Renseignements à l'intention des observateurs et des participants

La Commission canadienne des codes du bâtiment et de prévention des incendies (CCCBPI) se réunit au moins une fois par année et mène ses affaires dans les deux langues officielles (des services d'interprétation simultanée sont fournis). Les comités permanents se réunissent habituellement deux fois par année, au printemps et à l'automne, et mènent leurs affaires en anglais. Les groupes d'étude, qui sont mis sur pied au besoin, se réunissent à la demande de leurs présidents. Ils mènent leurs affaires en anglais.

Les réunions peuvent être tenues en personne ou par téléconférence, vidéoconférence ou tout autre média électronique. Les réunions en personne de la CCCBPI et de ses comités permanents ont lieu en rotation à travers le Canada afin d'encourager la participation du public et des utilisateurs des codes. Pour gagner du temps lors des réunions, le partage d'informations, les discussions générales, les votes non officiels, les scrutins et d'autres travaux peuvent avoir lieu entre les réunions. Leurs résultats sont présentés à la réunion subséquente.

Le jour, l'heure et le lieu des réunions de comités ouvertes au public sont annoncés à l'avance, autant que possible, dans le calendrier sur la page Présence à une réunion.

Les personnes qui ne sont pas membres de comités peuvent assister, à titre d'observateurs, aux réunions de la CCCBPI, aux réunions des comités permanents et des groupes d'étude, ainsi qu'aux réunions du Comité exécutif seulement lorsque le sujet de discussion se rapporte à des modifications aux divisions A et C des codes. Les observateurs sont priés d'aviser le secrétaire du comité au moins deux (2) jours à l'avance pour s'assurer qu'il y a amplement d'espace dans la salle de réunion.

La participation aux discussions des comités est habituellement limitée aux membres des comités et au personnel attitré; cependant, les invités peuvent participer aux discussions à la discrétion du président. Les observateurs doivent se soumettre aux règles normales.

Les personnes qui souhaitent soumettre des documents écrits concernant un point à l'ordre du jour d'une réunion et les distribuer aux membres du comité sont encouragées à soumettre leurs documents au secrétaire du comité au moins deux (2) semaines avant la tenue de la réunion. Les documents soumis durant la réunion peuvent être distribués aux membres du comité sous réserve de l'approbation du président du comité.

Les personnes qui souhaitent faire une présentation lors d'une réunion sur un sujet particulier doivent en informer le président ou le secrétaire du comité au moins quatre (4) semaines avant la réunion. Elles doivent également décrire la nature et la portée du sujet devant être abordé, mentionner le temps nécessaire à la présentation et fournir une copie écrite de tout document devant être présenté.

Un président de comité peut approuver, rejeter ou reporter une demande de présentation en se fondant sur la pertinence du sujet par rapport aux responsabilités et aux travaux du comité. Lorsqu'une telle demande est approuvée, le président et le secrétaire du comité planifient la présentation en fonction de l'ordre du jour de la réunion, déterminent le moment où la présentation et la discussion qui s'ensuivra auront lieu, et en informent le demandeur.

L'utilisation d'un équipement d'enregistrement audio ou vidéo est interdite durant les réunions.

Les ordres du jour et les documents y afférant, les résumés et les documents justificatifs des réunions ouvertes aux observateurs sont mis à la disposition du public sur demande, sous réserve de la « Loi sur l'accès à l'information » et de la « Loi sur la protection des renseignements personnels » du Canada. Un ordre du jour et les documents y afférant peuvent également être remis à des personnes qui ne sont pas membres d'un comité lors d'une réunion pour faciliter leur participation.

Font exception à cette règle les documents justificatifs des ordres du jour et les procès-verbaux des réunions du Comité exécutif de la CCCBPI ne traitant pas des divisions A et C des codes, du Comité de sélection de la CCCBPI, du Comité de nomination des comités permanents, des groupes consultatifs, ainsi que les renseignements de nature exclusive et personnelle.

Les demandes de renseignements concernant les sujets devant être discutés aux réunions d'un comité sont acheminées au secrétaire du comité. Il est recommandé de soumettre les renseignements au secrétaire du comité bien avant la réunion afin que le président du comité puisse prendre une décision à savoir s'ils seront inclus à l'ordre du jour et aux documents y afférant.

Les présidents d'assemblée déterminent, à leur discrétion, les personnes qui sont entendues lors des réunions et, quand une personne devient perturbatrice, peuvent demander à celle-ci de quitter les lieux. Le président peut demander à des personnes qui ne sont pas membres du comité de quitter la réunion pendant un certain temps en raison de la nature du sujet discuté, comme une information confidentielle.

Les décisions d'un comité sont prises dans le respect du principe de consensus, dans toute la mesure du possible. Un consensus est un accord substantiel auquel en viennent les membres. Il suppose une tentative de résoudre toutes les préoccupations importantes et objections techniques et sous-entend beaucoup plus que la notion de simple majorité, sans toutefois constituer l'unanimité. Le consensus exige que toutes les opinions soient examinées et évaluées et que le comité n'en vienne à une entente qu'après examen complet et équitable des questions en jeu. Les avis défavorables doivent recevoir une attention particulière du comité.

Lors des réunions, les votes se déroulent à main levée ou avec des cartes de vote, à moins qu'un vote écrit soit jugé nécessaire par le président. Des méthodes verbales, comme un appel nominal ou un appel pour quiconque s'oppose à la motion, sont utilisées dans les réunions par téléconférence.

Entre les réunions, les scrutins se déroulent par écrit ou électroniquement durant les périodes de scrutin. Des bulletins de vote sont utilisés pour obtenir des décisions sur des sujets non complexes, des questions administratives ou des questions qui ont été discutées antérieurement lors d'une réunion.

Des procès-verbaux sont préparés et distribués aux membres du comité à la suite des réunions. Après l'approbation des corrections dûment notées, les dossiers des réunions sont mis à la disposition du public seulement sur demande. Les procès-verbaux sont disponibles en anglais seulement.

Pour d'autres renseignements, veuillez consulter le document Politiques et procédures 2016 de la CCCBPI.

Les demandes pour assister à une réunion en tant qu'observateur ou participant doivent être envoyées à l'adresse suivante :

Codes Canada
Conseil national de recherches Canada
Édifice M-20, 1200, chemin Montréal
Ottawa, ON K1A 0R6
Téléphone : (613) 993-9960
Télécopieur : (613) 952-4040
Courriel : codes@nrc-cnrc.gc.ca