recommandation

1. Le secrétaire général devrait recenser et évaluer les points vulnérables du CNRC en matière de CI, et notamment répertorier les catégories de conflits, les secteurs d'activité, les postes et les activités où le risque de conflit d'intérêts est le plus important, et renforcer le programme de gestion des CI en conséquence. Sur la base des résultats de l'évaluation des risques et des stratégies d'atténuation appropriées, le secrétaire général devrait aussi évaluer les capacités internes nécessaires pour mettre en œuvre les changements apportés au programme. [Priorité: élevée]

3.2 Rôles, responsabilités et obligation de rendre compte

La Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat stipule qu'il incombe globalement au président du CNRC de veiller à la sensibilisation aux CI et à leur supervision, à la gestion et à la surveillance des situations de CI et d'après-mandat et à la production de rapports. La Politique précise également que le secrétaire général du CNRC et l'agent principal de l'éthique assument conjointement la responsabilité d'aider le président à s'acquitter de ses responsabilités en la matière. La Directrice du Secrétariat de la haute direction joue également le rôle d'agent principal de l'éthique et relève directement du secrétaire général. Le poste d'agent principal de l'éthique/directeur du Secrétariat de la haute direction du CNRC est inclus dans l'organigramme du CNRC, ce qui sensibilise les employés à l'existence de ce poste. Pendant l'audit, le poste de gestionnaire de l'éthique, de l'intégrité et du respect en milieu de travail (relevant directement de l'agent principal de l'éthique) a été créé et doté. Le titulaire du poste joue aussi le rôle d'ombudsman du CNRC qui a pour mission d'offrir une « oreille neutre » aux employés qui désirent discuter du Code de conduite du CNRC et des enjeux liés à l'éthique et à l'intégrité, et notamment des CI. Il y a 3 postes d'agent des valeurs et de l'éthique. L'un des titulaires s'intéresse surtout aux CI, un autre à l'intégrité et l'éthique de la recherche et le denier s'intéresse surtout à la prévention du harcèlement^{Note de bas de page 4}.

Les employés du Secrétariat de la haute direction du CNRC sont responsables du traitement, de l'évaluation et de la communication des décisions et les plans d'action recommandés relatifs aux déclarations de CI et des demandes de consultations. Toutefois, les niveaux d'autorité auquel se prennent les décisions et s'élaborent les plans d'action ne sont pas définis. L'analyse d'un échantillon de 27 déclarations et consultations (détails à la section 3.5.3) a révélé que plusieurs dossiers complexes ont été traités par les employés sans preuve d'examen ni contribution d'un niveau d'autorité supérieur. L'équipe d'audit en vient à la conclusion qu'il est nécessaire d'établir une méthode axée sur les risques d'examen et d'approbation des dossiers complexes à un niveau supérieur d'autorité. Cette méthode garantira que les dossiers présentant un niveau de risque élevé font l'objet d'une surveillance plus étroite tout en contribuant à la mise en place de processus d'examen et d'approbation plus efficaces et efficients.

Lorsqu'il a reconnu les risques inhérents élevés de CI de ses activités, le PARI a décidé de créer un poste occupé en rotation pour aider à administrer son programme de gestion des CI. Actuellement, le directeur des initiatives spéciales du PARI offre de la formation sur les CI, des directives et des conseils aux employés du PARI en plus de contribuer à l'évaluation, aux décisions et aux plans d'action dans les dossiers de conflits d'intérêts potentiels, réels ou perçus des employés du PARI. L'équipe d'audit en est venue à la conclusion que le PARI a démontré de manière proactive son sens des responsabilités et respecté son obligation de rendre compte en matière de gestion des CI en mettant en œuvre des pratiques supérieures décrites en détail dans d'autres sections du présent rapport, et a constaté que le PARI élabore activement actuellement des plans de renforcement de ses activités de gestion des CI.

En dehors du PARI, les directions générales et les centres de recherche du CNRC n'ont pas de poste spécifique chargé d'appuyer la mise en œuvre du programme sur les conflits d'intérêts; ils comptent plutôt sur le soutien du Secrétariat de la haute direction. Dans nos entretiens et dans un examen des activités de gestion des CI de certaines directions des services et centres de recherche sélectionnés, nous avons constaté que les activités de gestion des CI se limitent le plus souvent à résoudre certains conflits au moment où ils se présentent. Des gestionnaires avec qui nous nous sommes entretenus dans le cadre de l'audit nous ont confié que la gestion des risques de CI pourrait être améliorée si on adoptait une méthode plus proactive, en faisant notamment la promotion d'une sensibilisation accrue aux CI et d'un dialogue plus ouvert sur ceux-ci, et en mettant en place des contrôles additionnels pour surveiller les activités à risque élevé (p. ex., négociation d'accords de recherche, questions liées à la sécurité et passation de marchés). Nous en sommes venus à la constatation qu'il est nécessaire de veiller à ce que les gestionnaires (et aux employés) comprennent mieux leurs responsabilités et leurs obligations de rendre compte en matière de gestion et de surveillance des CI.

Pendant l'audit, certaines discussions sur les CI ont eu lieu entre Le Secrétariat de la haute direction et des centres de recherche ou des directions, ce qui a permis une gestion plus proactive des CI dans ces secteurs. Toutefois, en sa qualité de deuxième ligne de défense, il est nécessaire que Le Secrétariat de la haute direction mène des activités de communication plus fréquentes en appui à la direction (la première ligne de défense) en surveillant et en gérant de manière plus constante et plus proactive les CI partout au CNRC, conformément au niveau de risque couru.

Recommandations

Les 4 recommandations suivantes contenues dans ce rapport tiendront compte de ces constatations.

3.3 Politique, code de conduite et directives

Le CNRC s'est doté d'une Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat (renouvelée pour la dernière fois en 2015) distincte de son Code de conduite (2013). Ce dernier, qui devrait être mis à jour pour refléter la vision, la mission et les valeurs actuelles du CNRC, reconnaît l'importance de la prévention, de la déclaration et/ ou de la gestion des CI réels, apparents et potentiels. Le respect du Code de conduite et de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat fait partie des conditions d'emploi des employés du CNRC.

L'analyse comparative que nous avons effectuée a révélé que certains ministères et organismes du gouvernement du Canada comme le CNRC, se sont dotés d'une politique distincte sur les CI en plus d'intégrer la gestion des CI à leurs valeurs et à leur code d'éthique ou de conduite. D'autres ministères ont intégré les CI dans leur code, mais sans adopter une politique indépendante en la matière. La création d'une politique distincte sur les CI contribue à une sensibilisation accrue de l'organisation à cette importante question.

En décembre 2018, le CNRC lançait sa Politique sur l'intégrité en science et en recherche. Inspirée du Modèle de politique sur l'intégrité scientifique du gouvernement du Canada, cette politique fait partie d'une initiative gouvernementale vise à favoriser la conduite responsable de la recherche et permettre aux chercheurs et scientifiques fédéraux de parler librement de leurs recherches et des questions scientifiques. Même si cette politique a des objectifs beaucoup plus larges que la seule gestion des CI, elle reconnaît l'importance d'un travail de qualité supérieure, de la transparence, de l'ouverture et de l'impartialité pour des recherches et une science responsables. La Politique sur l'intégrité en science et en recherche exige donc que les conflits soient reconnus, évités, déclarés ou gérés de manière appropriée.

Outre ces politiques et le Code de conduite, le CNRC a publié sur son site Web public les directives suivantes sur certaines questions clés liées aux conflits d'intérêts:

• Document d'orientation: à l'intention des membres des commissions et des comités consultatifs du CNRC
• Directives à l'intention des gestionnaires et des employés du PARI-CNRC
• Directives sur l'emploi à l'extérieur
• Directive sur la gestion des conflits d'intérêts
• Diagramme de processus: Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et l'après mandat

La Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat est dans une large mesure calquée sur la politique correspondante du Conseil du Trésor et stipule de manière satisfaisante les obligations et les considérations les plus fondamentales en ce qui concerne les CI, y compris les rôles et les responsabilités les plus importants en la matière, les exigences imposées aux employés et les conséquences du non-respect de la Politique. Dans un examen interne de cette Politique effectué en 2018, il a été établi qu'il serait souhaitable de renforcer certains de ses éléments afin d'atténuer des risques précis liés aux activités du CNRC. Une révision de la Politique a été amorcée, mais n'a jamais été finalisée. Les possibilités de renforcement de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et l'après mandat et des orientations connexes qui ont été cernées pendant cet examen interne de la Politique ainsi que pendant le présent audit sont énumérées ci-dessous.

• La Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat précise les rôles et les responsabilités du président, du secrétaire général, de l'agent principal de l'éthique et des employés en matière de CI. Cependant, la Politique ne définit pas les responsabilités des gestionnaires du CNRC. Elle devrait stipuler clairement les rôles et responsabilités des gestionnaires dans la mise en œuvre et la surveillance du respect de la politique.
• Comme l'exige le Conseil du Trésor, la Politique du CNRC désigne actuellement plusieurs postes (chefs des relations avec la clientèle, conseillers en technologie industrielle et gestionnaires appartenant à la catégorie MGT) faisant l'objet de mesures particulières afin de réduire les risques de CI en après-mandat. L'examen de la Politique effectué en 2018 avait mené au constat que cette liste de postes n'est peut-être pas suffisamment exhaustive et qu'une nouvelle analyse était nécessaire. La liste des postes désignés par la Politique devrait par conséquent être révisée et mise à jour en tenant compte des résultats de l'évaluation des risques de CI recommandée à la section 3.1 du présent rapport.
• Il serait possible d'élargir la diffusion de la Politique et des directives en mettant en valeur les principales obligations des employés et des gestionnaires et en développant fréquemment de questions posées et réponses pour les situations les plus courantes de CI (p. ex., postes de professeur adjoint, voyages financés par une partie extérieure, après-mandat, etc.).
• Il faudrait communiquer plus clairement aux employés leurs obligations en ce qui concerne la protection des informations confidentielles et de la propriété intellectuelle.

Recommandation

2. Le secrétaire général devrait mettre à jour la Politique, les directives et les procédures de gestion des CI du CNRC afin qu'elles tiennent compte des résultats de l'évaluation des risques et de définir clairement les responsabilités et obligations de rendre compte des gestionnaires du CNRC. [Priorité: élevée]

3.4 Formation, communications et sensibilisation

Il existe de nombreux types et sources de conflits pouvant survenir, et la détection de ces conflits présente des degrés de difficulté et de complexité variables. Il est donc essentiel pour une organisation de promouvoir la gestion des CI et de sensibiliser ses employés à son importance, d'offrir une formation adaptée à son contexte et de favoriser un dialogue ouvert sur les CI.

Le CNRC n'a pas de programme de formation et ne s'est pas doté d'un plan de communication en cette matière. Nous avons constaté que la plupart des employés en dehors du PARI ne disposent pas d'une information suffisante sur les conflits d'intérêts. La question est superficiellement abordée dans les programmes de formation en ligne destinés aux gestionnaires. Ces programmes sont ponctuels et ne sont pas obligatoires pour les gestionnaires sans subalternes. Le programme de formation des gestionnaires est en cours de modernisation et le nouveau programme rationalisé accordera encore moins de place que la version précédente aux conflits d'intérêts.

En dehors de PARI, les employés n'occupant pas au moins un poste de gestionnaire ne reçoivent aucune formation sur les conflits d'intérêts et aucune campagne de communication récente à l'échelle de l'organisation n'a porté sur cette question. Les responsabilités des employés en matière de CI sont actuellement formulées dans la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, qui est mentionnée dans plusieurs documents modèles des Ressources humaines (RH) (p. ex., lettres d'offre d'emploi, congés non rémunérés, régimes de travail non conventionnels, affectations temporaires, détachements, etc.). Les nouveaux employés sont aussi tenus de signer électroniquement une déclaration indiquant qu'ils ont lu et compris la Politique.

Auparavant, le modèle utilisé pour consigner les évaluations de rendement des employés exigeait aussi que chaque employé reconnaisse avoir lu et compris le Code de conduite et la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat et en discute avec son superviseur. Le processus d'évaluation du rendement du CNRC a été transféré dans un nouveau système en ligne en 2017-2018 et cette nouvelle version ne comprend plus l'exigence de lire le Code de conduite ou la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat. Toutefois, plusieurs gestionnaires avec qui nous nous sommes entretenus ont indiqué qu'ils continuaient de se fier à ce contrôle et qu'ils ne savaient pas que le nouveau processus d'évaluation ne comprend plus cette exigence. Il n'existe actuellement aucun mécanisme pour rappeler aux gestionnaires de discuter des conflits d'intérêts avec leurs employés.

À l'exception des employés du PARI, la grande majorité des gestionnaires et employés avec qui nous nous sommes entretenus ont mentionné que les discussions sur les conflits d'intérêts au sein de leur équipe surviennent habituellement lorsqu'un conflit survient. Ces personnes ont été nombreuses à indiquer que les discussions générales sur la gestion des risques de CI dans leur secteur d'activité et sur les conflits d'intérêts perçus ou potentiels sont moins fréquentes qu'avant. La quasi-totalité de personnes interrogées a affirmé qu'il était nécessaire d'avoir des discussions plus proactives sur les genres de conflits qui peuvent se présenter, sur les risques connexes ainsi que sur les attentes des gestionnaires et employés en la matière.

Au cours de l'exercice 2017-2018, le PARI a offert une formation en personne ou en ligne (aux employés incapables d'y assister) à la majorité de ses employés. La formation portait sur les scénarios les plus courants de CI et offrait la possibilité de discuter de ces situations. Des discussions sur les CI ont aussi souvent lieu dans le cadre des réunions de l'équipe de haute direction du PARI.

Le PARI a aussi mis en œuvre un processus d'accueil comportant une discussion sur les CI avec les candidats à un poste de CTI avant même que ceux-ci présentent leur déclaration de CI. Avant la mise en œuvre de ce processus d'accueil, on demandait simplement aux employés du PARI de lire la Politique sur les CI et de soumettre une déclaration s'ils croyaient avoir détecté un conflit potentiel. Toutefois, le PARI jugeait cette mesure insuffisante pour éduquer de manière appropriée ses employés sur les CI et avait constaté qu'un nombre important d'employés ne détectaient pas tous les conflits. Selon la direction du PARI, ces discussions sur les CI avec des employés potentiels avant qu'ils se joignent à l'organisation permet d'éviter des situations auxquelles il est ensuite difficile de remédier et permettent de s'assurer que la nouvelle relation d'emploi conviendra aux 2 parties.

À l'automne 2018, le Secrétariat de la haute direction a lancé une initiative de sensibilisation au programme de valeurs et d'éthique du CNRC et a donné des présentations sur cette question à plusieurs équipes du CNRC. Même si le contenu sur les CI de ces présentations était très limité, celles-ci ont néanmoins permis d'engager un dialogue sur les valeurs et sur l'éthique, y compris les CI, et elles ont contribué à accroître la visibilité du Secrétariat de la direction du CNRC dans les secteurs visés. Selon les dirigeants avec qui nous nous sommes entretenus, les discussions avec le Secrétariat de la haute direction pendant ou après ces présentations ont contribué à dissiper certains flous à propos des CI. Les gestionnaires interrogés ont déclaré que des discussions plus fréquentes sur les CI avec le Secrétariat de la haute direction et ainsi qu'avec des représentants des autres secteurs d'activité pourraient les aider à gérer plus efficacement les risques de CI. Le Secrétariat de la haute direction prévoit offrir des présentations additionnelles de haut niveau sur les valeurs et l'éthique aux autres unités organisationnelles du CNRC en 2019-2020.

Pendant l'audit, le Secrétariat de la haute direction a également commencé à préparer le contenu d'un nouveau cours sur les CI qui s'appuiera sur des scénarios et sera destiné à tous les employés. Il y a au CNRC un besoin de perfectionnement continu et il serait souhaitable de mettre en œuvre une formation générale destinée à tous les employés ainsi qu'une formation et des cours de sensibilisation mieux ciblés et plus approfondis pour les gestionnaires et les employés qui occupent des postes ou qui travaillent dans des secteurs où les risques de conflits sont plus élevés.

Recommandation

La recommandation 3 ci-dessous tiendra compte de ces constatations.

3.5 Détection, déclaration et gestion des conflits

3.5.1 Détection et déclaration des conflits d'intérêts

En vertu de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, les employés du CNRC sont tenus de déclarer tout conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel entre leurs responsabilités officielles et leurs affaires personnelles. L'employé qui n'est pas certain s'il se trouve ou non dans une situation de CI doit solliciter les conseils de l'agent principal de l'éthique du CNRC ou de son supérieur hiérarchique. Un formulaire de signalement des CI ainsi que de l'information sur le processus de signalement sont mis à la disposition des employés sur le site Internet externe du CNRC. En plus de traiter les signalements officiels de CI, le Secrétariat de la haute direction répond aussi par téléphone ou par courriel à un nombre important de demandes de conseils sur les CI provenant des employés du CNRC. Ces demandes sont consignées dans le registre des CI du Secrétariat de la haute direction du CNRC.

L'efficacité du programme actuel de gestion des CI du CNRC repose sur la sensibilisation et la diligence de la direction et des employés dans la détection et le signalement des CI. Toutefois, comme noté à la section 3.4, la majorité des employés en dehors du PARI n'ont jamais reçu de formation officielle sur la question. Par ailleurs, comme les employés n'ont aucune obligation de soumettre périodiquement une déclaration de CI confirmant qu'ils ont lu la politique en la matière et examiné leur situation personnelle, il est probable que le nombre de situations de conflit réel, apparent ou potentiel est sous-estimé.

3.5.2 Détection et déclarations des conflits liés à l'après-mandat et aux congés non rémunérés

En vertu de la Politique sur les conflits d'intérêts et sur l'après-mandat du SCT et de celle du CNRC, avant de quitter son emploi au CNRC, l'employé est tenu de divulguer ses intentions en ce qui concerne son futur emploi ou toute activité ultérieure susceptible de le placer en conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel avec ses responsabilités actuelles. Il discute de ces intentions avec son gestionnaire ou avec l'agent principal de l'éthique au CNRC. Selon le niveau de risque de CI qu'ils représentent, 3 postes du CNRC (gestionnaires de la catégorie MGT, conseillers en technologie industrielle du PARI (CTI) et chefs des relations avec la clientèle (CRC)) sont assujettis à des mesures particulières d'atténuation des risques de conflits d'intérêts dans l'après mandat. Ces mesures jouent un rôle important dans la prévention des risques de CI avant et après le départ de l'employé. Entre autres exemples, mentionnons le risque qu'un employé prenne une décision biaisée afin d'avantager un futur employeur éventuel ou utilise à mauvais escient des renseignements sensibles dans le but d'en tirer un avantage personnel ou de favoriser son nouvel employeur.

L'audit a constaté que seuls les employés du PARI reçoivent une formation officielle sur les risques de l'après-mandat et sur les exigences préalables à leurs départs. Au début de l'audit, il n'y avait pas non plus de mécanisme officiel pour rappeler aux employés qui quittent le CNRC leurs obligations d'après-mandat. Pendant l'audit, un rappel d'une ligne a été ajouté au courriel envoyé par les RH aux employés sur le point de quitter l'organisation afin de leur communiquer les instructions pertinentes. Les personnes avec qui nous nous sommes entretenus ont cependant indiqué que ce seul mécanisme ne suffit pas. Il faut s'assurer que les employés, particulièrement ceux appartenant aux catégories désignées, reçoivent plus d'information sur les risques de l'après-mandat et sur les attentes pendant leur période d'emploi afin d'éviter les CI susceptibles d'avoir des conséquences néfastes pour le CNRC. L'envoi d'une lettre officielle aux employés qui quittent l'organisation ou la tenue obligatoire d'une entrevue de départ, ou les 2 (surtout si l'employé occupait un poste désigné) contribuerait à atténuer les risques qu'une situation néfaste pour l'organisation se produise.

Nous avons aussi examiné certains des contrôles effectués pour atténuer tout risque de traitement préférentiel dans l'adjudication de contrats d'approvisionnement à d'anciens fonctionnaires, y compris d'anciens employés du CNRC. Nous en sommes venus à la conclusion qu'un processus existe pour atténuer ce risque. En effet, le groupe des approvisionnements du CNRC répertorie tous les éventuels contrats d'approvisionnement lorsqu'une des parties est un ancien fonctionnaire et les soumet au Secrétariat de la haute direction du CNRC qui les examine sous l'angle d'un éventuel conflit d'intérêts. Nous avons analysé les contrats d'approvisionnement conclus de janvier 2016 à décembre 2018 avec d'anciens fonctionnaires et nous les avons comparés aux demandes de consultation consignées dans le registre des CI afin d'évaluer si ces contrats avaient bien été soumis au Secrétariat de la haute direction du CNRC pour examen. Nous avons constaté que la majorité des contrats récurrents d'un échantillon conclus avec 11 fournisseurs qui étaient d'anciens fonctionnaires n'ont pas été soumis à l'examen. Toutefois, la mise en œuvre d'une recommandation émanant d'un autre audit interne complété récemment, en l'occurrence l'Audit des approvisionnements et de la passation des marchés de 2019, contribuera à une amélioration de la situation.

Nous avons aussi étudié la manière dont sont communiquées les exigences relatives aux CI applicables aux employés qui demandent un congé prolongé. Les accords types sur les congés non rémunérés stipulent que pendant que l'employé est en congé non rémunéré, la personne demeure un employé du CNRC et qu'elle demeure à ce titre assujettie à la politique sur les conflits d'intérêts. L'employé dans cette situation doit donc communiquer avec le Secrétariat de la haute direction s'il se pose des questions sur l'application possible de la politique à son travail. Des personnes interrogées ont indiqué que des mécanismes de communication additionnels sont nécessaires pour bien s'assurer que les employés comprennent entièrement les CI susceptibles de survenir lorsqu'ils sont en congé, les risques connexes et leurs obligations à l'endroit du CNRC et aussi, afin de s'assurer que toute situation susceptible de donner lieu à un conflit d'intérêts est promptement signalée.

Recommandation

3. Le secrétaire général devrait mettre sur pied un programme global de formation et de communications sur les CI qui reflètera le niveau de risque couru par les différents secteurs d'activité. Ce programme devrait comprendre de multiples mécanismes pour favoriser un dialogue ouvert et accroître la compréhension par les employés et la direction des risques de CI, des scénarios actions requises tout au long du cycle d'emploi. Les éléments suivants devraient être inclus à ce programme:
   • obligation pour tous les employés de confirmer au moins une fois par année qu'ils ont passé en revue leur situation et qu'ils se conforment toujours à la Politique sur les conflits d'intérêts;
   • mécanisme de communication claire des exigences applicables aux employés en congé ou en après-mandat. [Priorité: élevée]

3.5.3 Traitement et évaluation des dossiers de CI et communication des décisions

L'audit s'est penché sur la manière dont le Secrétariat de la haute direction traite et évalue les déclarations de CI et les demandes de consultation des employés, et communique ses décisions. Pour évaluer ces processus, nous avons examiné un échantillon de 27 déclarations de CI et demandes de consultation pour établir si les étapes cruciales ont été respectées, si toutes les pièces à l'appui étaient consignées dans le dossier, si les parties appropriées avaient été consultées ou informées, si l'évaluation effectuée et la stratégie d'atténuation proposée étaient raisonnables, et si le processus a été appliqué dans les délais requis.

Nous avons noté les possibilités ci-dessous pour renforcer la gestion des dossiers de conflits d'intérêts:

1. Caractère suffisant de l'information et des documents à l'appui

   Parmi les documents étayant habituellement chaque dossier de CI, mentionnons la déclaration de CI, le courriel de demande de consultation, certaines notes consignées dans le registre des CI et à l'occasion, une note accompagnant les dossiers plus complexes. En examinant les dossiers, nous avons constaté l'absence de certains renseignements essentiels pour étayer les évaluations et les décisions, particulièrement lorsque des entretiens ont eu lieu au téléphone ou en personne. De plus, certains renseignements essentiels n'avaient pas été consignés dans le registre des CI. Dans certains cas, le dossier n'indiquait pas s'il y avait ou non un conflit et si un plan d'atténuation et une surveillance continue ont été recommandés. Il est indispensable de s'assurer que les documents à l'appui pertinents sont consignés dans le dossier et que les décisions rendues sont consignées dans le registre des CI.

2. Pratiques de gestion des dossiers

   Nous avons examiné l'ensemble des 528 déclarations de CI et demandes de consultation consignées dans le registre des CI de janvier 2016 à décembre 2018 afin d'établir la période écoulée entre la date de réception de la déclaration et la date de fermeture du dossier. Une chronologie détaillée est présentée au tableau 1 ci-dessous.

   Tableau 1: Délai de traitement des déclarations de CI et des demandes de consultation (2016 à 2018)

   Délai (de la réception à la fermeture, en jours ouvrables)	% des dossiers
   Moins de 30 jours	84
   De 30 à 90 jours	8
   De 90 jours à 1 an	4
   Plus de 1 an	4
   Données non disponibles	1

   Comparaison des pratiques exemplaires

   95 % des dossiers ont été fermés dans les 30 jours ouvrables conformément à la norme de service ciblée.

   Source: MAVS

   Si les cas complexes peuvent exiger de consulter plusieurs parties et prolonger la période de traitement, les examens de dossiers ont indiqué que les retards sont souvent attribuables aux pratiques de gestion des dossiers. L'examen des 27 dossiers sélectionnés pour les tests détaillés a montré que 2 de ces dossiers n'ont jamais été traités et aucune évaluation n'a été effectuée. Dans 5 autres dossiers, on a commencé l'évaluation, mais elle n'a jamais été achevée ou les directives fournies étaient insuffisantes. Il faut s'assurer que les déclarations de conflits d'intérêts et les demandes de consultation sont immédiatement consignées et que les dossiers exigeant une évaluation additionnelle sont marqués afin de s'assurer que des mesures appropriées sont prises au moment opportun.

3. Information et attentes claires en appui à la conformité et à la surveillance

   Pour communiquer les décisions prises et les mesures recommandées à l'égard des déclarations de CI ou des demandes de consultation connexes, le Secrétariat de la haute direction a adopté une approche consultative. Ces décisions et mesures sont actuellement communiquées par courriel. Aucun rapport formel n'est produit et aucune lettre officielle n'est envoyée. Les employés ne sont en général pas tenus de fournir la preuve qu'ils ont pris des mesures pour corriger la situation et le Secrétariat de la haute direction n'exerce aucune activité de surveillance continue.

   Nous avons aussi recensé plusieurs cas où le Secrétariat de la haute direction a conclu qu'il y avait conflit et s'est ensuite limité à communiquer sa décision et son plan d'atténuation à l'employé en cause en lui demandant d'informer lui-même son gestionnaire de la situation. Cette façon de faire augmente la probabilité que les mesures d'atténuation mises en œuvre soient insatisfaisantes. L'examen des dossiers a révélé plusieurs cas dans lesquels les mesures recommandées ou les activités de suivi n'ont carrément pas été appliquées. Il faut s'assurer que les gestionnaires sont informés des conflits confirmés et des mesures d'atténuation recommandées, et que les responsables de la mise en œuvre des mesures d'atténuation et de la surveillance sont identifiés clairement et acceptent leur responsabilité.

   Comme les décisions sont habituellement communiquées par courriel et comme seul le Secrétariat de la haute direction a accès au registre des CI et aux dossiers, nous avons aussi constaté que les gestionnaires récemment nommés n'ont habituellement pas accès aux plans d'action mis en place pour leurs employés qui ont été communiqués à leur prédécesseur.

En juin 2019, le Secrétariat de la haute direction, en collaboration avec le PARI, s'est engagé dans les étapes préliminaires du développement d'un nouveau système de gestion des dossiers de valeurs et d'éthique, et notamment d'une nouvelle marche à suivre pour la gestion des déclarations de CI. Dans le cadre de l'audit, nous avons examiné une version embryonnaire de cette nouvelle marche à suivre et nous avons donné des conseils sur les contrôles nécessaires au renforcement des processus. Au fil de l'évolution de la conception et de la mise en œuvre de ce projet, il faudra s'assurer que le nouveau système et la marche à suivre connexe règlent efficacement les problèmes susmentionnés.

Recommandations

4. Le secrétaire général devrait définir et renforcer la démarche axée sur le risque pour la gestion des déclarations et des consultations concernant les CI pour garantir une documentation et des évaluations des CI, des décisions prises à leur sujet et des communications plus rapides et cohérentes. Il est également nécessaire de définir les pouvoirs d'approbation des décisions et des plans d'action. [Priorité: modérée]

La recommandation 5 porte également sur ces constatations.

3.5.4 Processus de gestion des violations présumées ou réelles de la politique sur les CI

Il incombe à la direction, avec le soutien du groupe des Relations du travail de la Direction des ressources humaines de gérer les violations présumées ou réelles de la Politique sur les CI. Les enquêtes sont effectuées à l'interne par la Direction de la sécurité, ou à l'externe, par un enquêteur dont les services auront été retenus. Le cas échéant, à la demande du vice-président responsable de l'unité fonctionnelle en question, un Comité des problèmes graves peut être convoqué afin de partager l'information et mettre en place des mesures pour contrer d'éventuels gestes répréhensibles graves ou empêcher une situation susceptible d'avoir des conséquences néfastes sur l'ensemble du CNRC. Ce comité est présidé par la vice-présidente des Services corporatifs et chef de la direction financière et sa composition varie selon les situations.

Les violations présumées ou réelles de la Politique sur les CI peuvent être dénoncées de différentes manières en s'adressant notamment à la direction, au Secrétariat du CNRC, aux Ressources humaines ou à la Direction de la sécurité. Conformément à la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles, le CNRC a mis en place un programme pour protéger les employés qui formulent des allégations de gestes répréhensibles contre toutes représailles. Les sections du site Web public du CNRC sur la protection des divulgateurs et sur les conflits d'intérêts contiennent les coordonnées de l'agente principale de l'éthique au CNRC et du bureau des CI respectivement. Il n'existe actuellement aucune ligne de renseignements anonyme où les employés ou des personnes de l'extérieur pourraient appeler pour signaler des gestes répréhensibles présumés ou réels. Le Secrétariat de la haute direction a fait une priorité de la création d'une telle ligne téléphonique anonyme et a procédé aux étapes préliminaires à sa mise en place. D'après nos entretiens avec des dirigeants et des employés, il serait possible de mieux faire connaître le programme de protection des divulgateurs chez les employés. Vers la fin de l'audit, le poste d'ombudsman a été pourvu et une campagne a été engagée pour sensibiliser les employés à la création de ce poste.

Bien que la directrice du Secrétariat de la haute direction du CNRC ne soit pas responsable de la gestion des cas de CI, elle peut être informé ou consulté et ce généralement par le personnel des Relations de travail de la Direction des ressources humaines. L'audit a constaté que le Secrétariat de la haute direction a été consulté ou informé dans la plupart des cas de violation, mais pas dans tous. Même si le présent rapport ne comprend aucune recommandation formelle sur ce point, nous estimons qu'il est indispensable que le Secrétariat de la haute direction soit informé rapidement de tous les cas de violation afin que ses compétences indépendantes en la matière soient prises en compte pour assurer l'uniformité et l'équité du traitement de tous les dossiers. De plus, s'il dispose d'information au moment opportun sur ces affaires, le Secrétariat de la haute direction pourra aussi mieux comprendre quels sont les secteurs à risque qui exigent une surveillance additionnelle.

3.6 Surveillance et supervision du programme de gestion des CI

Le Comité ministériel de vérification (CMV) du CNRC conseille le président et formule à son intention des recommandations objectives sur les questions de valeurs et d'éthique, un de ses principaux domaines de responsabilités. Au cours de la période visée par l'audit, le secrétaire général a donné au moins une fois par année au CMV une présentation sur les valeurs et sur l'éthique et toutes ces présentations portaient en partie sur le programme de gestion des CI. À sa plus récente réunion tenue en mars 2019, le CMV a jugé qu'il était possible d'améliorer les rapports en y incluant plus de données sur les conflits signalés. À cette même réunion, à la demande du CMV, le PARI a aussi donné de l'information sur son propre programme de gestion des CI.

Le Secrétariat de la haute direction consigne des données sur les déclarations de CI et les demandes de consultation connexes. Toutefois, cette information n'est actuellement ni analysée ni partagée avec les centres de recherche, les directions, les bureaux du PARI ou la haute direction. La Direction des ressources humaines collecte également des données sur les enquêtes découlant des violations alléguées à la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, mais ne produit aucun rapport sommaire comme tel à l'intention du Secrétariat du CNRC ou de la haute direction. L'analyse des données sur les CI et des enjeux pourrait permettre de mieux comprendre les tendances et de cerner les secteurs à prioriser, par exemple la nécessité de communiquer de l'information sur une question particulière relative aux CI ou de donner de la formation ou de la sensibilisation ciblée pour un secteur d'activité ou une catégorie de postes donnée.

Malgré l'existence du Comité sur les questions cruciales qui se réunit pour discuter d'incidents précis et du Comité sur le cadre de gestion des risques de fraude récemment établi, le CNRC ne compte aucun comité permanent ayant pour mandat de s'intéresser de manière générale aux programmes de valeurs et d'éthique et de gestion des conflits d'intérêts.

Nous avons constaté l'existence de communications fréquentes entre le PARI et le Secrétariat de la haute direction et des efforts de coordination de leurs programmes respectifs de gestion des CI. Nous avons aussi constaté qu'il arrive parfois au Secrétariat du CNRC de consulter la direction des unités fonctionnelles autres que celles du PARI sur des questions précises ou sur des possibilités d'amélioration du programme de gestion des CI. Toutefois, si l'on se fie aux commentaires de la direction, il faut que ces discussions et échanges d'information entre le Secrétariat de la haute direction et les unités opérationnelles, et entre les unités opérationnelles, soient plus fréquents et plus larges. On s'assurera ainsi que la direction dispose au moment opportun d'information pertinente sur les CI, ce qui facilitera l'exercice d'une surveillance, et d'information sur les pratiques exemplaires pour faciliter l'amélioration continue du programme de gestion des CI.

Le Secrétariat de la haute direction n'effectue actuellement aucune évaluation formelle de l'efficacité du programme de gestion des CI ni ne transmet à la haute direction de l'information sur les CI. Toutefois, nous avons constaté au Secrétariat de la haute direction du CNRC une certaine sensibilité aux nombreux enjeux et problèmes liés au programme de gestion des CI et avant même la fin de l'audit, le Secrétariat a mis en place des mécanismes préliminaires de renforcement du programme (comme nous l'avons mentionné précédemment dans le présent rapport).

Recommandation

5. De concert avec les gestionnaires, le secrétaire général devrait intensifier les activités de coordination et les informations sur les CI mises à leur disposition afin de favoriser une gestion et une surveillance plus actives des CI au sein du CNRC. Le secrétaire général devrait aussi surveiller régulièrement l'efficacité du programme de gestion des CI [Priorité: modérée]

Annexe A: Critères d'audit

Voici les critères utilisés pour évaluer la gestion des CI au CNRC:

Annexe B: Plan d'action de la gestion