Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers (non auditée)

2.1 Gestion du contrôle interne

Le CNRC dispose d'une structure de gouvernance et de reddition des comptes bien établie qui appuie les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne ministériel approuvé par l'administrateur général est en place et comprend les éléments suivants :

• des structures de responsabilisation organisationnelle qui soutiennent la gestion des contrôles internes afin d'assurer une saine gestion financière et qui définissent notamment les rôles et les responsabilités de la haute direction dans ses secteurs de responsabilité en matière de gestion des contrôles;
• un code de valeurs et d'éthique;
• des activités continues de communication et de formation sur les exigences législatives, les politiques et les procédures en matière de saine gestion financière et de contrôle;
• des mécanismes de surveillance semestriels et des mises à jour régulières de la gestion des contrôles internes, et la production de rapports d'évaluation et d'un plan d'action à l'intention de l'administrateur général et de la haute direction du CNRC et, le cas échéant, du Comité ministériel de vérification.

Le Comité ministériel de vérification fournit des conseils à l'administrateur général sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du CNRC.

2.2 Ententes de services pertinentes aux états financiers

Le CNRC a recours aux services d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations incluses à ses états financiers comme il est précisé ci-après :

3.1 Nouveaux contrôles importants ou contrôles considérablement modifiés

Quelques changements notables ont eu une incidence sur les principaux contrôles financiers du CNRC en 2017-2018 :

Tout d'abord, le CNRC poursuit depuis le mois de juin 2017 l'implantation des autorisations électroniques pour les approbations des factures. Ceci a encore simplifié et amélioré la rapidité des processus d'approbation; ainsi que le renforcement de la confiance vis-à-vis des contrôles du système financier du CNRC. Ce processus a encore été amélioré car maintenant la documentation support est téléchargée dans le système financier et disponible pour examen et approbation du titulaire du budget.

En deuxième lieu, le système de gestion des contributions du CNRC continue d'être intégré au système financier de l'organisation en ce qui concerne les processus créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE) et processus des notes de crédit. Comme pour l'année passée, le CNRC continue de tirer parti des contrôles du système et des efficiences opérationnelles. Aussi, le CNRC continue d'effectuer des tests d'efficacité opérationnelle sur des contrôles clés d'une façon permanente.

3.2 Programme de surveillance continue

Le plan cyclique de surveillance continue a été évalué et mis à jour pour refléter les impacts des changements clés ainsi que les résultats de l'année précédente. Le CNRC a réévalué les contrôles financiers des fonctions suivantes : approvisionnement au paiement, paiements de transferts, immobilisations, administration de la paie, revenus et comptes débiteurs; ainsi que les contrôles appliqués au niveau de l'entité et les contrôles généraux de technologie de l'information (TI).

Dans la plupart des cas, les contrôles clés évalués ont offert le rendement prévu, mais les mesures correctives suivantes ont été jugées nécessaires :

• Approvisionnement au paiement : Quelques améliorations ont été notées par rapport aux évaluations précédentes des contrôles clés, notamment, en ce qui concerne les délégations d'autorités financières. Aussi, il y a eu des améliorations mineures liées aux engagements des dépenses et à l'article 34 de la Loi en ce qui concerne les paiements versés à d'autres ministères sous la forme de règlements interministériels. Le CNRC continue de travailler sur le développement et la mise en œuvre d'un système électronique d'autorisation des achats, y compris les achats de produits ou de services d'autres ministères. Le CNRC s'attends à ce que les incohérences notées seront corrigées.
• Paiements de transfert : L'évaluation des dossiers de contributions et la revue des sous-processus démontre que l'application des procédés a été conforme à la plupart des politiques et procédés administratifs existants. Des améliorations ont été notées car la majorité des observations étaient ordres qualitatifs. Celles-ci ont été signalées à la direction et aux parties responsables. Les résultats devraient s'améliorer au fur et à mesure qu'avancent l'intégration du système et l'usage des autorisations électroniques.
• Immobilisations : Tel que constaté durant l'évaluation de l'an dernier, il y a encore des problèmes aux échelons de responsabilité inférieurs pour la garde des actifs. Un examen complet des processus entourant la gestion des immobilisations sera fait en 2018-2019 afin d'identifier des moyens de renforcer les contrôles.
• Paie : Les résultats de la paie concordent toujours avec les constatations de l'an dernier, à savoir un impact minime sur les contrôles financiers et améliorations mineures éventuelles au niveau de quelques procédés administratifs manuels. Le CNRC examine annuellement tous les procédés administratifs se rapportant à la paie, incluent les processus manuels. Quelques observations mineures ont été notées et communiquées à la direction et aux parties responsables. Notons que la mise en œuvre de Phœnix continue d'avoir un impact notable sur l'organisation en tant que service intégré.
• Données maîtres : Certains risques de séparation des tâches ont été notés. Un examen des transactions a été effectué et aucun problème n'a été relevé. Un examen intermédiaire des rôles conflictuels est en cours en plus de la mise en œuvre d'un plan de surveillance afin de surveiller la séparation des tâches lorsque des rôles conflictuels sont attribués.
• Revenus : Comme dans l'évaluation précédente, certains éléments ne sont pas encore bien intégrés aux activités et n'ont pas été appliqués de manière constante. De plus, bien qu'il y ait eu des progrès en ce qui concernent la documentation, il y a toujours place à l'amélioration. Afin de garantir une évaluation complète de l'efficacité opérationnelle, d'autres analyses alternatives ont été menées pour veiller à un enregistrement approprié des revenus.

4.1 Progrès accomplis au cours de l'exercice 2017‑2018

Le CNRC a continué de mener ses activités de surveillance continue conformément au plan cyclique de l'exercice antérieur de la manière indiquée dans le tableau ci-dessous.

4.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

On trouvera dans le tableau ci-dessous les principaux éléments du plan cyclique de surveillance continue du CNRC au cours des trois prochaines années, selon la validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et les corrections apportées au plan de surveillance continue, le cas échéant.

√ = Évaluations planifiés des contrôles clés (tous les sous-processus ne sont pas évaluer annuellement).

Outre le travail de surveillance continue effectué conformément au plan cyclique, le CNRC planifie une révision des mesures correctives appliquées en 2018‑2019 dans tous les secteurs où des problèmes ont été constatés à la section 3. Le CNRC entend également continuer à prendre des mesures correctives en ce qui concerne les ajustements à apporter qui ont été recensés dans le cadre de ses évaluations. Lorsque de nouveaux procédés administratifs seront mis en place ou que les mécanismes de contrôle interne feront l'objet de modifications importantes, le CNRC définira, analysera et évaluera de façon proactive les contrôles clés en fonction des risques connexes. Les résultats seront intégrés au plan d'évaluation et au programme de surveillance continue.