Dans le cadre du processus suivi par le CCMC pour l'évaluation technique des produits de construction, le demandeur souscrit à des conditions dont certaines sont reproduites ci-après car elles font partie intégrante de tous les rapports d'évaluation et de toutes les fiches techniques.
Pour que son produit soit admissible à une évaluation par le CCMC, le demandeur doit garantir ce qui suit :
- Il est une personne ou un représentant dûment mandaté d'une société constituée en personne morale et autorisée à exercer ses activités;
- Il est en mesure d'exercer une influence sur la qualité du produit soumis à l'évaluation ou sur sa distribution au Canada;
- Il accepte de signaler au CCMC tout licencié ou sous-fabricant autorisé à fabriquer l'ensemble ou une partie du produit.
Un rapport d'évaluation ou une fiche technique du CCMC n'est attribué à un produit que si celui-ci a été pleinement mis au point et si les installations de production sont en place et peuvent fonctionner.
Une évaluation du CCMC est menée en fonction d'un produit fabriqué, assemblé ou transformé dans un établissement de fabrication particulier et elle ne s'applique qu'à des produits fabriqués dans cet établissement. Si un nouvel établissement de fabrication doit être ajouté à une fiche technique ou un rapport d'évaluation existant, il est possible qu'un essai partiel ou complet du produit, fabriqué dans cet établissement particulier, soit exigé.
La fiche technique ou le rapport d'évaluation du CCMC est valide durant un an. Toutefois, sa validité peut être renouvelée chaque année sur réception d'une déclaration du demandeur attestant que le produit continue d'être fabriqué commercialement et n'est pas différent du dernier produit évalué.
Les produits de construction doivent être réévalués à des intervalles de trois ans. Il est possible qu'un nouvel essai partiel ou complet soit exigé au moment de la réévaluation selon la nature du produit, le procédé de fabrication, la date du dernier essai et les modifications apportées aux exigences des codes et des normes.
Le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) se réserve le droit d'auteur relativement à toutes les publications du CCMC, sauf que le demandeur d'un produit portant un numéro d'évaluation du CCMC valide peut reproduire dans sa totalité le rapport ou la fiche technique sans aucune modification. Le demandeur ne doit utiliser d'aucune façon ni le nom, ni le logo, ni le sigle du CNRC et du CCMC sans le consentement écrit explicite du CNRC, sauf dans le cadre de la fiche technique ou du rapport d'évaluation publié.
Chaque produit évalué doit être identifié au moyen du numéro d'évaluation du CCMC comme suit :« CCMC XXXXX-L » ou « CCMC XXXXX-R », XXXXX étant remplacé par le numéro approprié. Cette mention doit être clairement visible et lisible sur le produit lui-même et, dans la mesure du possible, elle doit être indélébile. Si cela est impossible, un autre endroit, par exemple sur le contenant, emballage, ou les dessins d'atelier, pourrait être autorisé à la discrétion du CCMC.
Le demandeur ne doit prétendre ni donner à entendre d'aucune façon qu'un produit est visé par une fiche technique, un rapport ou un numéro d'évaluation du CCMC si cette fiche technique, ce rapport ou ce numéro d'évaluation est en attente ou n'est plus valide.
La fiche technique ou le rapport d'évaluation est retiré par le CCMC si le demandeur confirme que la fiche technique ou le rapport n'est plus nécessaire, si le produit donne une performance insatisfaisante dans la pratique ou si le demandeur manque à ses obligations contractuelles relativement à la fiche technique ou au rapport d'évaluation.
S'il devient apparent, de l'avis du CCMC, qu'un produit faisant l'objet d'un rapport d'évaluation ou d'une fiche technique risque de poser un danger pour la santé ou la sécurité de l'utilisateur, le CCMC avisera le demandeur et toute autorité de réglementation appropriée du danger éventuel.