Extranet de Codes Canada - foire aux questions sur l’outil de mise à jour des documents incorporés par renvoi

Qu'est-ce que cet outil apportera à mon organisme?

Votre organisme sera maintenant en mesure d'apporter des modifications à la liste des normes/documents incorporés par renvoi dans les publications de Codes Canada et ce de façon continue. Cela favorisera un examen efficace des nouvelles éditions de ces normes/documents incorporés par renvoi à inclure dans les publications de Codes Canada. Grâce à la mise en oeuvre de cet outil, Codes Canada n'aura plus à demander à votre organisme de soumettre des modifications pour les nouvelles éditions de vos normes/documents.

Qui a accès à cet outil?

Les organismes d'élaboration des normes et d'autres organismes dont les documents sont actuellement incorporés par renvoi dans les publications de Codes Canada, ainsi que certains membres clés du personnel de Codes Canada ont accès à cet outil. Nous y avons restreint l'accès afin que Codes Canada ne reçoive que des demandes de mise à jour de normes/documents valides.

Puis-je réinitialiser mon mot de passe?

Oui. Vous pouvez réinitialiser votre mot de passe ici.

Lorsque vous ouvrirez une session par la suite, vous pourrez remplacer votre mot de passe par un autre plus facile à mémoriser pour vous dans le menu principal.

À quel moment puis-je soumettre des modifications?

En tout temps! Vous pouvez soumettre vos modifications de façon continue au moment où les normes/documents sont publiés.

Est-ce que je peux voir tous les documents incorporés par renvoi publiés par mon organisme?

Oui. Le lien « Visualiser tous les documents incorporés par renvoi » permet d'afficher la liste de tous les documents actuellement incorporés par renvoi publiés par les organismes pour lesquels vous êtes autorisé à apporter des modifications. Chacun de ces documents est affiché dans la liste déroulante des documents. Les documents énumérés sont ceux qui sont incorporés par renvoi dans l'édition la plus récente du code respectif.

Que signifie « retiré »?

Pour nous, un document est retiré lorsque l'organisme chargé de la publication du document ne fournit plus de mises à jour pour ce document. Veuillez noter que le document demeurera incorporé par renvoi dans le code respectif jusqu'à ce que Codes Canada reçoive une demande de modification à un code (DMC) indiquant de supprimer le document incorporé par renvoi ou de le remplacer par un autre document plus à jour. Le processus de DMC est un processus distinct. Les demandes ne peuvent donc pas se faire par le biais de l'outil de mise à jour des documents incorporés par renvoi.

Y a-t-il une limite de caractères pour les boîtes de texte?

Non. Les boîtes de texte n'ont pas de limite, sauf pour la désignation du document, qui est limitée à 100 caractères.

Puis-je joindre des rapports, des études ou des exemplaires de documents?

Non. Il n'est pas nécessaire de joindre des exemplaires de documents ou des renseignements à l'appui. Lorsque vous soumettez votre mise à jour par le biais de l'outil, elle est examinée par les comités permanents de la CCCBPI . Dans le cas où les comités permanents décident qu'un document doit être examiné, le personnel de Codes Canada communiquera avec vous afin d'obtenir des exemplaires pour fins d'examen par les comités. À ce stade, vous avez également la possibilité d'appuyer les comités permanents dans leur examen. Codes Canada demandera la page couverture des documents anglais et français seulement après que les comités permanents auront pris leur décision et une fois que le processus de publication sera entamé.

Que veut-on dire par « modifications importantes »?

Des modifications importantes ou modifications clés dans un document influencent l'application du document. Il peut s'agir de petites modifications (p.ex., rendre un critère d'acceptation/de rejet plus contraignant) ou de grandes modifications (traiter d'un nouveau domaine d'application).

Que veut-on dire par « raison/justification »?

Les comités qui examinent la mise à jour du document incorporé par renvoi doivent comprendre pourquoi les modifications ont été apportées et les raisons justifiant les modifications importantes. Quels problèmes ont été réglés grâce à ces modifications? Une bonne justification donne de la crédibilité à la mise à jour et en bout de ligne à l'approbation par les comités permanents.

Que veut-on dire par « répercussions »?

Les comités permanents s'intéressent particulièrement aux différences de coûts et aux avantages des nouvelles exigences. Dans la section Répercussions de la mise à jour du document incorporé par renvoi, on compare donc le document mis à jour au document précédent afin de déterminer s'il y a un coût de conformité supplémentaire rattaché à la mise à jour. Dans le même ordre d'idées, un plus grand avantage pour la société (moins de blessures, plus grande efficacité énergétique) sera également abordé. À un plus haut niveau, une déclaration d'utilité publique nationale préparée pour un document de norme canadienne et soumise au Conseil canadien des normes contient souvent ce type d'information. Le coût différentiel des modifications importantes peut être décrit au moyen de termes généraux, comme « faible coût », « aucun coût », ou « coût important ». Vous trouverez un exemple au-dessus de la boîte de texte dans l'outil. Il n'est pas obligatoire de remplir la section sur les répercussions, mais gardez en tête que les politiques et procédures de la CCCBPI exigent que les comités permanents préparent une analyse des répercussions pour chaque modification.

Qui examine la mise à jour du document incorporé par renvoi?

Une fois que vous avez soumis votre mise à jour, elle est attribuée à un ou plusieurs des comités permanents de la CCCBPI , selon l'endroit où le document est incorporé par renvoi. Les comités permanents examineront un rapport qui contient votre mise à jour et décideront si la mise à jour peut être présentée pour fins d'examen public ou si la norme doit être revue.

Comment peut-on changer le texte dans les codes où nos documents sont incorporés par renvoi?

L'objet de cet outil est de simplifier la mise à jour des documents en fonction de leurs éditions respectives les plus récentes. Toute modification au texte dans les dispositions du code qui incorporent votre document par renvoi doit se faire par le biais du processus régulier de demande de modification à un code (DMC). Vous trouverez plus d'information sur le processus d'élaboration des codes ici.

Y a-t-il moyen d'accélérer le processus de renvoi aux nouvelles éditions?

Si vous savez qu'il y a un besoin urgent de mettre à jour le renvoi à un document, vous pouvez écrire une lettre à la secrétaire de la CCCBPI et demander une modification intérimaire ou urgente au code en justifiant l'urgence de cette modification. Les politiques et procédures de la CCCBPI permettent des modifications urgentes pour certaines raisons, comme pour réduire un risque imminent pour la sécurité ou éliminer un avantage commercial inéquitable pour une industrie.

Qu'advient-il si deux normes ou plus sont combinées en une?

Le meilleur moyen de mettre à jour un code en particulier est de présenter le cas aux comités permanents de la CCCBPI en suivant le processus de modification d'un code. Nous vous suggérons de présenter une demande de modification à un code (DMC) dans laquelle vous proposez de supprimer les deux normes et de les remplacer par la nouvelle norme combinée. Il est probable que les dispositions du code qui incorporent votre document par renvoi doivent être modifiées en conséquence.

Que dois-je faire pour les nouvelles normes qui ne sont pas actuellement incorporées par renvoi dans les publications de Codes Canada?

Cet outil vise à mettre à jour les normes/documents qui sont déjà incorporés par renvoi dans les publications de Codes Canada. Pour ce qui est des nouvelles normes et nouveaux documents, vous devez présenter une demande de modification à un code.

Où puis-je obtenir plus d'information sur le processus d'élaboration des codes?

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